Не виплатили аванс на відрядження – готуйтесь до штрафу!

Підприємство не видає своїм працівникам аванс на відрядження, а розраховується з ними після отримання авансового звіту. Чи є це порушенням трудового законодавства, і якщо так, то яка відповідальність загрожує підприємству?

Так, це порушення, за яке можуть оштрафувати підприємство та його посадових осіб.

Пояснимо чому.

Обов'язок роботодавця видати працівнику аванс на відрядження передбачена ст. 121 КЗпП. У цій статті сказано, що працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, а також витрати з наймання житлового приміщення в порядку та розмірах, установлюваних законодавством.

Це перелік тих витрат, які в підсумку і повинні скласти суму авансу на відрядження. Звичайно, що ця сума буде приблизною і не обов'язково до копійки збіжиться із сумою, яку працівник витратить під час відрядження. Але формулювання норми ст. 121 КЗпП говорить нам про те, що аванс виплачується при направленні у відрядження.

Повернувшись із відрядження, працівник відзвітує за встановленою формою (подасть авансовий звіт і документи, що підтверджують понесені витрати). І тоді вже буде зроблено перерахунок, за результатами якого або роботодавець повинен буде доплатити працівнику суму, якої не вистачає, або працівник повинен буде повернути в касу невитрачений залишок авансу.

Зазначимо, що в ст. 121 КЗпП прямо не сказано, що відрядні повинні бути видані працівнику у вигляді авансу. А Інструкція, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, де це сказано, на комерційні підприємства не поширюється.

Цей момент багато роботодавців комерційних підприємств трактують у свою користь, уважаючи, що невидача авансу та повна компенсація всіх витрат працівника вже після завершення відрядження не буде порушенням.

Однак ми не радимо вам робити такі сміливі висновки. Адже є ст. 121 КЗпП, з якої випливає, що відрядні повинні бути виплачені до початку відрядження. Невиконання цієї вимоги органи Держпраці можуть розцінити як порушення трудового законодавства та застосувати санкції:

• до суб'єкта господарювання (у нашому випадку це підприємство) – штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (на сьогодні це 3 200 грн.) на підставі ст. 265 КЗпП. Зверніть увагу: цей штраф застосовується не за кожного працівника, у відношенні якого допущено порушення (на відміну від інших штрафів, передбачених цієї статтею), а за сам факт порушення. Тобто якщо порушень такого виду було допущено декілька, то штраф усе одно буде один;
• до посадових осіб підприємства (директора, головного бухгалтера) – адміністративний штраф у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн. на підставі ст. 41 КУпАП).

Роз'яснення Мінсоцполітики щодо розміру штрафу за невидачу авансу на відрядження наведено в листі від 07.11.13 р. № 998/13/155-13.