Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Чи можна обійтися без оригіналу трудової книжки при оформленні пенсії?

09.01.2015

Пенсійний фонд вимагає від працівника оригінал трудової книжки для оформлення пенсії. Хіба недостатньо копії, завіреної на підприємстві?

Для призначення пенсії потрібні документи, що підтверджують стаж (Порядок, затверджений постановою правління ПФУ від 25.11.05 р. № 22-1, далі – Порядок № 22-1).

Основним документом, що підтверджує трудовий стаж, є трудова книжка. Але за її відсутності трудовий стаж може підтверджуватися іншими документами, виданими за місцем роботи (наприклад, довідками, засвідченими копіями наказів тощо). Так сказано в п. 1 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637, на який дається посилання в Порядку № 22-1.

Правда, відсутність трудової книжки скоріше за все слід розуміти буквально: книжка загублена, сильно пошкоджена тощо. А якщо трудова лежить на підприємстві, чому б не принести цей «основний документ»?

Виявляється, не все так просто. Трудові книжки зберігаються на підприємстві як документи суворої звітності (п. 3 постанови КМУ від 27.04.93 р. № 301). Працівникам видаються тільки при звільненні – під підпис у журналі обліку руху трудових книжок. Випадків, коли трудова книжка видається на деякий час, чинним законодавством не передбачено. І Мінпраці роз'яснює, що оригінали трудових книжок не повинні видаватися на руки працівникам (лист від 03.07.08 р. № 2022).

У п. 2.7 Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58), сказано, що за необхідності співробітник має право запитати засвідчену виписку зі своєї трудової книжки.

Виходить, що навіть коли трудова книжка у працівника є, у кадрової служби підприємства немає права видати на руки працівникові оригінал. Тому для підтвердження трудового стажу можна видати належним чином засвідчену копію трудової книжки і довідку про те, що такий-то громадянин є співробітником вашого підприємства, це його основне місце роботи і його трудова книжка знаходиться у вас на зберіганні.

Разом з тим, згідно з п. 2.30 Інструкції № 58, при призначенні пенсії в трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено». Такий штамп ставиться в розділі «Відомості про призначення пенсії», а в трудових книжках старого зразка – на титульній сторінці.

Таким чином, у самій Інструкції № 58 є суперечність: з одного боку, видавати трудові книжки на руки заборонено, з іншого – як виконати розпорядження п. 2.30?

Тому на практиці при призначенні пенсії органи соцзахисту просять подати їм оригінал трудової книжки.

Як видати трудову книжку працівникові на деякий час?

Працівник підприємства просить видати йому трудову книжку на декілька днів для оформлення пенсії. Як це оформити?

У відповіді на попереднє запитання ми пояснили, що це питання недостатньо врегульоване законодавчо.

Ситуація така:

  • з одного боку, видавати трудові книжки працівникам на деякий час не можна (законодавством не передбачено);
  • з іншого боку, на практиці доводиться це робити, коли працівник оформляє пенсію.

Тому кадрові служби видають трудові книжки на руки майбутнім пенсіонерам. Тільки при видачі трудової книжки рекомендуємо кадровику взяти з працівника розписку про її отримання на деякий час (щоб убезпечити себе). Наприклад, за нашим зразком.

Зразок

Генеральному директорові ТОВ «Сом»

Птиці В. Г.

інженера з охорони праці

Ломоносова Миколи Федоровича

Розписка

Я, Ломоносов Микола Федорович, беру свою трудову книжку для оформлення пенсії за віком в Управлінні Пенсійного фонду України в Самарському районі м. Дніпропетровська. Зобов'язуюся повернути трудову книжку до 12 грудня 2014 року.

05.12.14 р. (підпис) Н. Ф. Ломоносов

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Статті за темою
22.04.2025
Відпустка не надавалася працівникові декілька років: що загрожує роботодавцеві за це порушення під час воєнного стану?
Директор підприємства не брав щорічну відпустку вже декілька років, оскільки немає працівників, які могли б його замінити на час відпустки. Знаємо, що це порушення трудового законодавства, але так склалися обставини. Хочемо дізнатися, які заходи відповідальності можуть бути застосовані у цьому випад...
Популярне
20.06.2025
Резерв сумнівних боргів: у яких випадках підприємству вигідно його створювати
Розповімо, які підприємства можуть оптимізувати податок на прибуток шляхом створення резерву сумнівних боргів та як правильно сформувати цей резерв, щоб не було претензій з боку контролюючих органів. У чому полягає проблема: оптимізація об’єкта обкладення податком на прибуток для деяких підпри...
20.06.2025
Як розрахувати резерв відпусток на дату балансу
У статті розповімо про порядок формування резерву відпусток і регулярність його перегляду. Чи треба щомісячно інвентаризувати резерв? Забезпечення на оплату відпусток формується для рівномірного розподілу витрат на відпустки між звітними періодами. Його створення – обов’язок підприємства...
20.06.2025
Резерв на виконання гарантійних забов'язань: хто повинен створювати та в чому вигода
У статті розповімо, як знання стандартів бухобліку допомагають оптимізувати базу обкладення податком на прибуток. Також поговоримо про формування резерву на виконання гарантійних зобов’язань. Корисна норма бухобліку: згідно з п. 13–18 НП(С)БО 11 «Зобов'язання» підприємствам д...
Нове
02.07.2025
Оплата практики учнів закладів професійної освіти та керівників практики
Практика учнів закладів професійної освіти в деяких випадках є оплачуваної, та керівник практики на підприємстві також має отримати відповідну оплату. Які є умови для оплати практики та як це відобразити у звітності, розповімо у статті.  Щодо оплати часу виробничої практики учнів професійного н...
02.07.2025
Практика учнів закладів професійної освіти на підприємстві та її оформлення
Виробничу практику учні закладів професійної освіти, як правило, проходять на підприємствах. Порядок оформлення та умови проходження такої практики мають свої особливості, про які ми розповідаємо у статті  Виробнича практика учнів закладів професійної освіти є невід’ємною частиною навчаль...
01.07.2025
Діюче підприємство починає формувати резерв відпусткових: які наслідки
У статті надано рекомендації, як почати формувати резерв у разі його неформування через помилку та в разі переходу з мікропідприємств у малі.Часто підприємства, які раніше нехтували своїм обов'язком створювати резерв, вирішують зробити це з початку звітного року. Але стартувати треба правильно, адже...
Кращі матеріали