Чи можна обійтися без оригіналу трудової книжки при оформленні пенсії?

Пенсійний фонд вимагає від працівника оригінал трудової книжки для оформлення пенсії. Хіба недостатньо копії, завіреної на підприємстві?

Для призначення пенсії потрібні документи, що підтверджують стаж (Порядок, затверджений постановою правління ПФУ від 25.11.05 р. № 22-1, далі – Порядок № 22-1).

Основним документом, що підтверджує трудовий стаж, є трудова книжка. Але за її відсутності трудовий стаж може підтверджуватися іншими документами, виданими за місцем роботи (наприклад, довідками, засвідченими копіями наказів тощо). Так сказано в п. 1 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637, на який дається посилання в Порядку № 22-1.

Правда, відсутність трудової книжки скоріше за все слід розуміти буквально: книжка загублена, сильно пошкоджена тощо. А якщо трудова лежить на підприємстві, чому б не принести цей «основний документ»?

Виявляється, не все так просто. Трудові книжки зберігаються на підприємстві як документи суворої звітності (п. 3 постанови КМУ від 27.04.93 р. № 301). Працівникам видаються тільки при звільненні – під підпис у журналі обліку руху трудових книжок. Випадків, коли трудова книжка видається на деякий час, чинним законодавством не передбачено. І Мінпраці роз'яснює, що оригінали трудових книжок не повинні видаватися на руки працівникам (лист від 03.07.08 р. № 2022).

У п. 2.7 Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58), сказано, що за необхідності співробітник має право запитати засвідчену виписку зі своєї трудової книжки.

Виходить, що навіть коли трудова книжка у працівника є, у кадрової служби підприємства немає права видати на руки працівникові оригінал. Тому для підтвердження трудового стажу можна видати належним чином засвідчену копію трудової книжки і довідку про те, що такий-то громадянин є співробітником вашого підприємства, це його основне місце роботи і його трудова книжка знаходиться у вас на зберіганні.

Разом з тим, згідно з п. 2.30 Інструкції № 58, при призначенні пенсії в трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено». Такий штамп ставиться в розділі «Відомості про призначення пенсії», а в трудових книжках старого зразка – на титульній сторінці.

Таким чином, у самій Інструкції № 58 є суперечність: з одного боку, видавати трудові книжки на руки заборонено, з іншого – як виконати розпорядження п. 2.30?

Тому на практиці при призначенні пенсії органи соцзахисту просять подати їм оригінал трудової книжки.

Як видати трудову книжку працівникові на деякий час?

Працівник підприємства просить видати йому трудову книжку на декілька днів для оформлення пенсії. Як це оформити?

У відповіді на попереднє запитання ми пояснили, що це питання недостатньо врегульоване законодавчо.

Ситуація така:

• з одного боку, видавати трудові книжки працівникам на деякий час не можна (законодавством не передбачено);
• з іншого боку, на практиці доводиться це робити, коли працівник оформляє пенсію.

Тому кадрові служби видають трудові книжки на руки майбутнім пенсіонерам. Тільки при видачі трудової книжки рекомендуємо кадровику взяти з працівника розписку про її отримання на деякий час (щоб убезпечити себе). Наприклад, за нашим зразком.

Зразок