Можно ли обойтись без оригинала трудовой книжки при оформлении пенсии?

Пенсионный фонд требует от работника оригинал трудовой книжки для оформления пенсии. Разве недостаточно копии, заверенной на предприятии?

Для назначения пенсии нужны документы, подтверждающие стаж (Порядок, утвержденный постановлением правления ПФУ от 25.11.05 г. № 22-1, далее – Порядок № 22-1).

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка. Но при ее отсутствии трудовой стаж может подтверждаться другими документами, выданными по месту работы (например, справками, заверенными копиями приказов и т. д.). Так сказано в п. 1 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637, на который идет ссылка в Порядке № 22-1.

Правда, отсутствие трудовой книжки скорее всего следует понимать буквально: книжка потеряна, сильно повреждена и т. п. А если трудовая лежит на предприятии, почему бы не принести этот «основной документ»?

Оказывается, не все так просто. Трудовые книжки хранятся на предприятии как документы строгой отчетности (п. 3 постановления КМУ от 27.04.93 г. № 301). Работникам выдаются только при увольнении – под подпись в журнале учета движения трудовых книжек. Случаев, когда трудовая книжка выдается на время, действующим законодательством не предусмотрено. И Минтруда разъясняет, что оригиналы трудовых книжек не должны выдаваться на руки работникам (письмо от 03.07.08 г. № 2022).

В п. 2.7 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58), сказано, что при необходимости сотрудник имеет право запросить заверенную выписку из своей трудовой книжки.

Получается, что даже когда трудовая книжка у работника есть, у кадровой службы предприятия нет права выдать на руки работнику оригинал. Поэтому для подтверждения трудового стажа можно выдать надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки и справку о том, что такой-то гражданин является сотрудником вашего предприятия, это его основное место работы и его трудовая книжка находится у вас на хранении.

Вместе с тем, согласно п. 2.30 Инструкции № 58, при назначения пенсии в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсію призначено». Такой штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии», а в трудовых книжках старого образца – на титульной странице.

Таким образом, в самой Инструкции № 58 имеется противоречие: с одной стороны выдавать трудовые книжки на руки запрещено, с другой – как выполнить предписание п. 2.30?

Поэтому на практике при назначении пенсии органы соцзащиты просят представить им оригинал трудовой книжки.

Как выдать трудовую книжку работнику на время?

Работник предприятия просит выдать ему трудовую книжку на несколько дней для оформления пенсии. Как это оформить?

В ответе на предыдущий вопрос мы объяснили, что этот вопрос недостаточно урегулирован законодательно.

Ситуация такая:

• с одной стороны, выдавать трудовые книжки работникам на время нельзя (законодательством не предусмотрено);
• с другой стороны, на практике приходится это делать, когда работник оформляет пенсию.

Поэтому кадровые службы выдают трудовые книжки на руки будущим пенсионерам. Только при выдаче трудовой книжки рекомендуем кадровику взять с работника расписку о ее получении на время (чтобы обезопасить себя). Например, по нашему образцу.

Образец