«Відрядження: оформлення та облік витрат»

У консультації розглянемо, чи можна компенсувати працівнику витрати на таксі у відрядженні без обкладення ПДФО і військовим збором (далі – ВЗ).

Що говорять норми ПК про компенсацію витрат на таксі?

Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПК не є доходом фізособи (найманого працівника або члена керівних органів підприємства) сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд (у т. ч. провезення багажу, бронювання квитків) як до місця відрядження і назад, так і по місцю відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті).

Тобто ПК не містить конкретної заборони на використання таксі як транспортного засобу відрядженим працівником. Напроти, із цієї норми випливає, що працівник може використовувати таксі для пересування, наприклад, по місцю відрядження і при цьому сума компенсації таких витрат не повинна включатися до його оподатковуваного доходу.

Що роз'яснює ДФС із цього приводу?

Раніше ДФС наполягала на обкладенні ПДФО суми компенсації витрат на таксі, уважаючи це додатковим благом працівника. При цьому податківці посилалися на Інструкцію № 59, у п. 6 розд. II якої зазначено, що при відрядженні по Україні працівнику компенсуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування, за винятком таксі. Інструкція № 59 дозволяла працівнику користуватися орендованим транспортом тільки в закордонвідрядженнях.

Зазначимо, що застосування норм Інструкції № 59 є обов'язковим тільки для підприємств, які повністю або частково фінансуються з бюджету, а комерційні підприємства можуть застосовувати її як допоміжний (довідковий) документ. Тому судова практика в питанні безподаткової компенсації витрат на таксі була на користь платників податків.

На сьогодні ДФС переглянула свою позицію і дійшла такого висновку: оплата таксі під час відряджень як у межах України, так і за кордоном не вважається об'єктом оподаткування при наявності документів, що підтверджують суму таких витрат і їх зв'язок із господарською діяльністю роботодавця (ІПК від 21.06.17 р. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК, від 01.09.17 р. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК; ЗІР, категорія 103.17).

Водночас, визнаючи компенсацію витрат на таксі, фахівці ДФС посилаються на те, що пп. «а» пп. 170.9.1 ПК передбачає документальне підтвердження витрат відрядженого працівника на проїзд для цілей необкладення ПДФО витрат на проїзд. Такими документами є транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки, і розрахункові документи про їх придбання за всіма видами транспорту.

Виходить, що для підтвердження витрат на проїзд у таксі працівник повинен пред'явити транспортний квиток і розрахунковий документ, що підтверджує його придбання. Однак подати такі документи при використанні таксі в Україні проблематично, оскільки транспортні квитки в таксі не видають, як і розрахунковий документ, наприклад чек РРО (таксі не обладнані РРО-таксометрами).

Зазначимо, що робота таксі регулюється Правилами № 176, згідно з якими розрахунки за послуги таксі здійснюються після закінчення перевезення. При цьому пасажиру зобов'язані на його вимогу видати чек на оплачену вартість проїзду (п. 92). Водночас Правила № 176 не розшифровують, який саме чек мається на увазі. Якщо йдеться про розрахунковий документ, який підтверджує оплату, то залежно від форми розрахунків це може бути:

• чек РРО – при розрахунках готівкою;
• чек РРО та квитанція платіжного термінала – при розрахунках карткою.

Однак на практиці отримати такі документи досить складно. Рекомендуємо перед замовленням таксі з'ясувати в диспетчера, який розрахунковий документ вони можуть подати.

Працівник у відрядженні користувався послугами Uber таксі і подав як документ, що підтверджує оплату, маршрут-квитанцію. Чи можна компенсувати працівнику витрати на таксі без обкладення ПДФО та ВЗ?

Маршрут-квитанція містить інформацію про маршрут і вартість поїздки. Водночас у цих квитанціях не вказуються такі реквізити, як П. І. Б. клієнта, посадові особи виконавця, і відсутні їх підписи. Тому ДФС може не визнати таку квитанцію як підтвердний первинний документ.

Крім того, повинен бути розрахунковий документ, що підтверджує факт оплати послуг таксі. При оплаті через Інтернет таким розрахунковим документом може бути роздруковане електронне підтвердження оплати й виписка з картрахунка працівника (при оплаті послуг таксі за допомогою картки), завірена печаткою банку. Саме такого висновку дійшов суд, виносячи рішення на користь підприємства (ухвала Харківського апеляційного адміністративного суду від 11.10.17 р. у справі № 820/1750/17, ЄДРСР, реєстр. № 69590040).

Висновки

ДФС у своїх роз'ясненнях дозволяє компенсувати витрати на таксі, понесені відрядженими працівниками, за умови дотримання норми пп. 170.9.1 ПК про наявність необхідних підтвердних документів. Ця вимога на практиці викликає проблеми, адже добути такі документи від служб таксі дуже важко. Тому й безподаткова компенсація витрат на таксі можлива далеко не завжди.