«Командировки: оформление и учет расходов»

В консультации рассмотрим, можно ли компенсировать работнику расходы на такси в командировке без обложения НДФЛ и военным сбором (далее – ВС).

Что говорят нормы НК о компенсации расходов на такси?

Согласно пп. «а» пп. 170.9.1 НК не является доходом физлица (наемного работника или члена руководящих органов предприятия) сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке расходов на командировку в пределах фактических расходов, в частности, на проезд (в т. ч. провоз багажа, бронирование билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в т. ч. на арендованном транспорте).

То есть НК не содержит конкретного запрета на использование такси в качестве транспортного средства командированным работником. Напротив, из этой нормы следует, что работник может использовать такси для передвижения, например, по месту командировки и при этом сумма компенсации таких расходов не должна включаться в его налогооблагаемый доход.

Что разъясняет ГФС по этому поводу?

Ранее ГФС настаивала на обложении НДФЛ суммы компенсации расходов на такси, считая это дополнительным благом работника. При этом налоговики ссылались на Инструкцию № 59, в п. 6 разд. II которой указано, что при командировке по Украине работнику компенсируются расходы на проезд городским транспортом общего пользования, за исключением такси. Инструкция № 59 разрешала работнику пользоваться арендованным транспортом только в загранкомандировках.

Отметим, что применение норм Инструкции № 59 является обязательным только для предприятий, которые полностью или частично финансируются из бюджета, а коммерческие предприятия могут применять ее как вспомогательный (справочный) документ. Поэтому судебная практика в вопросе безналоговой компенсации расходов на такси была в пользу налогоплательщиков.

На сегодня ГФС пересмотрела свою позицию и пришла к следующему выводу: оплата такси во время командировок как в пределах Украины, так и за границей не считается объек­том налогообложения при наличии документов, подтверждающих сумму таких расходов и их связь с хозяйственной деятельностью работодателя (ИНК от 21.06.17 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК, от 01.09.17 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК; ОИР, категория 103.17).

Вместе с тем, признавая компенсацию расходов на такси, специалисты ГФС ссылаются на то, что пп. «а» пп. 170.9.1 НК предусматривает документальное подтверждение расходов командированного работника на проезд для целей необложения НДФЛ расходов на проезд. Такими документами являются транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты, и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта.

Получается, что для подтверждения расходов на проезд в такси работник должен предъявить транспортный билет и расчетный документ, подтверждающий его приобретение. Однако представить такие документы при использовании такси в Украине проблематично, поскольку транспортные билеты в такси не выдают, как и расчетный документ, например, чек РРО (такси не оборудованы РРО-таксометрами).

Отметим, что работа такси регулируется Правилами № 176, согласно которым расчеты за услуги такси производятся после окончания перевозки. При этом пассажиру обязаны по его требованию выдать чек на оплаченную стоимость проезда (п. 92). В то же время Правила № 176 не расшифровывают, какой именно чек имеется в виду. Если речь идет о расчетном документе, который подтверждает оплату, то в зависимости от формы расчетов это может быть:

• чек РРО – при расчетах наличными;
• чек РРО и квитанция платежного терминала – при расчете карточкой.

Однако на практике получить такие документы достаточно сложно. Рекомендуем перед заказом такси выяснить у диспетчера, какой расчетный документ они могут представить.

Работник в командировке пользовался услугами Uber такси и представил в качестве документа, подтверждающего оплату, маршрут-квитанцию. Можно ли компенсировать работнику расходы на такси без обложения НДФЛ и ВС?

Маршрут-квитанция содержит информацию о маршруте и стоимости поездки. Вместе с тем в этих квитанциях не указываются такие реквизиты, как Ф. И. О. клиента, должностные лица исполнителя, и отсутствуют их подписи. Поэтому ГФС может не признать такую квитанцию в качестве подтверждающего первичного документа.

Кроме того, должен быть расчетный документ, подтверждающий факт оплаты услуг такси. При оплате через Интернет таким расчетным документом может быть распечатанное электронное подтверждение оплаты и выписка с картсчета работника (при оплате услуг такси с помощью карточки), заверенная печатью банка. Именно к такому выводу пришел суд, вынося решение в пользу предприятия (определение Харьковского апелляционного административного суда от 11.10.17 г. по делу № 820/1750/17, ЕГРСР, рег. № 69590040).

Выводы

ГФС в своих разъяснениях разрешает компенсировать расходы на такси, понесенные командированными работниками, при условии соблюдения нормы пп. 170.9.1 НК о наличии необходимых подтверждающих документов. Это требование на практике вызывает проблемы, ведь добыть такие документы от служб такси очень трудно. Поэтому и безналоговая компенсация расходов на такси возможна далеко не всегда.