Як утримати відпусткові за невідпрацьований період

Акценти цієї статті:

• як утримати надмірно виплачені відпусткові, коли працівник використовує відпустку повної тривалості наперед і потім звільняється;
• як правильно провести розрахунок відпусткових за невідпрацьовані дні;
• як відобразити в обліку операцію з утримання відпусткових за невідпрацьований період.

Коли можна утримати частину відпусткових

Припустимо, працівник звільняється до закінчення робочого року, за який він уже отримав щорічну відпустку повної тривалості. У цьому випадку в нього є заборгованість перед роботодавцем у сумі незароблених відпусткових.

Щоб погасити цю заборгованість, роботодавець має право утримати із зарплати такого працівника суму відпусткових за дні відпустки, які було надано авансом за невідпрацьовану частину робочого року. Таку можливість передбачено ст. 127 КЗпП і ст. 22 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі – Закон № 504). Сума утримується на підставі наказу керівника, у якому слід зазначити кількість днів невідпрацьованої, але використаної відпустки.

Не утримується заборгованість із відпусткових у разі звільнення працівника у зв'язку з (ст. 22 Закону № 504):

• призовом (вступом) працівника на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу, крім призову на військову службу під час мобілізації на особливий період, але не більше одного року (нагадаємо, що в цьому випадку працівника не звільняють, на рік за ним зберігається робоче місце і середній заробіток) (п. 3 ст. 36 КЗпП);
• переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або з переходом працівника на виборну посаду (п. 5 ст. 36 КЗпП);
• відмовою працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом із підприємством, а також від продовження роботи у зв'язку з істотними змінами умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП);
• скороченням чисельності або штату працівників (п. 1 ст. 40 КЗпП);
• виявленням невідповідності працівника обій-маній посаді чи виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або за станом здоров'я (п. 2 ст. 40 КЗпП);
• нез'явленням на роботу протягом більше 4 місяців підряд через тимчасову непрацездатність (п. 5 ст. 40 КЗпП);
• поновленням на роботі співробітника, який раніше виконував цю роботу (п. 6 ст. 40 КЗпП);
• направленням на навчання або виходом на пенсію (ст. 38 КЗпП);
• припиненням трудових відносин через смерть працівника.

Розрахунок відпусткових за невідпрацьовані дні

Як розрахувати суму відпусткових за невідпрацьований час, розглянемо на прикладі.

Приклад

Співробітника прийнято на роботу 03.11.14 р. Пропрацювавши на підприємстві 6 місяців, він отримав щорічну оплачувану відпустку повної тривалості (24 календарних дні, да­лі – к. д.). Відпусткові було йому нараховано в сумі 2 400 грн. (середньоденна зар­плата становила 100 грн.). Цей працівник 22.06.15 р. звільняється.

Розрахуємо суму відпусткових, що підлягає поверненню:

1. Визначимо кількість днів відпустки, що залишилися невідпрацьованими. Для цього від загальної кількості днів наданої відпустки (К_д. відп) віднімемо кількість відпрацьованих днів відпустки на дату звільнення (К_{відпр. д. відп}). Останній показник визначаємо за такою формулою:

К_відпр. д. відп = К_д. відп: К_к. д х К_відпр. к. д,

де К_к. д – кількість календарних днів у робочому році;

К_{відпр. к. д} – кількість відпрацьованих календарних днів у році.

Працівник відпрацював у робочому році 217 к. д. Тобто у відпустці відпрацьованих 15 к. д. (24 к. д. :: 365 к. д. х 232 к. д.) і невідпрацьованих 9 к. д. (24 к. д. – 15 к. д.).

2. Розрахуємо суму відпусткових за невідпрацьовані дні відпустки. Для цього середньоденну зарплату, виходячи з якої було оплачено відпустку, помножуємо на кількість невідпрацьованих днів відпустки:

100 грн. х 9 к. д. = 900 грн.

Тобто в разі звільнення працівника йому слід виплатити на 900 грн. менше, ніж належить.

Способи утримання

Як на практиці можна утримати відпусткові за невідпрацьований час? Є декілька способів, розглянемо кожен.

Спосіб перший: відпусткові утримуються за рахунок заробітної плати.

Тут можливі два варіанти:

а) суму зарплати, нараховану під час остаточного розрахунку, зменшують на суму відпусткових за невідпрацьований період. Далі на зменшену суму зарплати слід нарахувати та з неї утримати ЄСВ, а також утримати ПДФО і військовий збір.

У цьому випадку утримання відпусткових із зарплати здійснюється на підставі наказу керівника. При цьому працівника мають письмово ознайомити з розрахунком сум, які належить виплатити йому в разі звільнення (ч. 1 ст. 116 КЗпП).

Сума до утримання відображається в розрахунковій відомості у графі «За щорічну відпустку» зі знаком «мінус» (або в аналогічній графі документа «Нарахування зарплати», якщо облік ведеться за допомогою програмного забезпечення).

Зверніть увагу: у цьому випадку підприємство не виправляє помилку ні в бухгалтерському, ні в податковому обліку. Адже під час нарахування відпусткових бухгалтер діяв згідно із законодавством;

б) зарплата за місяць звільнення нараховується в повному обсязі, а сума «надмірно» виплачених відпусткових сторнується. При цьому сторнуються також і суми ЄСВ, ПДФО і військового збору, фактично утримані із суми таких відпусткових.

У цьому випадку також не йдеться про виправлення помилки.

Другий варіант застосовується у випадках, коли:

• у періоді, у якому надавалася відпустка, діяли інші ставки ЄСВ або інший розмір максимальної суми заробітку для нарахування ЄСВ;
• у періоді, у якому надавалася відпустка, могли застосовувати іншу ставку ПДФО до таких відпусткових (15 %, 17 % або 20 %);
• сума відпусткових, що підлягає утриманню, більша від суми, нарахованої до виплати в разі звільнення працівника.

Спосіб другий: працівник добровільно повертає гроші готівкою. Наприклад, коли до виплати в разі звільнення належить менша сума – її не вистачить, щоб погасити заборгованість. При цьому підприємство робить розрахунок сум, які було утримано з незаробленої суми відпусткових (ЄСВ, ПДФО і військовий збір). А працівник повертає підприємству суму за вирахуванням таких утримань. Після повернення працівником грошей підприємство відображає в обліку зменшення суми утримань, а також суми ЄСВ, нарахованої на повернену суму відпусткових.

Спосіб третій: відпусткові стягуються в судовому порядку. Цей спосіб можливий у випадках, коли працівник відмовляється добровільно повернути суму незароблених відпусткових. Позов можна подати протягом року з моменту звільнення працівника (ст. 233 КЗпП).

Форма № 1ДФ

Ми вважаємо, що немає потреби подавати уточнюючий податковий розрахунок до форми № 1ДФ за той квартал, у якому було нараховано відпусткові. Адже на момент подання форму було заповнено правильно. Тобто виправляти нічого.

Буде зроблено перерахунок відпусткових, його результати й остаточні суми ПДФО та військового збору потраплять до форми № 1ДФ за той квартал, у якому працівник звільнятиметься. При цьому якщо нарахованої суми виплати не вистачило для утримання незароблених відпусткових, то у формі № 1ДФ суму доходу, отриману в результаті перерахунку, потрібно відобразити зі знаком «мінус».

Звіт з ЄСВ

У таблиці 6 додатка 4 Звіту з ЄСВ суми відрахувань за невідпрацьовані дні відпустки відображаються у звітному періоді:

• одним рядком у складі заробітної плати – якщо незароблені відпусткові утримуються із зарплати;
• окремим рядком – якщо нарахованої під час звільнення зарплати не вистачає для утримання таких відпусткових (при цьому треба зазначити: у реквізиті 10 «Код типу нарахувань» – «10», у реквізиті 11 – місяць, у якому було нараховано відпусткові, у реквізиті 17 – суму відпусткових зі знаком «мінус»). При цьому до таблиці 1 додатка 4 переноситься загальний підсумок з урахуванням відсторнованої суми відпусткових.

Бухгалтерський облік

Розглянемо, як відобразити в обліку операції з утримання відпусткових за невідпрацьований час із нарахованої зарплати. Для заповнення таблиці використовуємо дані прикладу, а також умовно приймемо, що підприємство віднесено до 15-го класу професійного ризику виробництва і ставка для нарахування ЄСВ становить 37 %, а зарплата співробітника в місяці звільнення – 2 600 грн.

(грн.)