Как удержать отпускные за неотработанный период

Акценты этой статьи:

• как удержать излишне выплаченные отпускные, когда работник использует отпуск полной продолжительности наперед и затем увольняется;
• как правильно произвести расчет отпускных за неотработанные дни;
• как отразить в учете операцию по удержанию отпускных за неотработанный период.

Когда можно удержать часть отпускных

Допустим, работник увольняется до окончания рабочего года, за который он уже получил ежегодный отпуск полной продолжительности. В этом случае у него есть задолженность перед работодателем в сумме незаработанных отпускных.

Чтобы погасить эту задолженность, работодатель имеет право удержать из зарплаты такого работника сумму отпускных за дни отпуска, которые были предоставлены авансом за неотработанную часть рабочего года. Такая возможность предусмотрена ст. 127 КЗоТ и ст. 22 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее – Закон № 504). Сумма удерживается на основании приказа руководителя, в котором следует указать количество дней неотработанного, но использованного отпуска.

Не удерживается задолженность по отпускным при увольнении работника в связи с (ст. 22 Закона № 504):

• с призывом (поступлением) работника на военную службу, направлением на альтернативную (невоенную) службу, кроме призыва на военную службу во время мобилизации на особый период, но не более одного года (напомним, что в этом случае работника не увольняют, на год за ним сохраняется рабочее место и средний заработок) (п. 3 ст. 36 КЗоТ);
• переводом работника с его согласия на другое предприятие либо с переходом работника на выборную должность (п. 5 ст. 36 КЗоТ);
• отказом работника от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием, а также от продолжения работы в связи с существенными изменениями условий труда (п. 6 ст. 36 КЗоТ);
• сокращением численности или штата работников (п. 1 ст. 40 КЗоТ);
• выявлением несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации или по состоянию здоровья (п. 2 ст. 40 КЗоТ);
• неявкой на работу в течение более 4 месяцев подряд из-за временной нетрудоспособности (п. 5 ст. 40 КЗоТ);
• восстановлением на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу (п. 6 ст. 40 КЗоТ);
• направлением на учебу или выходом на пенсию (ст. 38 КЗоТ);
• прекращением трудовых отношений из-за смерти работника.

Расчет отпускных за неотработанные дни

Как рассчитать сумму отпускных за неотработанное время, рассмотрим на примере.

Пример

Сотрудник принят на работу 03.11.14 г. Проработав на предприятии 6 месяцев, он получил ежегодный оплачиваемый отпуск полной продолжительности (24 календарных дня, далее – к. д.). Отпускные были ему начислены в сумме 2 400 грн. (среднедневная зарплата составила 100 грн.). Этот работник 22.06.15 г. увольняется.

Рассчитаем сумму отпускных, которая подлежит возврату:

1. Определим количество дней отпуска, которые остались неотработанными. Для этого из общего количества дней предоставленного отпуска (Кд. отп) вычтем количество отработанных дней отпуска на дату увольнения (Котр. д. отп). Последний показатель определяем по следующей формуле:

Котр. д. отп = Кд. отп : Кк. д х Котр. к. д,

где Кк. д – количество календарных дней в рабочем году;

Котр. к. д – количество отработанных календарных дней в году.

Работник отработал в рабочем году 217 к. д. То есть в отпуске отработанных 15 к. д. (24 к. д. :: 365 к. д. х 232 к. д.) и неотработанных 9 к. д. (24 к. д. – 15 к. д.).

2. Рассчитаем сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Для этого среднедневную зарплату, исходя из которой был оплачен отпуск, умножаем на количество неотработанных дней отпуска:

100 грн. х 9 к. д. = 900 грн.

То есть при увольнении работника ему следует выплатить на 900 грн. меньше, чем причитается.

Способы удержания

Как на практике можно удержать отпускные за неотработанное врем? Есть несколько способов, рассмотрим каждый.

Способ первый: отпускные удерживаются за счет заработной платы.

Здесь возможны два варианта:

а) сумму зарплаты, начисленную при окончательном расчете, уменьшают на сумму отпускных за неотработанный период. Далее на уменьшенную сумму зарплаты следует начислить и из нее удержать ЕСВ, а также удержать НДФЛ и военный сбор.

В этом случае удержание отпускных из зарплаты осуществляется на основании приказа руководителя. При этом работника должны в письменном виде ознакомить с расчетом сумм, которые надлежит выплатить ему при увольнении (ч. 1 ст. 116 КЗоТ).

Сумма к удержанию отражается в расчетной ведомости в графе «За ежегодный отпуск» со знаком «минус» (или в аналогичной графе документа «Начисление зарплаты», если учет ведется с помощью программного обеспечения).

Обратите внимание: в данном случае предприятие не исправляет ошибку ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Ведь во время начисления отпускных бухгалтер действовал согласно законодательству.

б) зарплата за месяц увольнения начисляется в полном объеме, а сумма «излишне» выплаченных отпускных сторнируется. При этом сторнируются также и суммы ЕСВ, НДФЛ и военного сбора, фактически удержанные из суммы таких отпускных.

В этом случае также не идет речь об исправлении ошибки.

Второй вариант применяется в случаях, когда:

в периоде, в котором предоставлялся отпуск, действовали другие ставки ЕСВ или иной размер максимальной суммы заработка для начисления ЕСВ;

в периоде, в котором предоставлялся отпуск, могли применять другую ставку НДФЛ к таким отпускным (15 %, 17 % или 20 %);

сумма отпускных, которая подлежит удержанию, больше суммы, начисленной к выплате при увольнении работника.

Способ второй: работник добровольно возвращает деньги наличными. Например, когда к выплате при увольнении положена меньшая сумма – ее не хватит, чтобы погасить задолженность. При этом предприятие делает расчет сумм, которые были удержаны из незаработанной суммы отпускных (ЕСВ, НДФЛ и военный сбор). А работник возвращает предприятию сумму за вычетом таких удержаний. После возврата работником денег предприятие отражает в учете уменьшение суммы удержаний, а также суммы ЕСВ, которая была начислена на возвращенную сумму отпускных.

Способ третий: отпускные взыскиваются в судебном порядке. Этот способ возможен в случаях, когда работник отказывается добровольно вернуть сумму незаработанных отпускных. Иск можно подать в течение года с момента увольнения работника (ст. 233 КЗоТ).

Форма № 1ДФ

Мы считаем, что нет необходимости подавать уточняющий налоговый расчет к форме № 1ДФ за тот квартал, в котором были начислены отпускные. Ведь на момент подачи форма была за-полнена правильно. То есть исправлять нечего.

Будет сделан перерасчет отпускных, его результаты и окончательные суммы НДФЛ и военного сбора попадут в форму № 1ДФ за тот квартал, в котором работник будет увольняться. При этом если начисленной суммы выплаты не хватило для удержания незаработанных отпускных, то в форме № 1ДФ сумму дохода, полученную в результате перерасчета, нужно отразить со знаком «минус».

Отчет по ЕСВ

В таблице 6 приложения 4 Отчета по ЕСВ суммы отчислений за неотработанные дни отпуска отражаются в отчетном периоде:

• одной строкой в составе заработной платы – если незаработанные отпускные удерживаются из зарплаты;
• отдельной строкой – если начисленной при увольнении зарплаты не хватает для удержания таких отпускных (при этом надо указать: в реквизите 10 «Код типа начислений» – «10», в реквизите 11 – месяц, в котором были начислены отпускные, в реквизите 17 – сумму отпускных со знаком «минус»). При этом в таблицу 1 приложения 4 переносится общий итог с уче-том отсторнированной суммы отпускных.

Бухгалтерский учет

Рассмотрим, как отразить в учете операции по удержанию отпускных за неотработанное время из начисленной зарплаты. Для заполнения таблицы используем данные примера, а также условно примем, что предприятие отнесено к 15-му классу профессионального риска производства и ставка для начисления ЕСВ составляет 37 %, а зарплата сотрудника в месяце увольнения – 2 600 грн.

(грн.)