Як оформлювати копію наказу про звільнення після 10 червня

З 10.06.21 р. обов’язково треба видавати працівникові, який звільняється з будь-яких підстав, копію наказу про таке звільнення. Як правильно її засвідчити: написом «копія вірна» чи «мокрими» підписами і печаткою? На цю тему багато суперечок, тож звернемося до нормативних засад.

Нагадаємо, що раніше було передбачено обов’язкову видачу копії наказу лише в разі звільнення з ініціативи власника (ст. 40, 41 КЗпП).

Після внесення змін до ст.47 КЗпП згідно із Законом від 05.02.21 р. № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» роботодавець зобов’язаний в день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення незалежно від підстав звільнення.

Тож з’ясуємо, що таке копія наказу. Оскільки КЗпП не визначено, якою має бути копія наказу, звернемося до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Згідно із загальними положеннями цих Правил копія документа – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак. Далі в розділі 10 Правил детальніше описано, якою має бути копія саме службового документа (тобто наказу чи розпорядження).

Зокрема, копія документа має відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.

 Напис про засвідчення копії:

• складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії;
• скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи чи печатки «Для копій» або засвідчується відбитком печатки установи;

Далі на лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія».

Зверніть увагу, що згідно із Правилами № 1000/5 порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів прописується в інструкції з діловодства підприємства, установи. А отже, на підставі загальних Правил № 1000/5 підприємство має розробити власну інструкцію з діловодства і за потреби розширити (детальніше описати), зокрема, порядок видачі копій службових документів.

Крім того, нагадаємо, що з 2017 року відповідно до Закону від 23.03.17 р . № 1982-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами – підприємцями» печатки не є обов’язковими. Тому, якщо підприємство не має печатки, його дії є законними, а копія без печатки також має юридичну силу.

Водночас рекомендуємо вести журнал обліку наказів у паперовій формі з обов’язковим проставлянням підпису звільненого працівника. Адже згідно зі ст. 235 КЗпП у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.