С 10.06.21 г. обязательно нужно выдавать работнику, который увольняется по любым основаниям, копию приказа о таком увольнении. Как правильно ее заверить: надписью «копия верна» или «мокрыми» подписями и печатью? На эту тему много споров, поэтому обратимся к нормативной базе.

Напомним, что раньше была предусмотрена обязательная выдача копии приказа только в случае увольнения по инициативе владельца (ст. 40, 41 КЗоТ).

После внесения изменений в ст.47 КЗоТ согласно Закону от 05.02.21 г. № 1217-ІХ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» работодатель обязан в день увольнения выдать работнику копию приказа (распоряжения) об увольнении независимо от оснований увольнения.

Поэтому выясним, что такое копия приказа. Поскольку КЗоТ не определено, какой должна быть копия приказа, обратимся к Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденным приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

Согласно общим положениям данных Правил копия документа – это документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях – некоторых его внешних признаков. Далее в разделе 10 Правил подробнее описано, какой должна быть копия именно служебного документа (т. е. приказа или распоряжения).

В частности, копия документа должна соответствовать оригиналу, то есть полностью воспроизводить информацию оригинала и все его внешние признаки или их часть.

 Надпись о засвидетельствовании копии:

• состоит из слов «Согласно оригиналу», названия должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов и фамилии, даты засвидетельствования копии;
• скрепляется оттиском печати соответствующего структурного подразделения учреждения или печати «Для копий» или удостоверяется оттиском печати учреждения;

Затемна лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа проставляется отметка «Копия».

Обратите внимание, что согласно Правилам № 1000/5 порядок изготовления, засвидетельствования и издания копий документов прописывается в инструкции по делопроизводству предприятия, учреждения. И поэтому на основании общих Правил № 1000/5 предприятие должно разработать собственную инструкцию по делопроизводству и при необходимости расширить (подробнее описать), в частности, порядок выдачи копий служебных документов.

Кроме того, напомним, что с 2017 года в соответствии с Законом от 23.03.17 г. № 1982-VIII «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими лицами – предпринимателями» печати не обязательны. Поэтому, если у предприятия нет печатей, его действия считаются законными, а копия без печати также имеет юридическую силу.

В то же время, рекомендуем вести журнал учета приказов в бумажной форме с обязательным проставлением подписи уволенного работника. Ведь согласно ст. 235 КЗоТ в случае задержки выдачи копии приказа (распоряжения) об увольнении по вине собственника или уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.