Додаткова відпустка за роботу на комп’ютері: кому та як надати?

Як піти у відпустку у 2019

Із цієї статті ви дізнаєтесь: за яких умов співробітнику належить відпустка за роботу на комп'ютері.

Що можна зробити на практиці: правильно оформити додаткову відпустку за роботу на комп'ютері.

Робота за комп’ютером не належить до категорії шкідливих або важких робіт. Однак співробітники, які працюють на комп'ютері, при виконанні певних умов можуть мати право на додаткову відпустку за особливий характер праці.

У консультації ми розповімо, у яких випадках роботодавець зобов'язаний надати співробітникам «комп'ютерну» відпустку та як цю відпустку необхідно оформити.

Загальні правила

Де закріплено право на додаткову відпустку за роботу на комп'ютері?

Згідно із ч. 1 ст. 8 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі – Закон № 504) окремим категоріям осіб, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням, належить додаткова щорічна відпустка за особливий характер праці.

На той факт, що робота на комп'ютері надає право співробітникам на отримання такої відпустки, указує п. 58 підрозділу «Інші види виробництв» розд. XXII Списку, наведеного в додатку 2 до постанови КМУ від 17.11.97 р. № 1290 (далі – Список № 2).

Так, у п. 58 Списку № 2 передбачено, що на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці мають право співробітники, які працюють на електронно-обчислювальних та обчислювальних машинах (далі – ЕОМ). Дана відпустка їм може надаватися тривалістю до 4 календарних днів (далі – к. д.). Зазначимо, що сучасні персональні комп'ютери теж потрапляють до категорії ЕОМ (див. лист Мінсоцполітики від 11.07.14 р. № 348/13/116-14).

Чи обов'язково надавати відпустку всім співробітникам, які працюють на комп'ютері?

На дане запитання не можна надати однозначну відповідь. Судіть самі.

Мінсоцполітики у своєму листі від 21.09.16 р. № 1344/13/84-16 зазначає, що додаткову відпустку за особливий характер праці роботодавець повинен надавати співробітникам – незалежно від обійманої посади (професії), – які у своїй роботі використовують персональний комп'ютер.

Однак це зовсім не означає, що відпустка за роботу на комп'ютері надається всім офісним співробітникам. Справа в тому, що право на таку відпустку співробітник має, якщо він зайнятий в «особливих» умовах не менше половини тривалості робочого часу, установленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади (ч. 3 ст. 9 Закону № 504; п. 7 Порядку, затвердженого наказом Мінпраці та соцполітики від 30.01.98 р. № 16, далі – Порядок № 16).

Наприклад! На підприємстві працює менеджер 8 годин на день, але більше 4 годин на день він не працює на комп'ютері, а спілкується із клієнтами по телефону. У такому випадку йому не належить додаткова відпустка за роботу на комп'ютері.

Отже, роботодавцю не потрібно давати «комп'ю­терну» відпустку всім офісним співробітникам, як говориться, автоматом. Рекомендуємо досліджувати тривалість роботи співробітника на комп'ютері за кожною посадою.

Як вести облік часу, який співробітник проводить за комп'ютером протягом робочого дня?

На жаль, у законодавстві нічого не сказано про те, як саме роботодавець повинен вести облік часу роботи за комп'ютером. Тому роботодавець самостійно визначає, як він буде це робити (див. лист Мінсоцполітики від 11.08.14 р. № 348/13/116-14). Наприклад, можна вести такий облік у журналах, табелі обліку використання робочого часу.

Оформлення додаткової відпустки за роботу на комп'ютері

Отже, ви визначили, що співробітник виконує роботу на комп'ютері більше половини тривалості його робочого часу. Розглянемо покроково, як правильно надати співробітнику додаткову щорічну відпустку за роботу на комп'ютері.

Крок 1. Унесення до колдоговору (трудового договору) списку посад (посади), за яких належить додаткова щорічна відпустка за роботу на комп'ютері

Як ми вже згадали, конкретний список посад і тривалість «комп'ютерної» відпустки слід визначити в колдоговорі. Або ж про те, що співробітник має право на таку відпустку, слід указати в його трудовому договорі.

Як правило, у колдоговорі такий список оформляють у вигляді окремого додатка у формі таблиці (якщо таких співробітників декілька). Якщо на підприємстві вже є колдоговір, але в ньому нічого не сказано про посади співробітників, які мають право на «комп'ютерну» відпустку, то можна внести зміни до колдоговору (ст. 14 Закону від 01.07.93 р. № 3356-XII).

Що стосується визначення кількості днів «комп'ю­терної» відпустки, то тут слід ураховувати час зайнятості співробітника в «особливих» умовах. Нагадуємо, що 4 к. д. – це максимальна тривалість такої відпустки. Відповідно, одному співробітникові, який має контакт із комп'ютером 6 годин на день, може надаватися 4 к. д. за рік, а іншому співробітнику, який працює за комп'ютером 5 годин, – 3 к. д. за рік.

Атестація робочих місць не потрібна, адже дана вимога не міститься в законодавстві.

Крок 2. Складання графіка відпусток

Оскільки «комп'ютерна» відпустка належить до щорічних відпусток, інформацію про надання такої відпустки слід включити до графіка відпусток (ст. 10 Закону № 504).

Крок 3. Видання наказу про надання додаткової відпустки за роботу на комп'ютері

На практиці наказ (зразок див. у кінці консультації) видається на підставі заяви працівника про надання йому щорічної додаткової відпустки (або про надання основної щорічної відпустки разом із додатковою відпусткою за роботу на комп'ютері). Однак подання співробітником заяви про надання йому щорічної відпустки (згідно із затвердженим графіком) законодавством не передбачене.

Згідно з вимогами ст. 79 КЗпП роботодавець повинен письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку, у тому числі й про початок додаткової відпустки за роботу на комп'ютері (ст. 79 КЗпП). Інакше співробітник може вимгати перенесення відпустки (п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону № 504).

Але якщо співробітник має намір відгуляти додаткову відпустку за роботу на комп'ютері не за графіком, тоді йому необхідно подавати заяву роботодавцю.

Крок 4. Виплата відпусткових

Як і у випадку з іншими видами відпусток, відпусткові за додаткову відпустку за роботу на комп'ютері слід виплатити не пізніше ніж за 3 дні до її початку (ч. 3 ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону № 504).

Особливості, які слід урахувати

Відповімо на найбільш часті запитання із приводу додаткових відпусток, у тому числі – «комп'ютерної» відпустки.

Чи можна продовжити або перенести «комп'ютерну» відпустку, якщо співробітник захворів під час цієї відпустки?

Так, через тимчасову непрацездатність працівника така відпустка переноситься на інший пе­ріод або продовжується.

Оскільки відпустка за роботу на комп'ютері відноситься до щорічних відпусток, на неї поширюються й усі інші правила надання щорічної відпустки (ст. 4 Закону № 504). Така відпустка надається, згідно із загальним правилом, після закінчення 6 місяців безперервної роботи в даного роботодавця, продовжується на святкові та неробочі дні і т. д.

Чи можна виплатити співробітнику компенсацію за «комп'ютерну» відпустку?

Так, можна, але за певних умов. Нагадаємо, що згідно зі ст. 83 КЗпП і ст. 24 Закону № 504 за бажанням працівника частина щорічної відпустки (основної та додаткової) замінюється грошовою компенсацією. Відпустка за роботу на комп'ютері відноситься до щорічних додаткових відпусток, тому за невідгуляну «комп'ютерну» відпустку можна виплатити компенсацію. Однак у такому випадку необхідно ще дотримуватися двох умов:

• співробітник повинен бути не молодше 18 років;
• тривалість фактично використаної щорічної та додаткової відпусток за робочий рік, за який співробітник хоче отримати компенсацію, повинна бути не менше 24 днів.

Наприклад, співробітник відгуляв 24 дні щорічної відпустки і в нього є 4 к. д. «комп'ютерної» відпустки. У такому випадку він може взяти ці 4 к. д. грошима.

Як правильно розрахувати стаж, що дає право на додаткову відпустку за роботу на комп'ютері?

Щорічну додаткову відпустку за роботу з комп'ютером надають пропорційно до фактично відпрацьованого часу. Згідно із ч. 3 ст. 9 Закону № 504 до стажу роботи, що дає право на цю відпустку, зараховується:

• час фактичної роботи зі шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого часу, установленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади;
• час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу зі шкідливими, важкими умовами та за особливий характер праці;
• час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на більш легку роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.

Інші періоди до стажу для надання щорічної додаткової відпустки за роботу з комп'ютером не включаються. Наприклад, до такого стажу не включаються періоди знаходження співробітника:

• у відпустці без збереження зарплати;
• додатковій оплачуваній відпустці у зв'язку з навчанням;
• соціальній додатковій відпустці на дітей;
• відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
• відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 або 6 років;
• «чорнобильській» відпустці і т. д.

Співробітник працює інженером-програ­містом, згідно з колдоговором йому належить додаткова відпустка за роботу на комп'ютері та за ненормований робочий день. Чи можна йому надати дві ці відпустки одночасно?

Ні, можливість одночасно взяти відпустку за ненормований робочий день і відпустку за роботу на комп'ютері не передбачена законодавством. Пояснимо докладніше.

Згідно із ч. 1 ст. 10 Закону № 504 щорічна додаткова відпустка, передбачена ст. 7 і п. 1, 2 ч. 1 ст. 8 Закону № 504, надається понад щорічну основну відпустку за однією підставою, обраною працівником. Порядок надання додаткової відпустки з декількох підстав установлює Кабмін.

У п. 1 ст. 8 Закону № 504 ідеться про відпустку за роботу на комп'ютері, а в п. 2 цієї статті – про відпустку за ненормований робочий день. Порядок, який регулював би процедуру надання щорічної додаткової відпустки за декількома підставами, на даний момент не затверджено.

Тому в даній ситуації інженеру-програмісту слід вибрати тільки один вид додаткової від­пустки – або відпустку за ненормований робочий день, або відпустку за роботу на комп'ю­тері. На наявність такого обмеження вказує й Мінсоцполітики у своєму листі від 21.09.16 р. № 1344/13/84-16.

Чи можна надати відпустку за роботу на комп'ютері суміснику?

Сумісники, як і основні співробітники, теж мають право на додаткову відпустку за роботу на комп'ютері. Однак потрібно враховувати, що сумісники, як правило, працюють на умовах неповного робочого дня або тижня. У законодавстві не роз'яснено цей момент, тому виходити потрібно із правила, закріпленого в ч. 3 ст. 9 Закону № 504. А саме: «комп'ютерна» відпустка надається, якщо працівник фактично виконує роботу на комп'ютері не менше половини тривалості робочого часу, установленої для його посади.

Отже, якщо тривалість робочого дня працівника становить половину й менше нормальної тривалості робочого дня, установленої для його посади, то такий співробітник не має права на щорічну додаткову відпустку за роботу з комп'ю­тером.

Якщо ж співробітник працює за комп'ютером більше половини нормальної тривалості робочого часу, установленої для його посади, то в нього з'являється право на щорічну додаткову відпустку за роботу на комп'ютері.

Чи можуть покарати роботодавця, якщо він не надавав співробітнику більше двох років підряд відпустку за роботу на комп'ютері?

Так, за таке порушення передбачена фінансова та адміністративна відповідальність.

Фінансові санкції накладаються на підприємство або підприємця-роботодавця згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП за «порушення інших вимог трудового законодавства». Штраф за таке порушення становить 1 мінімальну зарплату (зараз це 4 173 грн.).

Адмінштраф накладається на посадових осіб підприємства або на роботодавця-підприємця. Таке порушення кваліфікується як «інші порушення вимог законодавства про працю» (ч. 1 ст. 41 КУпАП). Розмір штрафу – від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.).

Висновки

Співробітник має право на щорічну відпустку за роботу на комп'ютері, якщо він працює на комп'ютері не менше половини тривалості робочого часу, установленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади.

Максимальна тривалість такої відпустки – 4 к. д.

Список посад, на яких працівники мають право на «комп'ютерну» відпустку, і конкретну тривалість такої відпустки для кожної посади слід визначити в колдоговорі або трудовому договорі залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах.