Дополнительный отпуск за работу на компьютере: кому и как предоставить?

Как уйти в отпуск в 2019

Из этой статьи вы узнаете: при каких условиях сотруднику положен отпуск за работу на компьютере.

Что можно сделать на практике: правильно оформить дополнительный отпуск за работу на компьютере.

Работа за компьютером не относится к категории вредных или тяжелых работ. Однако сотрудники, работающие на компьютере, при выполнении определенных условий могут иметь право на дополнительный отпуск за особый характер труда.

В консультации мы расскажем, в каких случаях работодатель обязан предоставить сотрудникам «компьютерный» отпуск и как этот отпуск необходимо оформить.

Общие правила

Где закреплено право на дополнительный отпуск за работу на компьютере?

Согласно ч. 1 ст. 8 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее – Закон № 504) отдельным категориям лиц, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой, положен дополнительный ежегодный отпуск за особый характер труда.

На тот факт, что работа на компьютере дает право сотрудникам на получение такого отпуска, указывает п. 58 подраздела «Прочие виды производств» разд. XXII Списка, приведенного в приложении 2 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290 (далее – Список № 2).

Так, в п. 58 Списка № 2 предусмотрено, что на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда имеют право сотрудники, которые работают на электронно-вычислительных и вычислительных машинах (далее – ЭВМ). Данный отпуск им может предоставляться продолжительностью до 4 календарных дней (далее – к. д.). Отметим, что современные персональные компьютеры тоже попадают в категорию ЭВМ (см. письмо Минсоцполитики от 11.07.14 г. № 348/13/116-14).

Обязательно ли предоставлять отпуск всем сотрудникам, которые работают на компьютере?

На данный вопрос нельзя ответить однозначно. Судите сами.

Минсоцполитики в своем письме от 21.09.16 г. № 1344/13/84-16 отмечает, что дополнительный отпуск за особый характер труда работодатель должен предоставлять сотрудникам – независимо от занимаемой должности (профессии), – которые в своей работе используют персональный компьютер.

Однако это вовсе не означает, что отпуск за работу на компьютере предоставляется всем офисным сотрудникам. Дело в том, что право на такой отпуск сотрудник имеет, если он занят в «особых» условиях не менее половины продолжительности рабочего времени, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности (ч. 3 ст. 9 Закона № 504; п. 7 Порядка, утвержденного приказом Минтруда и соцполитики от 30.01.98 г. № 16, далее – Порядок № 16).

Например! На предприятии работает менеджер 8 часов в день, но более 4 часов в день он не работает на компьютере, а общается с клиен­та­ми по телефону. В таком случае ему не положен дополнительный отпуск за работу на компью­тере.

Следовательно, работодателю не нужно давать «компьютерный» отпуск всем офисным сотрудникам, как говорится, автоматом. Рекомендуем исследовать длительность работы сотрудника на компьютере по каждой должности.

Как вести учет времени, которое сотрудник проводит за компьютером в течение рабочего дня?

К сожалению, в законодательстве ничего не сказано о том, каким образом работодатель должен вести учет времени работы за компьютером. Поэтому работодатель самостоятельно определяет, как он будет это делать (см. письмо Минсоцполитики от 11.08.14 г. № 348/13/116-14). Например, можно вести такой учет в журналах, табеле учета использования рабочего времени.

Оформление дополнительного отпуска за работу на компьютере

Итак, вы определили, что сотрудник выполняет работу на компьютере более половины продолжительности его рабочего времени. Рассмотрим пошагово, как правильно предоставить сотруднику дополнительный ежегодный отпуск за работу на компьютере.

Шаг 1. Внесение в колдоговор (трудовой договор) списка должностей (должности), при которых полагается дополнительный ежегодный отпуск за работу на компьютере

Как мы уже упомянули, конкретный список должностей и продолжительность «компьютерного» отпуска следует определить в колдоговоре. Либо же о том, что сотрудник имеет право на такой отпуск, следует указать в его трудовом договоре.

Как правило, в колдоговоре такой список оформляют в виде отдельного приложения в форме таблицы (если таких сотрудников несколько). Если на предприятии уже есть колдоговор, но в нем ничего не сказано о должностях сотрудников, которые имеют право на «компьютерный» отпуск, то можно внести изменения в колдоговор (ст. 14 Закона от 01.07.93 г. № 3356-XII).

Что касается определения количества дней «компьютерного» отпуска, то здесь следует учитывать время занятости сотрудника в «особых» условиях. Напоминаем, что 4 к. д. – это максимальная продолжительность такого отпуска. Соответственно, одному сотруднику, который имеет контакт с компьютером 6 часов в день, может предоставляться 4 к. д. за год, а другому сотруднику, работающему за компьютером 5 часов, – 3 к. д. за год.

Аттестация рабочих мест не нужна, ведь данное требование не содержится в законодательстве.

Шаг 2. Составление графика отпусков

Так как «компьютерный» отпуск относится к ежегодным отпускам, информацию о предоставлении такого отпуска следует включить в график отпусков (ст. 10 Закона № 504).

Шаг 3. Издание приказа о предоставлении дополнительного отпуска за работу на компьютере

На практике приказ (образец см. в конце консультации) издается на основании заявления работника о предоставлении ему ежегодного дополнительного отпуска (либо о предоставлении основного ежегодного отпуска вместе с дополнительным отпуском за работу на компьютере). Однако подача сотрудником заявления о предоставлении ему ежегодного отпуска (согласно утвержденному графику) законодательством не предусмотрена.

Согласно требованиям ст. 79 КЗоТ работодатель должен письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позже чем за 2 недели до установленного графиком срока, в том числе и о начале дополнительного отпуска за работу на компьютере (ст. 79 КЗоТ). Иначе сотрудник может потребовать переноса отпуска (п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона № 504).

Но если сотрудник намерен отгулять дополнительный отпуск за работу на компьютере не по графику, тогда ему необходимо подавать заявление работодателю.

Шаг 4. Выплата отпускных

Как и в случае с иными видами отпусков, отпускные за дополнительный отпуск за работу на компьютере следует выплатить не позднее чем за 3 дня до его начала (ч. 3 ст. 115 КЗоТ, ст. 21 Закона № 504).

Особенности, которые следует учесть

Ответим на самые частые вопросы по поводу дополнительных отпусков, в том числе – «компьютерного» отпуска.

Можно ли продлить или перенести «компьютерный» отпуск, если сотрудник заболел во время этого отпуска?

Да, из-за временной нетрудоспособности работника такой отпуск переносится на другой период или продлевается.

Так как отпуск за работу на компьютере относится к ежегодным отпускам, на него распространяются и все остальные правила предоставления ежегодного отпуска (ст. 4 Закона № 504). Такой отпуск предоставляется, согласно общему правилу, по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя, продлевается на праздничные и нерабочие дни и т. д.

Можно ли выплатить сотруднику компенсацию за «компьютерный» отпуск?

Да, можно, но при определенных условиях. Напомним, что согласно ст. 83 КЗоТ и ст. 24 Закона № 504 по желанию работника часть ежегодного отпуска (основного и дополнительного) заменяется денежной компенсацией. Отпуск за работу на компьютере относится к ежегодным дополнительным отпускам, поэтому за «неотгулянный» компьютерный отпуск можно выплатить компенсацию. Однако в таком случае необходимо еще соблюдать два условия:

• сотрудник должен быть не моложе 18 лет;
• продолжительность фактически использованного ежегодного и дополнительного отпусков за рабочий год, за который сотрудник хочет получить компенсацию, должна быть не менее 24 дней.

Например, сотрудник отгулял 24 дня ежегодного отпуска и у него есть 4 к. д. «компьютерного» отпуска. В таком случае он может взять эти 4 к. д. деньгами.

Как правильно рассчитать стаж, дающий право на дополнительный отпуск за работу на компьютере?

Ежегодный дополнительный отпуск за работу с компьютером предоставляют пропорционально фактически отработанному времени. Согласно ч. 3 ст. 9 Закона № 504, в стаж работы, дающий право на этот отпуск, засчитывается:

• время фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего времени, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности;
• время ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда;
• время работы беременных женщин, переведенных на основании медицинского заключения на более легкую работу, на которой они не подвергаются воздействию неблагоприятных производственных факторов.

Иные периоды в стаж для предоставления ежегодного дополнительного отпуска за работу с компьютером не включаются. Например, в такой стаж не включаются периоды нахождения сотрудника:

• в отпуске без сохранения зарплаты;
• дополнительном оплачиваемом отпуске в связи с обучением;
• социальном дополнительном отпуске на детей;
• отпуске в связи с беременностью и родами;
• отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3 или 6 лет;
• «чернобыльском» отпуске и т. д.

Сотрудник работает инженером-програм­мистом, согласно колдоговору ему положен дополнительный отпуск за работу на компьютере и за ненормированный рабочий день. Можно ли ему предоставить два этих отпуска одновременно?

Нет, возможность одновременно взять отпуск за ненормированный рабочий день и отпуск за работу на компьютере не предусмотрена законодательством. Объясним подробнее.

Согласно ч. 1 ст. 10 Закона № 504, ежегодный дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 7 и п. 1, 2 ч. 1 ст. 8 Закона № 504, предоставляется сверх ежегодного основного отпуска по одному основанию, выбранному работником. Порядок предоставления дополнительного отпуска по нескольким основаниям устанавливает Кабмин.

В п. 1 ст. 8 Закона № 504 речь идет об отпуске за работу на компьютере, а в п. 2 этой статьи – об отпуске за ненормированный рабочий день. Порядок, который регулировал бы процедуру предоставления ежегодного дополнительного отпуска по нескольким основаниям, на данный момент не утвержден.

Поэтому в данной ситуации инженеру-программисту следует выбрать только один вид дополнительного отпуска – либо отпуск за ненормированный рабочий день, либо отпуск за работу на компьютере. На наличие такого ограничения указывает и Минсоцполитики в своем письме 21.09.16 г. № 1344/13/84-16.

Можно ли предоставить отпуск за работу на компьютере совместителю?

Совместители, как и основные сотрудники, тоже имеют право на дополнительный отпуск за работу на компьютере. Однако нужно учитывать, что совместители, как правило, работают на условиях неполного рабочего дня или недели. В законодательстве не разъяснен этот момент, поэтому исходить нужно из правила, закрепленного в ч. 3 ст. 9 Закона № 504. А именно: «компьютерный» отпуск предоставляется, если работник фактически выполняет работу на компьютере не менее половины продолжительности рабочего времени, установленной для его должности.

Следовательно, если продолжительность рабочего дня работника составляет половину и меньше нормальной продолжительности рабочего дня, установленной для его должности, то такой сотрудник не имеет права на ежегодный дополнительный отпуск за работу с компьютером.

Если же сотрудник работает за компьютером более половины нормальной продолжительности рабочего времени, установленной для его должности, то у него появляется право на ежегодный дополнительный отпуск за работу на компьютере.

Могут ли наказать работодателя, если он не предоставлял сотруднику более двух лет подряд отпуск за работу на компьютере?

Да, за такое нарушение предусмотрена финансовая и административная ответственность.

Финансовые санкции налагаются на предприятие или предпринимателя-работодателя согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ за «нарушение других требований трудового законодательства». Штраф за такое нарушение составляет 1 минимальную зарплату (сейчас это 4 173 грн.).

Админштраф налагается на должностных лиц предприятия или на работодателя-предпринимателя. Такое нарушение квалифицируется как «другие нарушения требований законодательства о труде» (ч. 1 ст. 41 КУоАП). Размер штрафа – от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.).

Выводы

Сотрудник имеет право на ежегодный отпуск за работу на компьютере, если он работает на компьютере не менее половины продолжительности рабочего времени, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

Максимальная продолжительность такого отпуска – 4 к. д.

Список должностей, на которых работники имеют право на «компьютерный» отпуск, и конкретную продолжительность такого отпуска для каждой должности следует определить в колдоговоре либо трудовом договоре в зависимости от времени занятости работника в этих условиях.