Гроші з корпоративної платіжної картки витрачені на особисті цілі: що робити?

Директор підприємства, перебуваючи в закордонному відрядженні, помилково розплатився в магазині не особистою карткою, а гривневою корпоративною (переплутав картки, але виявив це не відразу, а після повернення додому). Він купив собі костюм і туфлі. Зрозуміло, що гроші підприємства були витрачені неправомірно. Які податкові наслідки чекають підприємство і як вийти із цієї ситуації?

Неприємні податкові наслідки чекають директора, якщо він вчасно не поверне гроші підприємству. У результаті обновки можуть обійтися йому дорожче, ніж коштують насправді.

Пояснимо докладніше, але спочатку нагадаємо правила застосування платіжних карток у господарській діяльності підприємства.

Платіжна картка належить до електронних платіжних засобів. За допомогою цієї картки можна розпоряджатися грошима, що знаходяться на поточному рахунку, до якого прив'язана картка: при оплаті товарів і послуг переказувати гроші з рахунка платника на рахунки інших осіб, знімати готівку через каси банків або банкомати, а також здійснювати інші операції, передбачені договором із банком (п. 1.27 ст. 1 Закону від 05.04.01 р. № 2346-VI, далі – Закон № 2346).

Корпоративна платіжна картка (далі – КПК) прив'язана до поточного рахунка підприємства. Співробітник (довірена особа) підприємства, на ім’я якого випущена картка та/або дані якого задіяні для активації КПК, повинен використовувати гроші з такої картки тільки на потреби підприємства.

За допомогою КПК працівник (у нашому випадку – директор), який відряджається за кордон, може використовувати кошти з поточного рахунка підприємства в інвалюті (п. 8.3 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.13 р. № 492): або зняти готівку при оплаті витрат на відрядження (зокрема, на проїзд, проживання, телефонні переговори), або оплатити такі витрати в безготівковій формі. Перелік витрат на відрядження, які директор може без проблем оплатити із застосуванням КПК, наведено в пп. 170.9.1 Податкового кодексу (далі – ПК).