Отримайте доступ до більше 2 мільйонів готових рішень, публікацій та оглядів
Оформити
передплату

Електронний документообіг: узгодження із контрагентами

19.09.2022 205 0 1

Електронний документообіг


Пандемія COVID-19 та пов’язаний із нею карантин, а тепер і повномасштабне вторгнення росії зумовлюють неабиякий ажіотаж навколо теми електронного документообігу (далі – ЕДО) між сторонами господарського договору. Незважаючи на велику кількість аналітичних матеріалів, роз’яснень та індивідуальних податкових консультацій контролюючих органів, у суб’єктів господарювання все ще залишається багато запитань у цій сфері. Відповімо на найпоширеніші з них. 


 Чи обов’язково попередньо домовлятися про ЕДО?   

У ЗМІ, на просторах інтернету, у соцмережах, консультаціях фахівців тощо відповідь на це запитання здебільшого звучить із використанням слів «потрібно», «необхідно» та подібних їм. Нерідко відповідають і дещо м’якше: «варто», «краще» чи аналогічно за змістом.

Але якщо все ж так трапилося, що електронний документ (далі – е-документ) складено та підписано обома сторонами належним чином, але прямої домовленості саме про таке оформлення виконання зобов’язань у договорі не прописано, то чи можуть податківці лише на підставі відсутності у договорі згадки про ЕДО визнати такі документи недійсними?

Вважаємо, що ні, і ось чому.

Основні організаційно-правові засади ЕДО та використання е-документів регулюються трьома законами:

Окрім того, про можливість складення первинних документів у електронній формі та вимоги до них говорить і Закон від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).

Тому, по-перше, у ст. 14 Закону № 851 передбачено, що ЕДО здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів ЕДО.

Отже, договір між контрагентами – це лише альтернатива законодавчій підставі оформлення е-документів. А законодавчою підставою якраз і є наведені вище Закони. Тож якщо е-документ складено та підписано обома сторонами відповідно до наведеної законодавчої бази, він вважатиметься легітимним.

По-другезгідно зі ст. 5 Закону № 675 основними принципами у сфері електронної комерції є, зокрема:

  • свобода провадження підприємницької діяльності з використанням інформаційно-комунікаційних систем;
  • свобода вибору контрагента, електронних засобів, видів та форм діяльності;
  • свобода вчинення електронних правочинів;
  • однаковість юридичної сили електронних правочинів та правочинів, укладених в іншій формі, передбаченій законодавством.

Тому сторони можуть на свій розсуд обирати – оформлювати їм первинку в електронній формі чи ні, навіть без попереднього закріплення про це в договорі.

По-третє, ст. 8 Закону № 851 передбачає, що юридична сила е-документа не може бути заперечена лише через те, що він має електронну форму. 

Так само і допустимість е-документа як доказу не може заперечуватися лише на підставі того, що він має електронну форму. Тут варто нагадати, що під допустимістю доказів процесуальні кодекси України розуміють законність їх джерел, умов і способів одержання.

Подібна норма міститься і в ч. 3 ст. 5 Закону № 675: правочин не може бути визнано недійсним у зв’язку з його вчиненням в електронній формі, якщо інше не передбачено законом.

Принагідно зауважимо, що загальні норми щодо вчинення правочинів повною мірою застосовуються до використання електронного документа у цивільних відносинах, що безпосередньо передбачено ч. 2 ст. 14 Закону № 851.

По-четвертеЗакон № 996, передбачаючи у ст. 9 можливість складення первинних документів у електронній формі, окрім їх обов’язкових реквізитіввказує лише такі дві додаткові умови їх застосування у бухобліку: 

  • наявність накладеного електронного підпису чи печатки; 
  • дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Про обов’язковість попереднього закріплення в договорі між суб’єктами господарської операції умови щодо складання/оформлення електронних первинних документів, Закон № 996 не говорить ані слова.

Єдиний визначений цим Законом додатковий обов’язок, пов’язаний зі складанням первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку в електронній формі, полягає в тому, що в разі їх складання та зберігання з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами (ч. 6 ст. 9 Закону № 996).

Але наведена норма говорить саме про копії електронного документа на папері. А його оригіналом згідно зі ст. 7 Закону № 851 вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155.

Верховний Суд у постанові від 13.12.2021 у справі № 380/10197/20 (ЄДРСР, реєстр. № 101855093) також дійшов висновку, що 

«електронний документ при наявності всіх необхідних реквізитів, підтверджує здійснення операцій на підставі такого документу. При цьому при вирішенні податкових спорів суд ураховує презумпцію добросовісності платника податків, за якою передбачається економічна виправданість дій платника, що мають своїм наслідком отримання податкової вигоди та достовірність у бухгалтерській та податковій звітності платника».

По-п’яте, навіть ДФС у своєму листі від 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15 погоджувалася з тим, що електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку саму юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.

Дуже часто як один із аргументів обов’язкового письмового узгодження умов щодо ЕДО між контрагентами наводять ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу (далі – ЦК), відповідно до якої

«використання при вчиненні правочинів <> електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами».

Виходить, що, оскільки обов’язковим елементом е-документа є електронний підпис, умова щодо можливості його застосування має бути закріплена сторонами попередньо в письмовому вигляді. 

Як заперечення цьому твердженню, зазначимо, що відповідно до ч. 4 ст. 18 Закону № 2155 кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП) має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Електронний підпис чи печатка не можуть бути визнані недійсними та позбавлені можливості розглядатися як доказ у судових справах лише на тій підставі, що вони мають електронний вигляд або не відповідають вимогам до КЕП чи печатки (ч. 3 ст. 18 Закону № 2155).

Крім того, у ч. 3 ст. 207 ЦК зазначається про можливість використання електронного підпису у випадках, установлених законом. А про таку законодавчу можливість якраз і йшлося вище.

Вищенаведене нормативне обґрунтування дає підстави для висновку, що е-документ, складений та підписаний сторонами відповідно до законодавства про електронні документи та ЕДО, матиме юридичну силу та буде правомірним навіть у разі, якщо договір, укладений між сторонами, не містить прямої умови про застосування ЕДО

 Головне – щоб такий договір прямо не передбачав протилежного, а саме що належним доказом здійснення господарської операції між сторонами є первинні документи, складені в паперовому вигляді. От за такого формулювання сторонам, дійсно, потрібно внести зміни до договору, якщо вони бажають підтвердити здійснення господарської операції електронними документами. Інакше їм буде важко протистояти податківцям у разі заперечення останніми дійсності е-документів як доказів здійснення господарської операції. 

 Тут доречним буде зауважити, що паперова та письмова форма документів – це абсолютно різні поняття. Адже ЦК до письмової форми правочинів відносить, у тому числі, й електронну (ч. 1 ст. 205, ч. 1 ст. 207, абзац другий ч. 2 ст. 639 ЦК). Натомість паперова – це протилежність електронної форми.

Тому якщо з договору випливає, що первинні документи складаються сторонами у письмовій формі, уносити зміни до такого договору не обов’язково, оскільки під цим розуміється і електронна первинка.

Чи може контрагент відмовити у прийнятті саме електронних первинних документів і вимагати паперові?

Законодавство України не передбачає випадків обов’язковості (у силу закону) ведення ЕДО між суб’єктами приватного права. Тут діє принцип свободи договору (визначений у статтях 3, 6, 627 ЦК), який передбачає, що сторони є вільними в укладенні договору, виборі контрагента та визначенні умов договору. 

 Тому, якщо договором не закріплено обов’язковості ЕДО між сторонами, контрагент вправі не прийняти направлений йому е-документ та наполягати на оформленні саме паперового первинного документа

Керуючись тим же принципом свободи договору, контрагента не можна й змусити користуватися певним сервісом для обміну е-документами (Вчасно, М.Е.Dос тощо), адже ці відносини характеризуються рівністю прав. 

Отже, сторони мають досягти згоди про обов’язковість ЕДО, а також за потреби – про деталі його здійснення (конкретні строки вчинення певних дій, конкретна платформа для обміну е-документами, порядок внесення змін/виправлень до е-документів тощо). А зробити це вони можуть шляхом підписання одного документа (господарського договору, додаткової угоди до такого договору) або кількох документів (у т. ч. електронних); шляхом обміну паперовими листами, телеграмами або надсилання відповідних повідомлень через інформаційно-телекомунікаційну систему тощо.

Головне – щоб ця домовленість була конкретною та її умови сторони розуміли однаково. 

Додамо: е-документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього е-документа, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами ЕДО.

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами ЕДО не визначено порядку підтвердження факту одержання е-документа, таке підтвердження може бути здійснене в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження має містити дані про факт і час одержання е-документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього е-документа вважається, що е-документ не одержано адресатом (ст. 11 Закону № 851).

Тобто, якщо не домовитеся з контрагентом, він може стверджувати на підставі цієї норми ст. 11 Закону № 851, що не одержував первинного документа від вашого підприємства.

Як внести зміни до договору для урегулювання питання обміну електронними первинними документами з контрагентом?

Порядок зміни господарських договорів регулює ст. 188 Господарського кодексу України. Нею передбачено такий алгоритм дій:

1. Надсилання зацікавленою стороною іншій стороні пропозиції про зміну договору. До листа-пропозиції варто додати два екземпляри додаткової угоди про внесення конкретних змін до договору, які ініціатор має підписати і скріпити печаткою (за наявності). Повідомлення та додані документи найоптимальніше направити цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Якщо під час війни такої можливості немає, повідомлення та додаткову угоду варто направити засобами електронного зв’язку з підписанням їх КЕП. 

 2. Розгляд іншою стороною пропозиції про зміну договору протягом 20 днів з моменту отримання та направлення в цей самий строк повідомлення про результати її розгляду

Якщо отримувач пропозиції щодо зміни умов договору:

  • погоджується із запропонованими змінами – він підписує два екземпляри додаткової угоди та направляє один екземпляр ініціатору змін (направлення та підпис – так само, які і в попередньому пункті); 
  • не проти внести зміни до договору, але не згоден із пропонованими умовами (наприклад, погоджується на ЕДО, але, наприклад, хоче працювати через іншу платформу) – він може направити нову редакцію додаткової угоди з бажаними змінами або підписати отриману додаткову угоду, додавши до неї протокол розбіжностей та зазначивши про направлення такого протоколу на додатковій угоді; 
  • не бажає впроваджувати ЕДО взагалі, він повідомляє про це ініціатора у відповідному листі.

3. Розгляд ініціатором змін документів, направлених іншою стороною (нової редакції додаткової угоди, протоколу розбіжностей тощо). Умови розгляду – аналогічні попередньому пункту. 

Договір вважається зміненим з дати досягнення сторонами згоди про зміну його умов. 

У разі якщо сторони не досягли згоди щодо зміни договору або в разі неодержання зацікавленою стороною відповіді в установлений строк з урахуванням часу поштового обігу, остання має право передати спір на вирішення суду. 

Однак якщо обов’язковість унесення таких змін не передбачено самим договором, шанси отримати ініціатором змін позитивного рішення є мізерними. Адже тут знову вступає в дію принцип свободи договору. 

Якщо договір усе ж змінено судовим рішенням, договір вважається зміненим із дня набрання чинності таким рішенням, якщо іншого строку набрання чинності не встановлено цим рішенням суду.

Чи можна передбачити отримання первинних документів у електронному і паралельно – паперовому вигляді?

Це не заборонено чинним законодавством України, а значить – можливо. До того ж, згідно з ч. 3 ст. 7 Закону № 851 якщо автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами е-документ та документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Проте у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), після змін, внесених наказом Мін’юсту від 21.04.2022 № 1581/5, є заборони щодо надсилання / одночасного проходження одного й того самого документа в різних формах – паперовій та електронній (йдеться не про копії, а саме про оригінали).

Закон має вищу юридичну силу, тож створити ідентичні документи в електронному вигляді та на папері можна, а от одночасно провести – ні.

Зразок 

<…>

«Додаткова угода № ____ до договору поставки № _____ від ___________

 

м. Київ

«___» ________ 2022 року

__________________ «____________», іменоване надалі також «Постачальник», в особі __________________, яке__ діє на підставі Статуту, з однієї сторони, та

__________________ «____________», іменоване надалі також «Виконавець», в особі _________________, яке__ діє на підставі Статуту, з іншої сторони, надалі разом іменовані «Сторони», а кожна окремо – «Сторона», 

уклали цю додаткову угоду до договору № _____ від ___________ (далі – «Договір») щодо врегулювання відносин електронного документообігу про наведене нижче. 

1. Сторони узгодили такі визначення термінів, які вживаються за текстом цієї Додаткової угоди:

1.1. «М.Е.Dос» – це система електронного документообігу, яка працює з різними типами документів: звітами, податковими накладними, актами, договорами в електронному вигляді. У системі «М.Е.Dос» електронні документи стають оригіналами документів, завдяки використанню кваліфікованого електронного підпису. Це єдина платформа, що об’єднує сторони як учасників електронного документообігу та забезпечує єдиний стандарт обміну, перевірки, захисту та транспортування юридично значущих документів, підписаних кваліфікованим електронним підписом. 

1.2. Електронний документ (надалі – Е-документ) – вживається у значенні, наведеному у ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Сторони домовилися, що на виконання умов цієї Додаткової угоди застосовуватимуться такі види електронних документів: додаткові угоди, додатки до договору, заявки, специфікації, рахунки, рахунки-фактури, акти здавання-приймання, будь-які інші первинні бухгалтерські документи до Договору.

1.3. Кваліфікований електронний підпис (надалі – КЕП) вживається у значенні, наведеному в абзаці двадцять третьому ст. 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги».

2. Порядок формування електронних документів.

2.1. У частині, що не врегульована цією додатковою угодою, формування документів здійснюється на підставі Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про електронну комерцію» та прийнятих відповідно до них підзаконних нормативно-правових актів. 

2.2. Сторони домовилися про те, що, починаючи з ___ ___________2022, під час виконання умов Договору вони здійснюватимуть документообіг між собою лише з використанням системи «М.Е.Dос» (https://medoc.ua/). 

2.3. Сторони зобов’язуються до настання зазначеної в п. 2.2. цього Договору дати вжити всіх підготовчих та організаційних заходів для переходу на ЕДО, забезпечити виготовлення необхідних КЕП відповідальним працівникам. 

2.4. Кожна Сторона зобов’язана щоденно стежити за надходженням Е-документів та своєчасно здійснювати їх приймання, перевірку, підписання з використанням КЕП та повернення іншій Стороні. 

2.5. Сторона, яка здійснює надсилання Е-документа, вважається Стороною-відправником, а Сторона, яка здійснює отримання Е-документа, вважається Стороною-одержувачем. 

2.6. Підготовка Е-документів здійснюється відповідною Стороною і в строки, установлені умовами Договору. До моменту передачі іншій Стороні Сторона-відправник зобов’язана належним чином скласти новий та/або перевірити отриманий E-документ та підписати його з використанням КЕП. E-документи, які передаються, у всіх випадках підписуються з використанням КЕП відповідної Сторони. Перевірка факту підписання відповідною Стороною конкретного E-документа здійснюється Стороною-одержувачем.

2.7. E-документ, який підлягає підпису двома Сторонами, вважається підписаним і набирає чинності з моменту підписання з використанням КЕП Стороною-одержувачем E-документа, отриманого від Сторони-відправника з нанесеним нею КЕП. 

2.8. E-документ, який підлягає підпису двома Сторонами, вважається також підписаним і набирає чинності у разі, якщо він був підписаний КЕП Стороною-відправником та надісланий Стороні-одержувачу, проте протягом передбаченого Договором строку Сторона-одержувач не підписала такий E-документ та не надіслала Стороні-відправнику мотивованої відмови від підписання E-документа. Мотивована відмова від підписання E-документа може надсилатися через механізм відхилення E-документа з обов’язковим наданням коментарів про обґрунтовані причини відхилення.

2.9. У разі якщо Договором не встановлено строку підписання конкретного документа, такий строк становить 3 (три) робочих дні з дати надіслання E-документа.

2.10. Розірвання (скасування/анулювання) Е-документа, уже отриманого та прийнятого Стороною-одержувачем, здійснюється лише шляхом підписання Сторонами Акта про анулювання Е-документа. Зазначений Акт може складати будь-яка зі Сторін. 

2.11. Якщо під час звіряння Сторонами даних про підписання E-документів будуть виявлені розбіжності, то за замовчуванням застосовуватимуться такі умови чинності E-документів: 

а) юридичну силу матиме той E-документ, який був першим підписаний Сторонами з використанням КЕП (за наявності кількох різних E-документів); 

б) E-документ, який набув чинності, зберігає чинність до моменту його анулювання Сторонами згідно з п. 2.10 цієї Додаткової угоди;

в) пріоритетну юридичну силу матиме чинний E-документ за наявності однорідних/аналогічних за суттю документів, складених у паперовій формі, незалежно від дати їх оформлення; 

г) E-документ, підписаний Стороною-відправником з використанням КЕП і направлений Стороні-одержувачу, вважатиметься в будь-якому разі підписаним уповноваженим представником Сторони-відправника, у межах наданих повноважень, що не потребуватиме щоразу перевірки документів на представництво; 

е) КЕП за правовим статусом має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

2.12. Сторони домовилися, що підписані відповідно до цієї Додаткової угоди Е-документи мають юридичну силу, породжують відповідні права та обов’язки для Сторін та можуть бути подані до контролюючих органів, судових установ та будь-яких інших суб’єктів як належні, допустимі та достовірні докази. Підтвердження відправлення, отримання Е-документів у системі «М.Е.Dос» вважається легітимним підтвердженням фактичного приймання/передачі таких документів уповноваженими особами Сторін і не вимагає додаткового доказування. 

3. У разі неможливості виконання зобов’язань за цією Додатковою угодою Сторони негайно повідомляють про це одна одну. 

4. Ця Додаткова угода вважається укладеною й набирає чинності з моменту її підписання Сторонами.

5. Ця Додаткова угода укладена за повного розуміння Сторонами її умов та термінології у двох примірниках, які мають однакову юридичну силу, – по одному для кожної із Сторін.

<…>

Зразок_Додаткова угода.doc

Завантажити

Коментарі до матеріалу

Оформити передплату на розділ «Комерція»

Надійні рішення з бухобліку, податків та права

2592 грн. / рік

Купити

Кращі матеріали