Нюанси ведення обліку в електронній формі

Лист ДФС України

від 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15

«Щодо можливості ведення платниками податків виключно в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників»

Державна фіскальна служба України розглянула лист щодо можливості ведення платниками податків виключно в електронному вигляді документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, використання документів, створених в електронній формі, порядку використання електронного цифрового підпису, а також вимог до електронних документів та порядку їх зберігання, та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), повідомляє.

Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Пунктом 2 ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені цим пунктом. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Також п. 6.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, передбачено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Статтею 1 Закону України від 23 травня 2003 року № 852-IV «Про електронний цифровий підпис» визначено, що електронний цифровий підпис є різновидом електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Отже, електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.

При цьому слід зазначити, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації, підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (п. 6 ст. 9 Закону № 996).

Крім того, посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ст. 85 Кодексу).

Отже, платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів у електронному вигляді, зобов’язані при проведенні перевірок надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета перевірки.

При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Стосовно питання можливості використання цифрового підпису в окремих документах бухгалтерського обліку зазначаємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку (у тому числі документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку) та фінансової звітності здійснюється Міністерством фінансів України, яке затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (п. 2 ст. 6 Закону № 996).

Також зазначаємо, що використання цифрового підпису в таких документах як платіжні доручення, прибуткові (видаткові) касові ордери тощо, здійснюється з урахуванням нормативно-правових актів Національного банку України.