Укладаємо новий договір: спочатку перевіряємо контрагента!

Ревізія господарських договорів наприкінці року: поради юристів

Суть питання. Збираючись укласти господарський договір, сторони пред’являють одна одній певні документи. Але не завжди цієї інформацію достатньо для того, щоб відчувати себе в безпеці. Якщо правочин великий або значний, то перш ніж підписувати договір, варто навести довідки про контрагента, перевірити його благонадійність.

Про що стаття. Які саме документи має сенс вимагати в контрагента, де та яку інформацію про нього можна дізнатися самостійно, на що звернути особливу увагу при вивченні цієї інформації.

Обачність при укладенні господарських правочинів не повинна «образити» вашого контрагента. Будь-який суб’єкт господарювання піклується перш за все про свою фінансову безпеку. А якщо контрагент виявиться неблагонадійним, то це може призвести до серйозних фінансових втрат. Також певні ризики є і в плані оподаткування.

Тому перед підписанням договору з новим контрагентом радимо направити йому лист-запит із проханням надати інформацію про себе. Наприклад, формулювання може бути таке: «Для розгляду можливості укладення договору з вашим підприємством просимо надати нам копїі таких документів: ...» – і далі навести перелік документів.

Які документи потрібно запитати в контрагента?

При підписанні нового договору ви часто ставите собі запитання, які саме документи вам необхідно запитати в контрагента. Проте в законодавстві ви не знайдете конкретного переліку документів, які знадобляться в тій або іншій ситуації. Тому у своїх рекомендаціях ми виходитимемо з практики, що склалася, і наявних норм законодавства.

Реєстраційний документ

Перш за все вам треба переконатися в тому, що потенціальний партнер працює легально. Тобто потрібний документ, що підтверджує його статус суб’єкта господарювання (юрособи або фізособи-підприємця). Таким документом відповідно до Закону від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань» (далі – Закон № 755) є:

• або виписка з Єдиного державного реєстру (далі – ЄДР) (п. 1 ч. 1 ст. 1, ч. 2 ст. 25);
• або витяг з ЄДР (п. 2 ч. 1 ст. 1, ст. 11).

Ці документи можуть бути як у паперовій, так і в електронній формі, а видаються вони відповідно до Порядку, затвердженого наказом Мін’юсту від 10.06.2016 № 1657/5.

На що звернути увагу в цьому документі?

У документі (виписці або витягу), пред’явленому вам контрагентом, зверніть увагу:

• на дату держреєстрації (як давно зареєстрований);
• види діяльності (чи є в переліку той вид діяльності, за яким ви маєте намір укласти договір);
• осіб, які мають право провадити юридичні дії від імені юрособи без довіреності (як правило, це керівник підприємства). Також стосовно таких осіб можуть бути встановлені певні обмеження на здійснення правочинів (наприклад, не більше від певної суми) – це може бути зазначено в документі. І якщо у вас правочин на більшу суму, то прослідкуєте, щоб договір підписав представник контрагента, у якого точно є на це право. Також ви знатимете, чи потрібно вимагати в підписанта довіреність.

Установчі документи

Якщо ваш контрагент – юрособа, то не зайвим буде вивчити його установчі документи. Найважливіше, на що варто звернути увагу: повноваження осіб, які мають право провадити юридичні дії від імені юрособи без довіреності (це особи, які зазначені у витягу з ЄДР).

Також в установчих документах можуть бути встановлені обмеження щодо суми операцій. Наприклад, у статуті ТОВ може бути зазначено, що коли укладається договір на суму понад 500 000 грн, то директор не має права підписати такий договір без схвалення найвищого органу підприємства – загальних зборів учасників. У цьому випадку, якщо ваш договір перевищує зазначену у статуті суму, вимагайте в контрагента документ, що підтверджує таке схвалення (протокол загальних зборів учасника).

Довіреність від контрагента-юрособи

Припустимо, договір від імені контрагента підписуватиме керівник підприємства, уповноважений на це установчими документами. І ви вже знаєте, хто зазначений в ЄДР як керівник, оскільки ознайомилися з випискою з ЄДР. Тоді вам достатньо перевірити документи, що посвідчують особу (наприклад, паспорт), щоб переконатися, що перед вами саме та особа, яка зазначена в ЄДР.

Але на практиці договір часто підписує не сам керівник, а уповноважена ним особа (це не заборонено законодавством). У такому разі вам потрібно буде переконатися, що в цієї особи достатньо повноважень на підписання договору. Отже, представник має пред’явити вам не тільки паспорт, але й належним чином оформлену довіреність.

Складається довіреність у довільній формі, але при цьому має містити всі необхідні реквізити.

Вивчаючи довіреність, пред’явлену контрагентом, зверніть увагу на такі моменти:

• дата видачі (відсутність цього реквізиту тягне за собою недійсність документа – ч. 3 ст. 247 ЦК);
• обсяг повноважень (нерідко довіреність видається на підписання одного виду договору, а представник збирається підписати зовсім інший);
• строк дії довіреності (а раптом довіреність прострочена?);
• форма довіреності (довіреність має бути складена в тій самій формі, що й договір. Так, довіреність на підписання договорів, що підлягають нотаріальному посвідченню, теж має бути посвідчена нотаріусом (ч. 1 ст. 245 ЦК).

Довіреність від контрагента-підприємця

Буває, що договір підписує не сам підприємець, а уповноважена ним особа. Це не заборонено законодавством. Але в такому разі підприємець має оформити на уповноважену особу довіреність на право підписання договорів – і така довіреність має бути нотаріально посвідчена!

У самій довіреності необхідно зазначити дату й місце її складання, П. І. Б., місце проживання представника та особи, яку він представляє (у нашому випадку – фізособа-підприємець), податковий номер, а також перелік повноважень (які саме договори представник може підписувати).

У запиті заявник має зазначити дані про себе (найменування підприємства або П. І. Б., контактні дані), а також дані для пошуку (серію і номер довіреності, реєстраційний номер довіреності в ЄРД або дані про особу, яка видала довіреність, або представника, якому видано довіреність).

Перевіряти дійсність довіреності має сенс при укладенні великих правочинів, коли визнання договору недійсним може мати значні наслідки.

Ліцензії та інші дозвільні документи

Якщо предметом договору є діяльність, що підлягає ліцензуванню, попросіть контрагента пред’явити відповідну ліцензію. Перелік видів діяльності, що підлягають ліцензуванню, можна знайти у ст. 7 Закону від 02.03.2015 № 222-VIII «Про ліцензування видів господарської діяльності» (далі – Закон № 222).

Крім того, залежно від конкретної ситуації у вашого контрагента можуть бути ті або інші дозвільні документи, які він має вам пред’явити. Наприклад, ваш контрагент проводитиме професійну оцінку вашого майна. У цьому випадку в нього має бути сертифікат суб’єкта оцінної діяльності відповідно до вимог ст. 18 Закону від 12.07.2001 № 2658-III «Про оцінку майна, майнових прав і професійну оцінну діяльність в Україні». Він має пред’явити вам цей сертифікат.

Якщо контрагент – ТОВ або ТДВ (нюанси значних правочинів)

Якщо вашим контрагентом є ТОВ або ТДВ, а сума договору – чималенька, не забувайте про правила укладення значних правочинів із такими юрособами. Ці правила встановлено Законом від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою і додатковою відповідальністю» (далі – Закон № 2275).

Отже, спочатку ви повинні зрозуміти, чи є правочин, який ви збираєтеся оформити, значним для контрагента. Для цього попросіть його пред’явити вам останню затверджену фінзвітність. Порівняйте вартість чистих активів товариства, зазначених у звітності, із сумою вашого договору. Якщо ви побачите, що правочин:

• не є значним для вашого контрагента – то все гаразд, можна укладати договір без схвалення «зверху»;
• є значним – тоді контрагент має надати вам рішення загальних зборів учасників товариства про схвалення цього договору (або ж положення статуту, яке передбачає інший порядок схвалення таких операцій). І тоді дійте відповідно до правил, закріплених у статуті контрагента.

Якщо контрагент – підприємець (податкові нюанси)

Якщо договором передбачено, що ви виплачуватимете доходи фізособі-підприємцеві, заздалегідь подумайте про те, як спростити собі оподаткування. Щоб не обкладати суму цих доходів ПДФО, військовим збором (далі – ВЗ) та ЄСВ, потрібно знати вимоги податкового законодавства.

ПДФО та ВЗ. Податковий кодекс (далі – ПК) передбачає що при виплаті доходу підприємцеві покупець (замовник робіт, послуг) може не нараховувати (не утримувати) ПДФО та ВЗ, якщо виконавець надасть копію документа, що підтверджує його підприємницький статус. Такі правила наведені в таких нормах ПК:

• у п. 177.8 – для виплат підприємцям-загально­системникам;
• пп. 165.1.36, п. 297.1 – для виплат підприємцям-єдинникам;
• п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ – стосовно ВЗ.

ЄСВ. Правила звільнення доходів підприємця від обкладення ЄСВ наведено в п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону від 08.07.2010 № 2464-VI. Згідно із цією нормою не підлягають обкладенню ЄСВ доходи, що виплачуються підприємцеві, якщо роботи, що виконуються ним (послуги, що надаються) відповідають видам діяльності, зазначеним у відомостях про цього підприємця в ЄДР.

Документи, що підтверджують права на предмет договору

Будьте пильні, якщо предметом договору виступають автомобілі, об’єкти нерухомості, земельні ділянки, права інтелектуальної власності, які ви збираєтеся придбати. Перш ніж укладати договір, варто переконатися в тому, що ваш контрагент дійсно є власником предмету договору. Для цього ви можете зажадати від нього відповідне реєстраційне свідоцтво, виписку з реєстру тощо.

Як самостійно перевірити інформацію про майбутнього контрагента?

Розглянемо докладніше, які зараз є можливості для пошуку потрібної інформації.

Відомості з ЄДР

Інформацію з ЄДР можна отримати безплатно, скориставшися послугами «Кабінету електронних сервісів» на сайті Мін’юсту. Для цього потрібно зайти до розділу «Єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» до вкладки «Виконати безкоштовний запит на отримання відомостей».

Для отримання інформації про юрособу, що цікавить вас, необхідно ввести в пошукові вікна або код ЄДРПОУ або ж повне/скорочене найменування. Якщо йдеться про контрагента-підприємця, тоді треба ввести в пошукове вікно ІПН фізособи або її П. І. Б.

З отриманої за таким запитом інформації ви зможете дізнатися всі основні дані, які можуть бути корисні при укладенні госпдоговору, зокрема:

• розмір статутного капіталу юрособи;
• місцезнаходження;
• види діяльності;
• засновники юрособи;
• керівник юрособи;
• дані про те, чи не перебуває юрособа у процесі припинення.

Податковий статус контрагента

Інформацію про податковий статус вашого контрагента ви можете дізнатися на сайті ДПС в Електронному кабінеті, у розділі «Реєстри». У відповідному реєстрі потрібно ввести в пошукові вікна або податковий номер контрагента, або найменування юрособи/П. І. Б. фізособи.

Так, ви можете дізнатися:

• чи перебуває контрагент на обліку в органі ДПС, а також чи є у нього на поточну дату податковий борг – у розділі «Інформація про бізнес-партнера»;
• чи є контрагент платником ПДВ, єдиного податку, акцизного податку, має чи ні статус неприбуткового;
• скільки у нього зареєстрованих РРО, зареєстрованих акцизних складів тощо.

Ліцензії та дозвільні документи

На сьогодні немає єдиного порталу, на якому були б зібрані дані про всі видані ліцензії незалежно від виду діяльності. Проте в перспективі такий сервіс буде.

А поки що інформацію про видані ліцензії можна знайти на відповідних офіційних сайтах органів ліцензування, наприклад:

• відомості про ліцензії на медичну практику – на сайті МОЗ;
• інформацію про ліцензії на охоронну діяльність – на сайті МВС;
• Ліцензійний реєстр чинних ліцензій на роздрібну торгівлю алкогольними напоями, тютюновими виробами і рідинами, що використовуються в електронних сигаретах, – на сайті ДПС у розділі «Реєстри». Там же є й інші реєстри ліцензій, які видають органи ДПС.

Як правило, інформація про інші дозвільні документи теж є в загальнодоступних джерелах, і знайти її можна на офіційних сайтах держорганів. Наприклад, інформація про видані сертифікати суб’єктів оцінної діяльності є на сайті Фонду держмайна.

Інформація про судові спори

Іноді інформація про судові спори контрагента може досить красномовно його охарактеризувати, а отже, допоможе прийняти правильне рішення щодо того, чи варто вступати у договірні відносини з такою особою.

Таку інформацію досить просто отримати, скориставшись Єдиним державним реєстром судових рішень. У пошукове вікно цього реєстру «Пошук за контекстом» введіть найменування підприємства, яке вас цікавить, і ви зможете ознайомитися з переліком судових рішень, де фігурує найменування цього підприємства, а також із текстом цих судових рішень.