Заключаем новый договор: сначала проверяем контрагента!

Ревизия хозяйственных договоров в конце года: советы юристов

Суть вопроса. Собираясь заключить хозяйственный договор, стороны предъявляют друг другу определенные документы. Но не всегда этой информации достаточно для того, чтобы чувствовать себя в безопасности. Если сделка крупная или значительная, то прежде чем подписывать договор, стоит навести справки о контрагенте, проверить его благонадежность.

О чем статья. Какие именно документы имеет смысл потребовать у контрагента, где и какую информацию о нем можно узнать самостоятельно, на что обратить особое внимание при изучении этой информации.

Осмотрительность при заключении хозяйственных сделок не должна «обидеть» вашего контрагента. Любой субъект хозяйствования заботится прежде всего о своей финансовой безопасности. А если контрагент окажется неблагонадежным, то это может привести к серьезным финансовым потерям. Также определенные риски есть и в плане налогообложения.

Поэтому перед подписанием договора с новым контрагентом советуем направить ему письмо-запрос с просьбой предоставить информацию о себе. Например, формулировка может быть такой: «Для розгляду можливості укладення договору з вашим підприємством просимо надати нам копїі таких документів: ...» – и дальше привести перечень документов.

Какие документы нужно потребовать у контрагента?

При подписании нового договора вы часто задаетесь вопросом, какие именно документы вам необходимо запросить у контрагента. Однако в законодательстве вы не найдете конкретного перечня документов, которые понадобятся в той или иной ситуации. Поэтому в своих рекомендациях мы будем исходить из сложившейся практики и имеющихся норм законодательства.

Регистрационный документ

Прежде всего вам надо убедиться в том, что потенциальний партнер работает легально. То есть нужен документ, подтверждающий его статус субъекта хозяйствования (юрлица или физлица-предпринимателя). Таким документом в соответствии с Законом от 15.05.2003 № 755-IV «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований» (далее – Закон № 755) является:

• либо выписка из Единого государственного реестра (далее – ЕГР) (п. 1 ч. 1 ст. 1, ч. 2 ст. 25),
• либо извлечение из ЕГР (п. 2 ч. 1 ст. 1, ст. 11).

Эти документы могут быть как в бумажной, так и в электронной форме, а выдаются они в соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минюста от 10.06.2016 № 1657/5.

На что обратить внимание в этом документе?

В документе (выписке или извлечении), предъявленном вам контрагентом, обратите внимание:

• на дату госрегистрации (как давно зарегистрирован);
• виды деятельности (имеется ли в перечне тот вид деятельности, по которому вы намерены заключить договор);
• лиц, которые имеют право совершать юридические действия от имени юрлица без доверенности (как правило, это руководитель предприятия). Также в отношении таких лиц могут быть установлены определенные ограничения на совершение сделок (например, не более определенной суммы) – это может быть указано в документе. И если у вас сделка на более крупную сумму, то проследите, чтобы договор подписал представитель контрагента, у которого точно есть на это право. Также вы будете знать, нужно ли требовать у подписанта доверенность.

Учредительные документы

Если ваш контрагент – юрлицо, то не лишним будет изучить его учредительные документы. Самое важное, на что стоит обратить внимание: полномочия лиц, которые имеют право совершать юридические действия от имени юрлица без доверенности (это лица, которые указаны в извлечении из ЕГР).

Также в учредительных документах могут быть установлены ограничения по сумме сделок. Например, в уставе ООО может быть указано, что если заключается договор на сумму свыше 500 000 грн, то директор не вправе подписать такой договор без одобрения высшего органа предприятия – общего собрания участников. В этом случае, если ваш договор превышает обозначенную в уставе сумму, требуйте у контрагента документ, подтверждающий такое одобрение (протокол общего собрания участника).

Доверенность от контрагента-юрлица

Допустим, договор от имени контрагента будет подписывать руководитель предприятия, уполномоченный на это учредительными документами. И вы уже знаете, кто указан в ЕГР в качестве руководителя, поскольку ознакомились с выпиской из ЕГР. Тогда вам достаточно проверить документы, удостоверяющие личность (например, паспорт), чтобы убедиться, что перед вами именно то лицо, которое указано в ЕГР.

Но на практике договор зачастую подписывает не сам руководитель, а уполномоченное им лицо (это не запрещено законодательством). В таком случае вам нужно будет убедиться, что у этого лица достаточно полномочий на подписание данного договора. Значит, представитель должен предъявить вам не только паспорт, но и надлежащим образом оформленную доверенность.

Составляется доверенность в произвольной форме, но при этом должна содержать все необходимые реквизиты.

Изучая доверенность, предъявленную контрагентом, обратите внимание на следующие моменты:

• дата выдачи (отсутствие этого реквизита влечет за собой недействительность документа – ч. 3 ст. 247 ГК);
• объем полномочий (нередко доверенность выдается на подписание одного вид договора, а представитель собирается подписать совсем другой);
• срок действия доверенности (а вдруг доверенность просрочена?);
• форма доверенности (доверенность должна быть составлена в той же форме, что и договор. Так, доверенность на подписание договоров, подлежащих нотариальному удостоверению, тоже должна быть удостоверена нотариусом (ч. 1 ст. 245 ГК).

Доверенность от контрагента-предпринимателя

Бывает, что договор подписывает не сам предприниматель, а уполномоченное им лицо. Это не запрещено законодательством. Но в таком случае предприниматель должен оформить на уполномоченное лицо доверенность на право подписания договоров – и такая доверенность должна быть нотариально удостоверена!

В самой доверенности необходимо указать дату и место ее составления, Ф. И. О., место жительства представителя и лица, которое он представляет (в нашем случае – физлицо-предприниматель), налоговый номер, а также перечень полномочий (какие именно договоры представитель может подписывать).

В запросе заявитель должен указать данные о себе (наименование предприятия или Ф. И. О., контактные данные), а также данные для поиска (серию и номер доверенности, регистрационный номер доверенности в ЕРД либо данные о лице, выдавшем доверенность, или представителе, которому выдана доверенность).

Проверять действительность доверенностей имеет смысл при заключении крупных сделок, когда признание договора недействительным может иметь значительные последствия.

Лицензии и другие разрешительные документы

Если предметом договора является деятельность, подлежащая лицензированию, попросите контрагента предъявить соответствующую лицензию. Перечень видов деятельности, подлежащих лицензированию, можно найти в ст. 7 Закона от 02.03.2015 № 222-VIII «О лицензировании видов хозяйственной деятельности» (далее – Закон № 222).

Кроме того, в зависимости от конкретной ситуации у вашего контрагента могут быть те или иные разрешительные документы, которые он должен вам предъявить. Например, ваш контрагент будет производить профессиональную оценку вашего имущества. В этом случае у него должен быть сертификат субъекта оценочной деятельности в соответствии с требованиями ст. 18 Закона от 12.07.2001 № 2658-III «Об оценке имущества, имущественных прав и профессиональной оценочной деятельности в Украине». Он должен предъявить вам этот сертификат.

Если контрагент – ООО или ОДО (нюансы значительных сделок)

Если вашим контрагентом является ООО или ОДО, а сумма договора – немаленькая, не забывайте о правилах заключения значительных сделок с такими юрлицами. Эти правила установлены Законом от 06.02.2018 № 2275-VIII «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» (далее – Закон № 2275).

Итак, сначала вы должны понять, является ли сделка, которую вы собираетесь оформить, значительной для контрагента. Для этого попросите его предъявить вам последнюю утвержденную финотчетность. Сравните стоимость чистых активов общества, указанных в отчетности, с суммой вашего договора. Если вы увидете, что сделка:

• не является значительной для вашего контрагента – то все в порядке, можно заключать договор без одобрения «свыше»;
• является значительной – тогда контрагент должен предоставить вам решение общего собрания участников общества об одобрении данного договора (или же положение устава, которое предусматривает иной порядок одобрения таких сделок). И тогда действуйте в соответствии с правилами, закрепленными в уставе контрагента.

Если контрагент – предприниматель (налоговые нюансы)

Если договором предусмотрено, что вы будете выплачивать доходы физлицу-предпринимателю, заранее подумайте о том, как упростить себе налогообложение. Чтобы не облагать сумму этих доходов НДФЛ, военным сбором (далее – ВС) и ЕСВ, нужно знать требования налогового законодательства.

НДФЛ и ВС. Налоговый кодекс (далее – НК) предусматривает что при выплате дохода предпринимателю покупатель (заказчик работ, услуг) может не начислять (не удерживать) НДФЛ и ВС, если исполнитель представит копию документа, подтверждающего его предпринимательский статус. Такие правила приведены в следующих нормах НК:

• в п. 177.8 – для выплат предпринимателям-общесистемщикам;
• пп. 165.1.36, п. 297.1 – для выплат предприни­мателям-единщикам;
• п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ – в отношении ВС.

ЕСВ. Правила освобождения доходов предпринимателя от обложения ЕСВ приведены в п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона от 08.07.2010 № 2464-VI. Согласно этой норме, не подлежат обложению ЕСВ доходы, выплачиваемые предпринимателю, если выполняемые им работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в сведениях об этом предпринимателе в ЕГР.

Документы, подтверждающие права на предмет договора

Будьте бдительны, если предметом договора выступают автомобили, объекты недвижимости, земельные участки, права интеллектуальной собственности, которые вы собираетесь приобрести. Прежде чем заключать договор, стоит убедиться в том, что ваш контрагент действительно является собственником предмета договора. Для этого вы можете потребовать у него соответствующее регистрационное свидетельство, выписку из реестра и т. д.

Как самостоятельно проверить информацию о будущем контрагенте?

Рассмотрим подробнее, какие сейчас есть возможности для поиска нужной информации.

Сведения из ЕГР

Информацию из ЕГР можно получить бесплатно, воспользовавшись услугами «Кабинета электронных сервисов» на сайте Минюста. Для этого нужно зайти в раздел «Єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» во вкладку «Виконати безкоштовний запит на отримання відомостей».

Для получения информации об интересующем вас юрлице необходимо ввести в поисковые окна либо код ЕГРПОУ либо же полное/сокращенное наименование. Если речь идет о контрагенте-предпринимателе, тогда надо ввести в поисковое окно ИНН физлица либо его Ф. И. О.

Из полученной по такому запросу информации вы сможете узнать все основные данные, которые могут быть полезны при заключении хоздоговора, в частности:

• размер уставного капитала юрлица;
• местонахождение;
• виды деятельности;
• учредители юрлица;
• руководитель юрлица;
• данные о том, не находится ли юрлицо в процессе прекращения.

Налоговый статус контрагента

Информацию о налоговом статусе вашего контрагента вы можете узнать на сайте ГНС в Электронном кабинете, в разделе «Реестры». В соответствующем реестре нужно ввести в поисковые окна либо налоговый номер контрагента, либо наименование юрлица/Ф. И. О. физлица.

Так, вы можете узнать:

• состоит ли контрагент на учете в органе ГНС, а также есть ли у него на текущую дату налоговый долг – в разделе «Информация о бизнес-партнере»;
• является ли контрагент плательщиком НДС, единого налога, акцизного налога, имеет или нет статус неприбыльного;
• сколько у него зарегистрированных РРО, зарегистрированных акцизных складов и т. д.

Лицензии и разрешительные документы

На сегодня нет единого портала, на котором были бы собраны данные обо всех выданных лицензиях независимо от вида деятельности. Однако в перспективе такой сервис будет.

А пока информацию о выданных лицензиях можно найти на соответствующих официальных сайтах органов лицензирования, например:

• сведения о лицензиях на медицинскую практику – на сайте Минздрава;
• информацию о лицензиях на охранную деятельность – на сайте МВД;
• Лицензионный реестр действующих лицензий на розничную торговлю алкогольными напитками, табачными изделиями и жидкостями, используемыми в электронных сигаретах – на сайте ГНС в разделе «Реестры». Там же есть и другие реестры лицензий, которые выдают органы ГНС.

Как правило, информация о других разрешительных документах тоже имеется в общедоступных источниках, и найти ее можно на официальных сайтах госорганов. Например, информация о выданных сертификатах субъектов оценочной деятельности есть на сайте Фонда госимущества.

Информация о судебных спорах

Иногда информация о судебных спорах контрагента может достаточно красноречиво его охарактеризовать, а значит, поможет принять правильное решение относительно того, стоит ли вступать в договорные отношения с таким лицом.

Такую информацию достаточно просто получить, воспользовавшись Единым государственным реестром судебных решений. В поисковое окно этого реестра «Пошук за контекстом» введите наименование предприятия, которое вас интересует, и вы сможете ознакомиться с перечнем судебных решений, где фигурирует наименование этого предприятия, а также с текстом этих судебных решений.