Укладаємо ідеальний госпдоговір: алгоритм дій
Господарський договір – це документ, що не тільки підтверджує ту або іншу госпоперацію, але й дозволяє захистити інтереси підприємства у випадку виникнення спору з контрагентом або контролюючими органами. Тому при складанні та підписанні договору потрібно врахувати досить багато аспектів як із точки зору законодавства, що регламентує договірні відносини, так і з точки зору оподаткування. Адже помилки в цій справі можуть дорого коштувати суб’єктові господарювання: втрати у вигляді штрафних санкцій із боку контрагента за невиконання договірних умов або фінансових санкцій, застосовуваних контролюючими органами. Єдиного нормативного документа, який би послідовно прописував усі ці моменти, немає. Тому, виходячи із практики, у консультації узагальнимо наявну інформацію, щоб спростити процедуру складання та укладення госпдоговорів.
Що потрібно врахувати, підписуючи госпдоговір
Процедура підписання договору може проходити по-різному: іноді контрагент надсилає вам проєкт договору, а ви повинні уважно його вичитати й засвідчити підписом, або навпаки – ви складаєте проєкт договору, ураховуючи при цьому всі важливі нюанси, а потім відправляєте його на підпис вашому контрагентові. Але й у тому, і в іншому випадку важливо виконати ряд дій, перевірити договір на наявність необхідних умов, постаратися позбутися неприйнятних для вас умов і тільки потім ставити підпис на договорі.
Покажемо для зручності в таблиці, на що потрібно звернути увагу, складаючи проєкт договору або вичитуючи поданий контрагентом договір. Зрозуміло, якщо у вас із контрагентом тривалі та постійні договірні відносини.
Пам’ятка суб’єктові господарювання щодо укладення госпдоговору
|
№ |
Найменування |
Пояснення та коментарі |
|
1 |
2 |
3 |
|
1 |
Збираємо |
Слід зібрати необхідну інформацію про контрагента: – дані з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР); – відомості про контрагента як платника податків, розміщені на сайті ДПС; – відомості про судові спори в ЄДРСР; – наявність ліцензій і дозвільних документів. За підсумками цього етапу можна зробити висновок, чи варто укладати договір із даним контрагентом. Також треба перевірити повноваження осіб, які підписують договір від імені контрагента. Докладніше про збирання та перевірку інформації про контрагента див. «Збираємо відомості про потенційного контрагента: поради юриста» |
|
2 |
З’ясовуємо, до якого виду договору відноситься договір, що укладається, і якими нормами регламентуються дані відносини |
Щоб правильно скласти договір, спочатку потрібно визначити, до якого виду він відноситься та якими нормами законодавства керуватися в даному випадку. Найчастіше сторони взагалі не вказують назву договору або наводять назву, з якої важко визначити вид договору (наприклад, «Договір про співпрацю»). Однак при цьому не важливо, як ви назвали договір, важлива суть операцій, передбачених цим договором (тут діє принцип превалювання сутності над формою). Також слід пам’ятати, що при складанні госпдоговорів потрібно дотримуватися не тільки відповідних норм ЦК і ГК, але й положення спеціальних нормативних актів, наприклад при укладанні договору оренди землі – Закону від 06.10.98 р. № 161-XIV (далі - Закон № 161), договору фінлізингу – Закону від 16.12.97 р. № 723/97-ВР (далі - Закон № 723) |
|
3 |
Визначаємо, |
Дотримання форми договору – один із найважливіших аспектів його дійсності. Договір може бути укладений в усній або письмовій формі. Різновидом письмової форми є електронна форма. У випадках, передбачених законодавством, договори підлягають нотаріальному посвідченню. Наслідки недотримання форми договору такі: – недотримання вимоги про нотаріальне посвідчення договору спричиняє його нікчемність (ст. 220 ЦК); – недотримання сторонами письмової форми договору не спричиняє його недійсність, крім випадків, коли такий наслідок прямо передбачено законом (ст. 218 ЦК). Докладніше про форму договору див. «У якій формі потрібно укладати госпдоговір» |
|
4 |
Перевіряємо |
Будь-який договір, незалежно від його виду, повинен містити істотні умови. Адже договір уважається укладеним із моменту узгодження сторонами його істотних умов (ч. 2 ст. 180 ГК). Такі умови договору наведено в ст. 638 ЦК і ст. 180 ГК. Так, у будь-якому госпдоговорі повинні бути зазначені предмет, ціна та строк дії. Крім цих норм, при складанні госпдоговору потрібно керуватися спеціальними нормами, що регламентують конкретні правовідносини. Цими нормами також можуть бути передбачені істотні умови договору даного виду. Наприклад: – для договору оренди землі вони встановлені ст. 15 Закону № 161; – договору лізингу – ст. 6 Закону № 723; – договору страхування – ст. 16 Закону від 07.03.96 р. № 85/96-ВР. А відсутність у договорі тієї або іншої істотної умови може стати причиною спору, що стосується дійсності такого договору. Якщо договір містить додатки, перевірте, щоб у них було обов’язково зазначено, до якого договору цей додаток, а в самому тексті договору було згадування про ці додатки із зазначенням, що вони є невід’ємною частиною договору |
|
5 |
Визначаємося зі строками дії договору та строками, передбаченими умовами договору |
Строк дії договору – одна з його істотних умов. Зверніть особливу увагу на цю умову: чи підходить вам запропонований строк? Якщо не підходить, краще змінити його на етапі складання договору. Адже у випадку підписання договору змінити його буде проблематично. Також пам’ятайте про строки виконання зобов’язань, що прописуються в договорі, зокрема, строки оплати, строки постачання і т. д. Зважте, наскільки реально для вас виконати зобов’язання у встановлений строк. Якщо сумніваєтеся, краще змініть його, і це допоможе вам уникнути фінансових втрат (наприклад, штрафів або пені, передбачених договором за порушення договірних зобов’язань) |
|
6 |
Вивчаємо умови договору, що стосуються забезпечувальних заходів |
Щоб убезпечити себе від невиконання умов договору контрагентом, сторони включають до нього різні забезпечувальні заходи. Так, ст. 546 ЦК передбачені: неустойка, порука, застава, завдаток, гарантія та утримання. Можна вибрати один або одночасно декілька забезпечувальних заходів. Умови про такі заходи можна включити до договору або укласти окремий договір (наприклад, договір застави), указавши на це в основному договорі. Докладніше про неустойку, заставу та поруку див. «Неустойка в договорі: штраф і пеня», «Застава як спосіб забезпечення виконання госпдоговору», «Договір поруки: правовий аспект» |
|
7 |
Аналізуємо умови про відповідальність сторін |
Щоб сторони ефективно виконували визначені договором зобов’язання, бажано включити до нього стимулюючі заходи – відповідальність за порушення порядку виконання договірного зобов’язання у вигляді штрафу або пені. Причому відповідальність можна передбачати не тільки відносно основних зобов’язань (наприклад, за договором постачання – за несвоєчасне постачання та несвоєчасну оплату товару), але й за порушення додаткових зобов’язань (наприклад, несвоєчасне складання акта або іншого документа, складання якого передбачено договором) |
|
8 |
Вивчаємо умови, що стосуються порядку та строків розрахунків |
Цю умову варто вивчати разом із фінансовою або бухгалтерською службою підприємства, оскільки в подальшому при здійсненні госпоперацій за цим договором потрібно врахувати всі особливості оподаткування, виписки податкових накладних, обмеження готівкових розрахунків та інші питання. Проаналізуйте ці умови на предмет реальності виконання їх вашим підприємством, щоб убезпечити себе від штрафних санкцій із боку контрагентів |
|
9 |
Перевіряємо договір на наявність у ньому умов про складання первинних та інших документів, що супроводжують операції за даним договором |
Виконання операцій за госпдоговором неминуче спричиняє необхідність складання різних документів, що супроводжують ці операції. Найчастіше такі документи оформляються у двосторонньому порядку, наприклад, акти приймання-передачі виконаних робіт або наданих послуг. Тому в договорі важливо чітко прописати порядок і строки їх оформлення, щоб у подальшому не виникало проблем і спірних моментів. Якщо договором передбачено отримання товарів уповноваженими особами покупця (договір постачання, договір купівлі-продажу), не забудьте включити до нього умову про порядок оформлення довіреності на отримання ТМЦ. Законодавством форму такої довіреності наразі не затверджено, вона складається в довільній формі за правилами, установленими ст. 244–249 ЦК. У договорі можна прописати, які саме реквізити повинна містити ця довіреність або навести форму такої довіреності в додатку до договору |
Як бачимо, при складанні госпдоговору потрібно врахувати досить багато факторів. І якщо ви укладаєте серйозний правочин на велику суму, то в розробленні такого договору можуть брати участь відразу декілька служб підприємства: фінансова, юридична та ін. Тому треба правильно організувати процес підготовки договору до підписання й нічого при цьому не упустити. Розглянемо, як це краще зробити.
Як організувати договірну роботу на підприємстві
Якщо на підприємстві укладається багато договорів і в їх складанні бере участь декілька структурних підрозділів, то варто підготувати локальний акт, який буде регламентувати договірну роботу на підприємстві. Це може бути наказ по підприємству, у якому прописано всі необхідні питання, або внутрішнє положення, затверджене керівником підприємства.
Єдиного нормативного документа, який би регламентував питання організації договірної роботи на підприємстві, немає. Але є різні відомчі документи, відповідно до яких організується договірна робота в тих або інших галузях господарювання. Такі документи можна взяти за основу, розробляючи свій документ про договірну роботу. Наприклад, Порядок організації договірної роботи в Державному агентстві автомобільних доріг затверджено наказом Державтодору від 24.05.17 р. № 181.
Рекомендуємо в цьому документі прописати:
- порядок узгодження проєкту договору з різними службами підприємства (фінансовою, юридичною, виробничою і т. д.) і порядок його візування, а також строки проходження узгоджень;
- види договорів, при складанні яких використовуються розроблені на підприємстві шаблони договорів. Наприклад, якщо підприємство постійно поставляє продукцію й відносини з покупцями однотипні, є сенс створити єдиний шаблон договору постачання (урахувати в ньому всі специфічні моменти та практику співпраці з покупцями), який можна застосовувати постійно, уносячи до нього незначні зміни залежно від конкретної ситуації та побажань контрагента;
- перелік осіб, відповідальних за підготовку проєктів договорів та узгодження проєкту з усіма службами. Наприклад, відповідальними за підготовку можуть бути призначені менеджери, що займаються реалізацією товару (робіт, послуг). Саме ці особи будуть контролювати проходження проєктом договору всіх етапів узгодження й на підпис керівникові такий проєкт буде передаватися вже з візами всіх необхідних служб;
- можливість делегування керівником підприємства права підписання окремих видів договорів іншим посадовим особам. Тут же слід прописати, хто та в якому порядку оформляє довіреності на право підписання таких договорів;
- порядок реєстрації укладених договорів, а також порядок і місце їх зберігання.
Для чого візується договір і чи буде дійсним договір, не завізований головним бухгалтером?
Візування договорів – це внутрішня процедура документообігу, уведена суб’єктом господарювання. Як її організувати, суб’єкт господарювання вирішує сам. Можна взагалі не вводити цю процедуру, і тоді керівник (або особа, уповноважена підписувати даний договір) бере всю відповідальність за підписання договору на себе. Але ми ж розуміємо, що все знати неможливо, та й немає необхідності, якщо на підприємстві є співробітники, компетентні в тих або інших питаннях. А візи на договорі будуть підтверджувати, хто саме перевіряв даний проєкт договору на відповідність тим або іншим питанням.
Тому наявність або відсутність на договорі візи головного бухгалтера ні на що не впливає, важливо, щоб на договорі стояв підпис уповноваженої на підписання договору особи (керівник підприємства, що підписує договори на підставі установчих документів підприємства, або особа, яка вповноважена на підписання договору довіреністю керівника підприємства).
У якому порядку слід реєструвати договори?
Тут теж діє порядок, визначений документообігом на даному підприємстві. Слід призначити працівника (або службу), відповідального за реєстрацію договорів і ведення журналу реєстрації.
Журнал реєстрації договорів ведеться в довільній формі. Виходячи із практики до нього зазвичай включають:
- порядковий номер і дату укладення договору;
- найменування та місцезнаходження контрагента;
- предмет договору;
- строки виконання та дії договору;
- інформацію про доповнення та зміни до договору.
Багато підприємств ведуть журнал реєстрації договорів в електронному вигляді.
Висновки
При укладенні господарських договорів потрібно бути обачними та, перш ніж підписувати договір, проаналізувати інформацію про контрагента, уважно вивчити пропоновані умови договору та внести, за необхідності, свої пропозиції щодо їх зміни. Щоб максимально себе убезпечити, бажано, щоб підготовкою проєкту договору займалися служби (або фахівці), компетентні в даних питаннях (зокрема, фінансова та юридична). Для того щоб підписання госпдоговору не проходило хаотично, треба розробити та затвердити документ, що регламентує питання договірної роботи на підприємстві.
Коментарі до матеріалу