Заключаем идеальный хоздоговор: алгоритм действий

№
п/п

Наименование
действия

Пояснения и комментарии

1

2

3

1

Собираем и анализируем информацию о контрагенте

Следует собрать необходимую информацию о контрагенте:

– данные из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР);

– сведения о контрагенте как налогоплательщике, размещенные на сайте ГНС;

– сведения о судебных спорах в ЕГРСР;

– наличие лицензий и разрешительных документов.

По итогам этого этапа можно сделать вывод, стоит ли заключать договор с данным контрагентом.

Также надо проверить полномочия лиц, подписывающих договор от имени контрагента.

Подробнее о сборе и проверке информации о контрагенте см. «Собираем сведения о потенциальном контрагенте: советы юриста»

2

Выясняем, к какому виду договора относится заключаемый договор
и какими нормами регламентируются данные отношения

Чтобы правильно составить договор, сначала нужно определить, к какому виду он относится и какими нормами законодательства руководствоваться в данном случае. Зачастую стороны вообще не указывают название договора или приводят название, из которого трудно определить вид договора (например, «Договор о сотрудничестве»). Однако при этом не важно, как вы назвали договор, важна суть операций, предусмотренных этим договором (здесь действует принцип превалирования сущности над формой).

Также следует помнить, что при составлении хоздоговоров нужно соблюдать не только соответствующие нормы ГК и ХК, но и положения специальных нормативных актов, например, при заключении договора аренды земли – Закона от 06.10.98 г. № 161-XIV (далее - Закон № 161), договора финлизинга – Закона от 16.12.97 г. № 723/97-ВР (далее - Закон № 723)

3

Определяем, в какой форме должен быть заключен договор

Соблюдение формы договора – один из важнейших аспектов его действительности. Договор может быть заключен в устной или письменной форме. Разновидностью письменной формы является электронная форма. В случаях, предусмотренных законодательством, договоры подлежат нотариальному удостоверению.

Последствия несоблюдения формы договора таковы:

– несоблюдение требования о нотариальном удостоверении договора влечет за собой его ничтожность (ст. 220 ГК);

– несоблюдение сторонами письменной формы договора не влечет за собой его недействительность, кроме случаев, когда такое последствие прямо предусмотрено законом (ст. 218 ГК).

Подробнее о форме договора см. «В какой форме нужно заключать хоздоговор»

4

Проверяем наличие в договоре существенных условий

Любой договор, независимо от его вида, должен содержать существенные условия. Ведь договор считается заключенным с момента согласования сторонами его существенных условий (ч. 2 ст. 180 ХК). Такие условия договора приведены в ст. 638 ГК и ст. 180 ХК. Так, в любом хоздоговоре должны быть указаны предмет, цена и срок действия.

Помимо этих норм, при составлении хоздоговора нужно руководствоваться специальными нормами, регламентирующими конкретные правоотношения. Этими нормами также могут быть предусмотрены существенные условия договора данного вида. Например:

– для договора аренды земли они установлены ст. 15 Закона № 161;

– договора лизинга – ст. 6 Закона № 723;

– договора страхования – ст. 16 Закона от 07.03.96 г. № 85/96-ВР.

А отсутствие в договоре того или иного существенного условия может стать причиной спора, касающегося действительности такого договора.

Если договор содержит приложения, проверьте, чтобы в них было обязательно указано, к какому договору это приложение, а в самом тексте договора было упоминание об этих приложениях и указания, что они являются неотъемлемой частью договора

5

Определяемся со сроками действия договора и сроками, предусмотренными условиями договора

Срок действия договора – одно из его существенных условий. Обратите особое внимание на это условие: подходит ли вам предложенный срок? Если не подходит, лучше поменять его на этапе составления договора. Ведь в случае подписания договора изменить его будет проблематично.

Также помните о сроках исполнения обязательств, прописываемых в договоре, в частности, сроке оплаты, сроке поставки и т. д. Взвесьте, насколько реально для вас исполнить обязательства в установленный срок. Если сомневаетесь, лучше измените его, и это поможет вам избежать финансовых потерь (например, штрафов или пени, предусмотренных договором за нарушение договорных обязательств)

6

Изучаем условия договора, касающиеся обеспечительных мер

Чтобы обезопасить себя от невыполнения условий договора контрагентом, стороны включают в него разные обеспечительные меры. Так, ст. 546 ГК предусмотрены: неустойка, поручительство, залог, задаток, гарантия и удержание.

Можно выбрать одну или одновременно несколько обеспечительных мер. Условия о таких мерах можно включить в договор или заключить отдельный договор (например, договор залога), указав на это в основном договоре. Подробнее о неустойке, залоге и поручительстве см. «Неустойка в договоре: штраф и пеня», «Залог как способ обеспечения выполнения хоздоговора», «Договор поручительства: правовой аспект»

7

Анализируем условия об ответственности сторон

Чтобы стороны эффективно исполняли определенные договором обязательства, желательно включить в него стимулирующие меры – ответственность за нарушение порядка исполнения договорного обязательства в виде штрафа или пени. Причем ответственность можно предусматривать не только в отношении основных обязательств (например, по договору поставки – за несвоевременную поставку и несвоевременную оплату товара), но и за нарушение дополнительных обязательств (например, несвоевременное составление акта или другого документа, составление которого предусмотрено договором)

8

Изучаем условия, касающиеся порядка и сроков расчетов

Это условие стоит изучать вместе с финансовой или бухгалтерской службой предприятия, поскольку в дальнейшем при осуществлении хозопераций по этому договору нужно учесть все особенности налогообложения, выписки налоговых накладных, ограничения наличных расчетов и другие вопросы. Проанализируйте эти условия на предмет реальности выполнения их вашим предприятием, чтобы обезопасить себя от штрафных санкций со стороны контрагентов

9

Проверяем договор на наличие в нем условий о составлении первичных
и других документов, сопровождающих операции по данному договору

Выполнение операций по хоздоговору неизбежно влечет за собой необходимость составления различных документов, сопровождающих эти операции. Зачастую такие документы оформляются в двустороннем порядке, например, акты приемки-передачи выполненных работ или оказанных услуг. Поэтому в договоре важно четко прописать порядок и сроки их оформления, чтобы в дальнейшем не возникало проблем и спорных моментов. Если договором предусмотрено получение товаров уполномоченными лицами покупателя (договор поставки, договор купли-продажи), не забудьте включить в него условие о порядке оформления доверенности на получение ТМЦ. Законодательством форма такой доверенности в настоящее время не утверждена, она составляется в произвольной форме по правилам, установленным ст. 244–249 ГК. В договоре можно прописать, какие именно реквизиты должна содержать эта доверенность или привести форму такой доверенности в приложении к договору