Списання пального для генераторів: оформлення та облік

В умовах сьогодення багатьом підприємствам доводиться використовувати у власній господарській діяльності генератори, які працюють на бензині, дизпаливі тощо і виробляють електроенергію. У статті розповімо, які суттєві нюанси використання пального для роботи генератора має врахувати суб’єкт господарювання. А саме: які тимчасові правила (на період воєнного стану та 30 днів після його припинення/скасування) з ліцензування та паливного акцизу наразі діють щодо зберігання пального для заправлення генератора; як установити норми списання пального на роботу генератора; якими первинними документами оформити списання пального та як відобразити на рахунках бухобліку.

Зберігання пального для роботи генератора: коли можна без ліцензії

Згідно з п. 24 розд. ХІІІ Закону від 18.06.2024 № 3817-ІХ «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» (а раніше – ст. 18 Закону від 19.12.1995 № 481/95-ВР «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального») на період воєнного стану та протягом 30 днів із дня його припинення або скасування суб’єкт господарювання (у т. ч. іноземний, який діє через своє зареєстроване постійне представництво):

• має право зберігати пальне, яке використовується для заправлення генератора, обсягом до 2 000 л на кожному об’єкті, забезпеченому генератором, без отримання дозвільних документів (документів дозвільного характеру, ліцензії на право зберігання пального, результатів надання інших адміністративних послуг);
• зберігає пальне, яке споживається для заправлення генератора, обсягом понад 2 000 л на кожному об’єкті, забезпеченому генератором, на підставі безоплатного подання до територіальних органів ДПС декларації про провадження господарської діяльності зі зберігання пального (далі – декларація). Декларація може бути подана в довільній формі за вибором суб’єкта господарювання – особисто, поштою або в електронному вигляді, в порядку, установленому ст. 42 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Цю норму цитують і контролери у відповіді на запитання: «Чи враховується в загальному обсязі пального (2 000 літрів), яке зберігається для заправлення електрогенераторної установки, кількість пального в баку такої установки з метою визначення права зберігання пального без отримання дозвільних документів?» із ЗІР (категорія 113.04).

Отже, не оформлювати дозвільні документи (ліцензію або декларацію) мають право лише ті суб’єкти господарювання, які дотримуються одночасно двох умов:

1. зберігають пальне лише для заправлення генератора;
2. на кожному об’єкті, де розташований генератор, зберігається не більш як 2 000 л.

Що загрожує суб’єкту господарювання, якщо він зберігатиме пальне для генератора обсягом понад 2 000 л без отримання ліцензії та за відсутності належним чином поданої декларації?

Ранішест. 18 Закону № 481 передбачалося: у разі якщо в період дії воєнного стану на території України та протягом 30-денного строку з дня його припинення або скасування контролюючим органом буде виявлено факти зберігання суб’єктом господарювання пального в обсягах понад 2 000 л без отримання ліцензії та за відсутності належним чином поданої декларації, до такого суб’єкта господарювання застосовується відповідальність, передбачена ст. 17 цього Закону за зберігання пального без ліцензії, тобто штраф у розмірі 500 000 грн. На аналогічний штраф суб’єкт господарювання наражався і в разі використання «генераторного» пального, на яке подано декларацію, в інших цілях (наприклад, для заправлення бензокосарки чи іншої техніки).

Сьогодні штраф за зберігання пального лише для потреб власного споживання та/або промислової переробки без наявності ліцензії на право зберігання пального (перше правопорушення в році) становить 4 розміри мінімальної заробітної плати (далі – МЗП), установленої законом на 1 січня звітного (податкового) року (2025 року – 32 000 грн (8 000 × 4)). А розмір штрафу за зберігання пального (крім зберігання пального лише для потреб власного споживання та/або промислової переробки) без наявності відповідної ліцензії – навіть більше, ніж попередні 500 000 грн. Це 85 МЗП (у 2025 році – 680 000 грн (8 000 × 85)).

Також за такі порушення може загрожувати й адміністративна відповідальність на підставі ст. 164 КУпАП (див. ЗІР, категорія 113.05).

Акцизний склад: коли можна не реєструвати

Згідно з п. 47 підрозд. 5 розд. XX ПКУ тимчасово, на період дії воєнного стану на території України та протягом 30 днів із дня його припинення або скасування, у доповнення до критеріїв, визначених пп. 14.1.6 ПКУ, не є акцизним складом:

• приміщення або територія, у тому числі платника акцизного податку з реалізації пального, у кожному (на кожній) з яких загальна місткість розташованих ємностей для зберігання пального, яке використовується виключно для заправлення електрогенераторних установок, не перевищує 2 000 л (а для територій активних або можливих бойових дій – 5 000 л);
• приміщення або територія, у тому числі платника акцизного податку з реалізації пального, у кожному (на кожній) з яких виконуються умови, зазначені в абзаці другому цього пункту, та одночасно зберігається або реалізується пальне у споживчій тарі ємністю до 5 л включно, отримане від виробника або особи, яка здійснила його розлив у таку тару.

Крім того, слід урахувати критерії з пп. 14.1.6 ПКУ. А саме: місце, де зберігається пальне, що використовується тільки для власних цілей, не вважатиметься акцизним складом:

1. для всіх суб’єктів господарювання, які не є платниками єдиного податку четвертої групи (тобто тих, хто перебуває на загальній системі оподаткування чи на єдиному податку першої – третьої груп), якщо місткість ємностей на його нафтоскладі не перевищує 200 м³ та протягом календарного року він отримує пальне в обсягах, що не перевищують 1 000 м³ (без урахування обсягу пального, отриманого через паливороздавальні колонки на АЗС тощо);
2. для платників єдиного податку четвертої групи, якщо протягом календарного року отримано пального в обсягах, що не перевищують 10 000 м³ (без урахування обсягу пального, отриманого через паливороздавальні колонки на АЗС). Для таких платників обсяг ємностей, які він має на нафтоскладі, ролі не відіграє.

Отже, якщо суб’єкт господарювання вписався в параметри з пп. 14.1.6 та п. 47 підрозд. 5 розд. XX ПКУ, його місце для зберігання пального для генератора не є акцизним складом.

Норми витрат пального, використаного на роботу генератора

Чинними нормативними документами не встановлено норм витрат пального на електрогенератори. Окрім того, не передбачено, що такі норми обов’язково потрібні для списання пального на роботу електрогенератора.

Нагадаємо, що Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінфіну від 10.02.1998 № 43 (далі – Норми № 43), втратили чинність із 02.11.2023. Та і в них (у розділі «Загальні положення») зазначалось, що вони призначені для планування потреби підприємств у пально-мастильних матеріалах і контролю за їх витратами, ведення звітності, запровадження режиму економії і раціонального використання нафтопродуктів, а також можуть застосовуватися для розроблення питомих норм витрат палива.

Тобто, скасовані Норми № 43 були призначені для планування потреби підприємства у паливі для автотранспорту і контролю за витратами палива. Планування, контроль – це внутрішня справа кожного підприємства.

Однак податківці зважали на Норми № 43 і під час перевірок підприємств, які не підпорядковуються Мінтрансу (Мінінфраструктури), та навіть ФОП-загальносистемників, для яких витрати є вагомими. А Мінінфраструктури в листі від 21.02.2017 № 1441/18/10-17 обґрунтовувало доцільність застосування Норм № 43 усіма суб’єктами господарювання. Вочевидь, зараз будуть орієнтуватися на Методичні рекомендації з нормування  витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, ухвалені Науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект», протокол від 17.11.2023 № 3, та Базові норми витрат, які є додатком до них (фактично повторюють скасований Наказ № 43).

Виходячи із практики перевірок, понаднормове використання вважається негоспдіяльним та, відповідно, загрожує компенсуючими ПДВ-зобов’язаннями (ІПК ГУ ДФС у Харківській обл. від 25.05.2018 № 2330/ІПК/20-40-13-11-11, ДФС від 08.12.2017 № 2912/6/99-99-15-01-01-15/ІПК).

На нашу думку, списувати пальне на роботу генератора слід виходячи з норм витрати пального. Адже це:

• по-перше, дає змогу проконтролювати використання пального на роботу саме генератора й уникнути розкрадання пального;
• по-друге, дає шанс суб’єкту довести контролерам, що пальне було використано на господарські цілі. Це потрібно для того, щоб уникнути нарахування компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ згідно з п. 198.5 ПКУ.

Тому вважаємо, що у підприємств не залишається іншого виходу, як самостійно розробити норми витрат пального для своїх генераторів.

Щоправда, такі норми будуть примірними (орієнтовними), тому що фактичні витрати пального залежать від багатьох факторів – від навантаження, від умов експлуатації, якості фільтрів, мастил, справності двигуна, якості пального, факторів навколишнього середовища (вологості, тиску, температури повітря) тощо.

Наприклад, норми витрат за техпаспортом на електрогенератор ураховують стандартні умови експлуатації (75 % навантаження, 20 °С – температура навколишнього середовища тощо). А фактичні умови завжди різні. Тому фактичне використання пального, напевне, відрізнятиметься від планового (нормативного).

Звісно, підприємство може розробити власні норми, проводячи контрольні заміри використання пального за різних умов роботи генератора. Хоча це тривалий трудомісткий процес. Тому навряд чи більшість підприємств буде займатися цим.

На нашу думку, найбільш доцільним із практичного погляду буде встановити наказом по підприємству примірні норми, з огляду на стандартні умови експлуатації на підставі технічного паспорта (див. зразок 1). А в документах, якими оформлюється робота електрогенератора (наприклад, Журналі обліку роботи генератора), записувати кількість роботи (у годинах), температуру навколишнього середовища, потужність (якщо є можливість установити таку потужність).

Зразок 1. Наказ про затвердження примірних норм витрат пального на роботу електрогенераторної установки та порядок документального оформлення

Документальне оформлення

Порядок документального оформлення для ситуації, що розглядається, нормативними документами не встановлено. Тому такий порядок установлюється самостійно кожним підприємством.

Варіант оформлення ми навели в Наказі керівника (див. зразок 1). Тобто робота генератора відображається в Журналі, а пальне списується за актом. Форму журналу й акта кожне підприємство розробляє самостійно (див. зразки 2 і 3).

Зразок 2. Журнал обліку роботи генератора

Зразок 3. Акт списання пального, використаного електрогенератором

Бухоблік

Оприбуткування пального. Пальне, придбане для роботи електрогенератора, оприбутковується в бухгалтерському обліку як запаси відповідно до НП(С)БО 9 «Запаси».

Залежно від способу придбання можливі такі варіанти обліку:

1. Придбання через підзвітну особу (за готівку або платіжною карткою). На підставі чека РРО/ПРРО, накладної (за наявності) та авансового звіту пальне оприбутковується на балансі підприємства: Дт 203 «Паливо» – Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
2. Придбання безпосередньо в постачальника (за договором). На підставі видаткової накладної: Дт 203 – Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками».

Списання пального на витрати. Списання пального, використаного для роботи генератора, здійснюється на підставі Акта списання пального, складеного за даними Журналу обліку роботи електрогенераторної установки та затвердженого керівником підприємства.

Бухгалтерське проведення залежить від напряму використання електроенергії, виробленої генератором:

• якщо генератор забезпечує адміністративні приміщення: Дт 92 «Адміністративні витрати» – Кт 203;
• якщо використовується у виробничому процесі: Дт 23 «Виробництво» – Кт 203;
• якщо електроенергія споживається у збутовій діяльності: Дт 93 «Витрати на збут» – Кт 203;
• у разі іншого господарського використання: Дт 91 або 94 – Кт 203.

Отже, витрати на пальне для генератора включаються до складу витрат того звітного періоду, в якому генератор фактично працював.