Списание топлива для генераторов: оформление и учет

В условиях нынешнего времени многим предприятиям приходится использовать в собственной хозяйственной деятельности генераторы, которые работают на бензине, дизтопливе и т. п. и производят электроэнергию. В статье расскажем, какие существенные нюансы использования горючего для работы генератора должен учесть субъект хозяйствования, а именно: какие временные правила (на период военного положения и 30 дней после его прекращения/отмены) по лицензированию и топливному акцизу действуют сейчас относительно хранения горючего для заправки генератора; как установить нормы списания горючего на работу генератора; какими первичными документами оформить списание горючего и как отразить на счетах бухучета.

Хранение горючего для работы генератора: когда можно без лицензии

Согласно п. 24 разд. ХІІІ Закона от 18.06.2024 № 3817-ІХ «О государственном регулировании производства и оборота спирта этилового, спиртовых дистиллятов, биоэтанола, алкогольных напитков, табачных изделий, табачного сырья, жидкостей, используемых в электронных сигаретах» (а ранее – ст. 18 Закона от 19.12.1995 № 481/95-ВР «О государственном регулировании производства и оборота спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков, табачных изделий, жидкостей, которые используются в электронных сигаретах, и горючего») на период военного положения и в течение 30 дней со дня его прекращения или отмены субъект хозяйствования (в т. ч. иностранный, действующий через свое зарегистрированное постоянное представительство):

• имеет право хранить горючее, которое используется для заправки генератора, в объеме до 2 000 л на каждом объекте, обеспеченном генератором, без получения разрешительных документов (документов разрешительного характера, лицензии на право хранения горючего, результатов предоставления других административных услуг);
• хранит горючее, которое потребляется для заправки генератора в объеме свыше 2 000 л на каждом объекте, обеспеченном генератором, на основании бесплатного представления в территориальные органы ГНС декларации об осуществлении хозяйственной деятельности по хранению горючего (далее – декларация). Декларация может быть подана в произвольной форме по выбору субъекта хозяйствования – с нарочным, по почте или в электронном виде, в порядке, установленном ст. 42 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ).

Эту норму цитируют и контролеры в ответе на вопрос: «Учитывается ли в общем объеме горючего (2 000 литров), которое хранится для заправки электрогенераторной установки, количество горючего в баке такой установки с целью определения права хранения горючего без получения разрешительных документов?» из ОИР (категория 113.04).

Таким образом, не оформлять разрешительные документы (лицензию или декларацию) имеют право исключительно те субъекты хозяйствования, которые соответствуют одновременно двум условиям:

1. хранят горючее исключительно для заправки генератора;
2. на каждом объекте, где находится генератор, хранится не более 2 000 л.

Что грозит субъекту хозяйствования, если он будет хранить горючее для генератора объемом более 2 000 л без получения лицензии и при отсутствии должным образом поданной декларации?

Ранее ст. 18 Закона № 481 предусматривалось: в случае если в период действия военного положения на территории Украины и в течение 30-дневного срока со дня его прекращения или отмены контролирующим органом будут выявлены факты хранения субъектом хозяйствования горючего в объемах свыше 2 000 л без получения лицензии и при отсутствии должным образом поданной декларации, к такому субъекту хозяйствования применяется ответственность, предусмотренная ст. 17 данного Закона за хранение горючего без лицензии, то есть штраф в размере 500 000 грн. На аналогичный штраф субъект хозяйствования попадал и в случае использования «генераторного» горючего, на которое подана декларация, в других целях (например, для заправки бензокосилки или другой техники).

Сегодня штраф за хранение горючего только для нужд собственного потребления и/или промышленной переработки без наличия лицензии на право хранения горючего (первое правонарушение в году) составляет 4 размера минимальной заработной платы (далее – МЗП), установленной законом на 1 января отчетного (налогового) года (2025 году – 32 000 грн (8 000 × 4)). А размер штрафа за хранение горючего (кроме хранения горючего только для нужд собственного потребления и/или промышленной переработки) без наличия соответствующей лицензии – даже больше, чем предыдущие 500 000 грн. Это 85 МЗП (в 2025 году – 680 000 грн (8 000 × 85)).

Также за такие нарушения может грозить и административная ответственность на основании ст. 164 КУоАП (см. ОИР, категория 113.05).

Акцизный склад: когда можно не регистрировать

Согласно п. 47 подразд. 5 разд. XX НКУ временно, на период действия военного положения на территории Украины и в течение 30 дней со дня его прекращения или отмены, в дополнение к критериям, определенных пп. 14.1.6 НКУ, не считается акцизным складом:

• помещение или территория, в том числе плательщика акцизного налога с реализации горючего, в каждом (на каждой) из которых общая вместимость расположенных емкостей для хранения горючего, которое используется исключительно для заправки электрогенераторных установок, не превышает 2 000 л (а для территорий активных или возможных боевых действий – 5 000 л);
• помещение или территория, в том числе плательщика акцизного налога с реализации горючего, в каждом (на каждой) из которых выполняются условия, указанные в абзаце втором данного пункта, и одновременно хранится или реализуется горючее в потребительской таре емкостью до 5 л включительно, полученное от производителя или лица, осуществившего его разлив в такую тару.

Кроме того, следует учесть критерии из пп. 14.1.6 НКУ. А именно: место, где хранится горючее, которое используется только для собственных целей, не будет считаться акцизным складом:

1. для всех субъектов хозяйствования, которые не являются плательщиками единого налога четвертой группы (т. е. тех, кто находится на общей системе налогообложения или на едином налоге первой – третьей групп), если вместимость емкостей на его нефтескладе не превышает 200 м³ и в течение календарного года он получает горючее в объемах, не превышающих 1 000 м³ (без учета объема горючего, полученного через топливораздаточные колонки на АЗС и т. п.);
2. для плательщиков единого налога четвертой группы, если в течение календарного года получено горючего в объемах, не превышающих 10 000 м³ (без учета объема горючего, полученного через топливораздаточные колонки на АЗС). Для таких плательщиков объем емкостей, которые он имеет на нефтескладе, роли не играет.

Итак, если субъект хозяйствования вписался в параметры из пп. 14.1.6 и п. 47 подразд. 5 разд. XX НКУ, его место для хранения горючего для генератора не считается акцизным складом.

Нормы расхода горючего, использованного на работу генератора

Действующими нормативными документами не установлены нормы расхода горючего на электрогенераторы. Кроме того, не предусмотрено, что такие нормы обязательно нужны для списания горючего на работу электрогенератора.

Напомним, что Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минфина от 10.02.1998 № 43 (далее – Нормы № 43), утратили силу с 02.11.2023. Да и в них (в разделе «Общие положения») указано, что они предназначены для планирования потребности предприятий в горюче-смазочных материалах и контроля за их расходом, ведения отчетности, внедрения режима экономии и рационального использования нефтепродуктов, а также могут применяться для разработки удельных норм расхода топлива.

То есть, отмененные Нормы № 43 были предназначены для планирования потребности предприятия в топливе для автотранспорта и контроля за расходом топлива. Планирование, контроль – это внутреннее дело каждого предприятия.

Однако налоговики учитывали Нормы № 43 и при проверках предприятий, которые не подчиняются Минтрансу (Минфинфраструктуры), и даже ФЛП-общесистемщиков, для которых расходы важны. А Мининфраструктуры в письме от 21.02.2017 № 1441/18/10-17 обосновывало целесообразность применения Норм № 43 всеми субъектами хозяйствования. Очевидно, сейчас будут ориентироваться на Методические рекомендации по нормированию расхода топлива, электрической энергии, смазочных, других эксплуатационных материалов автомобилями и техникой, принятые Научно-техническим советом ГП «ГосавтотрансНИИпроект», протокол от 17.11.2023 № 3, и Базовые нормы расходов, которые являются приложением к ним (фактически повторяют отмененный Приказ № 43).

Исходя из практики проверок, сверхнормативное использование считается нехоздеятельным и, соответственно, грозит компенсирующими НДС-обязательствами (ИНК ГУ ГФС в Харьковской обл. от 25.05.2018 № 2330/ІПК/20-40-13-11-11, ГФС от 08.12.2017 № 2912/6/99-99-15-01-01-15/ІПК).

По нашему мнению, списывать горючее на работу генератора следует исходя из норм расхода горючего. Ведь это:

• во-первых, позволяет проконтролировать использование горючего на работу именно генератора и избежать хищений горючего;
• во-вторых, дает шанс СХ доказать контролерам, что горючее было использовано на хозяйственные цели. Это необходимо для того, чтобы избежать начисления компенсирующих налоговых обязательств по НДС согласно п. 198.5 НКУ.

Поэтому считаем, что у предприятий не остается иного выхода, чем самостоятельно разработать нормы расходов горючего для своих генераторов.

Правда, такие нормы будут примерными (ориентировочными), так как фактический расход горючего зависит от многих факторов – от нагрузки, от условий эксплуатации, качества фильтров, масел, исправности двигателя, качества горючего, факторов окружающей среды (влажности, давления, температуры воздуха) и т. п.

Например, нормы расхода по техпаспорту на электрогенератор учитывают стандартные условия эксплуатации (75 % нагрузка, 20 °С – температура окружающей среды и т. п.). А фактические условия всегда разные. Поэтому фактическое использование горючего, очевидно, будет отличаться от планового (нормативного).

Конечно, предприятие может разработать собственные нормы, проводя контрольные замеры использования горючего при разных условиях работы генератора. Но это длительный трудоемкий процесс. Поэтому вряд ли большинство предприятий будут заниматься этим.

По нашему мнению, наиболее целесообразным с практической точки зрения будет установить приказом по предприятию примерные нормы, учитывая стандартные условия эксплуатации на основании технического паспорта (см. образец 1). А в документах, которыми оформляется работа электрогенератора (например, Журнале учета работы генератора), записывать количество работы (в часах), температуру окружающей среды, мощность (если есть возможность установить такую мощность).

Образец 1. Приказ об утверждении примерных норм расходов горючего на работу электрогенераторной установки и порядок документального оформления

Документальное оформление

Порядок документального оформления для рассматриваемой ситуации нормативными документами не установлен. Поэтому такой порядок устанавливается самостоятельно каждым предприятием.

Вариант оформления мы изложили в Приказе руководителя (см. образец 1). То есть работа генератора отражается в Журнале, а горючее списывается по акту. Форму журнала и акта каждое предприятие разрабатывает самостоятельно (см. образцы 2 и 3).

Образец 2. Журнал учета работы генератора

Образец 3. Акт списания горючего, использованного электрогенератором

Бухучет

Оприходование горючего. Горючее, приобретенное для работы электрогенератора, оприходуется в бухгалтерском учете как запасы в соответствии с НП(С)БУ 9 «Запасы».

В зависимости от способа приобретения возможны следующие варианты учета:

1. Приобретение через подотчетное лицо (за наличные или платежной картой). На основании чека РРО/ПРРО, накладной (при наличии) и авансового отчета горючее оприходуется на балансе предприятия: Дт 203 «Топливо» – Кт 372 «Расчеты с подотчетными лицами».
2. Приобретение непосредственно у поставщика (по договору). На основании расходной накладной: Дт 203 – Кт 631 «Расчеты с отечественными поставщиками».

Списание горючего на расходы. Списание горючего, использованного для работы генератора, осуществляется на основании Акта списания горючего, составленного по данным Журнала учета работы электрогенераторной установки и утвержденного руководителем предприятия.

Бухгалтерская проводка зависит от направления использования электроэнергии, выработанной генератором:

• если генератор обеспечивает административные помещения: Дт 92 «Административные расходы» – Кт 203;
• если используется в производственном процессе: Дт 23 «Производство» – Кт 203;
• если электроэнергия потребляется в сбытовой деятельности: Дт 93 «Расхода на сбыт» – Кт 203;
• в случае иного хозяйственного использования: Дт 91 или 94 – Кт 203.

Таким образом, расходы на горючее для генератора включаются в состав расходов того отчетного периода, в котором генератор фактически работал.