Платіжні картки у відрядженні: схеми обліку

Облік платіжних карток

Платіжна картка може передаватися або у власність клієнта (як юридичної, так і фізичної особи), або в користування клієнтові в порядку, передбаченому договором.

Особисті платіжні картки (далі – ОПК) працівників в обліку підприємства не відображаються в будь-якому випадку.

Корпоративна платіжна картка (далі – КПК), якщо вона отримана у власність підприємства і договором з банком визначена її вартість (плата за випуск КПК), відображається:

• за дебетом рахунка 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (якщо картка емітована на строк не більше року), зі списанням у момент передачі довіреній особі з кредиту рахунка 22 у дебет рахунка 92 «Адміністративні витрати»;
• за дебетом субрахунка 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» (якщо картка емітована на строк більше року), з нарахуванням амортизації згідно з вибраним для МНМА методом (див. п. 27 П(С)БО 7) проведенням Дт 92 – Кт 132.

Якщо КПК передається підприємству в користування, то обліковувати її на балансі підприємства не потрібно. Плата за щорічне обслуговування КПК, комісії за зняття готівки, безготівкове перерахування, конвертацію валюти тощо відображаються також на рахунку 92.

Облік видачі авансу

ОПК. У цьому випадку ніяких особливостей немає, оскільки рух коштів на ОПК підприємство не відстежує. На дату перерахування грошей на ОПК працівника робиться проведення Дт 372 – Кт 311 або 312 (отримання працівником авансу) на повну суму перерахування. Ну а після повернення працівника з відрядження на підставі підтвердних документів сума авансу за кредитом субрахунка 372 списується на відповідний вид витрат підприємства (загальновиробничих, адміністративних або витрат на збут) або збільшує собівартість товарів, робіт, послуг. Завважимо, що для зручності на субрахунку 372 можна виділити субрахунки другого порядку: 3721 – для обліку відряджень по Україні та 3722 – для обліку відряджень за кордон.

КПК. Дата фактичного списання грошей з поточного рахунка згідно з банківською випискою не завжди збігається з датою операції за допомогою КПК (тобто з датою зняття з КПК готівки згідно з чеком банкомату або з датою оплати за безготівковим розрахунком згідно з квитанцією платіжного терміналу). Щоб такий нюанс знайшов відображення в обліку, вважаємо за можливе окремо вести облік за заблокованими і фактично списаними з рахунка сумами. Для цього можна використовувати такі субрахунки:

• 3131 «Кошти в національній валюті на КПК» або 3141 «Кошти в іноземній валюті на КПК» – для обліку руху коштів за даними банківської виписки;
• 3132 «Кошти в національній валюті, використані держателем КПК» або 3142 «Кошти в іноземній валюті, використані держателем КПК» – для обліку коштів, використаних підзвітною особою, але поки що не списаних з КПК (тобто за заблокованими сумами).

Режим використання субрахунків 3132 та 3142 буде таким:

• за кредитом відображається використання коштів з КПК на підставі чеків банкомату, а також сліпів, квитанцій платіжного терміналу, поданих працівником разом з авансовим звітом (тобто блокування сум на поточному рахунку з використанням КПК) у кореспонденції з дебетом субрахунка 372;
• за дебетом відображається списання заблокованих коштів з КПК на підставі банківської виписки кореспонденцією Дт 3132 – Кт 3131 для коштів у національній валюті і Дт 3142 – Кт 3141 для коштів в іноземній валюті.

Залишок за кредитом субрахунків 3132 та 3142 свідчить про зняті з КПК підзвітною особою суми, які не відображені в банківській виписці. У балансі наводиться згорнуте сальдо субрахунків 3131 та 3132 (або 3141 та 3142).

У решті бухгалтерський облік витрат на відрядження, оплачених із застосуванням КПК, нічим не відрізняється від обліку витрат на відрядження, коли аванс був виданий готівкою.

Приклад

Відрядження по Україні – використання ОПК та КПК

Головний технолог швейного виробництва Ковальов К. К. був направлений у відрядження з Дніпропетровська до Києва для участі у виставці. Строк відрядження становить 4 дні – з 09.02.15 р. по 12.02.15 р. 05.02.15 р. на суму 3 200 грн.:

варіант 1 – був перерахований аванс на ОПК працівника;

варіант 2 – був поповнений картрахунок для використання КПК.

Добові за відрядженням до Києва встановлено в розмірі 200 грн. Працівник 06.02.15 р. зняв з картки 1 400 грн. і придбав залізничні квитки загальною вартістю 630 грн., у т. ч. ПДВ – 99 грн. (суми податку зазначено в квитках). Також він заплатив за проживання в готелі за безготівковим розрахунком 1 680 грн., у т. ч. ПДВ – 280 грн. Готельний рахунок і квитанція платіжного терміналу датовані 11.02.15 р.

У таблиці показано облік операцій для двох варіантів.

(грн.)

На КПК залишилася невикористана сума 107,50 грн. (кошти підприємства).