Платежные карточки в командировке: схемы учета

Учет платежных карточек

Платежная карточка может передаваться либо в собственность клиента (как юридического, так и физического лица), либо в пользование клиенту в порядке, предусмотренном договором.

Личные платежные карточки (далее – ЛПК) работников в учете предприятия не отражаются в любом случае.

Корпоративная платежная карточка (далее – КПК), если она получена в собственность предприятия и договором с банком определена ее стоимость (плата за выпуск КПК), отражается:

• по дебету счета 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» (если карточка эмитирована на срок не более года), со списанием в момент передачи доверенному лицу с кредита счета 22 в дебет счета 92 «Административные расходы»;
• по дебету субсчета 112 «Малоценные необоротные материальные активы» (если карточка эмитирована на срок более года), с начислением амортизации согласно выбранному для МНМА методу (см. п. 27 П(С)БУ 7) проводкой Дт 92 – Кт 132.

Если КПК передается предприятию в пользование, то учитывать ее на балансе предприятия не нужно. Плата за ежегодное обслуживание КПК, комиссии за снятие наличных, безналичное перечисление, конвертацию валюты и т. п. отражается также на счете 92.

Учет выдачи аванса

ЛПК. В данном случае никаких особенностей нет, поскольку движение денежных средств на ЛПК предприятие не отслеживает. На дату перечисления денег на ЛПК работника делается проводка Дт 372 – Кт 311 или 312 (получение работником аванса) на полную сумму перечисления. Ну а после возвращения работника из командировки на основании подтверждающих документов сумма аванса по кредиту субсчета 372 списывается на соответствующий вид расходов предприятия (общепроизводственных, административных или расходов на сбыт) либо увеличивает себестоимость товаров, работ, услуг. Заметим, что для удобства на субсчете 372 можно выделить субсчета второго порядка: 3721 – для учета командировок по Украине и 3722 – для учета командировок за рубеж.

КПК. Дата фактического списания денег с текущего счета согласно банковской выписке не всегда совпадает с датой операции с помощью КПК (т. е. с датой снятия с КПК наличных согласно чеку банкомата или с датой оплаты по безналичному расчету согласно квитанции платежного терминала). Чтобы такой нюанс нашел отражение в учете, считаем возможным отдельно вести учет по заблокированным и фактически списанным со счета суммам. Для этого можно использовать такие субсчета:

• 3131 «Средства в национальной валюте на КПК» или 3141 «Средства в иностранной валюте на КПК» – для учета движения средств по данным банковской выписки;
• 3132 «Средства в национальной валюте, использованные держателем КПК» или 3142 «Средства в иностранной валюте, использованные держателем КПК» – для учета средств, использованных подотчетным лицом, но пока еще не списанных с КПК (т. е. по заблокированным суммам).

Режим использования субсчетов 3132 и 3142 будет следующим:

• по кредиту отражается использование средств с КПК на основании чеков банкомата, а также слипов, квитанций платежного терминала, представленных работником вместе с авансовым отчетом (т. е. блокирование сумм на текущем счете с использованием КПК) в корреспонденции с дебетом субсчета 372;
• по дебету отражается списание заблокированных средств с КПК на основании банковской выписки корреспонденцией Дт 3132 – Кт 3131 для средств в национальной валюте и Дт 3142 – Кт 3141 для средств в иностранной валюте.

Остаток по кредиту субсчетов 3132 и 3142 свидетельствует о снятых с КПК подотчетным лицом суммах, которые не отражены в банковской выписке. В балансе приводится свернутое сальдо субсчетов 3131 и 3132 (или 3141 и 3142).

В остальном бухгалтерский учет командировочных расходов, оплаченных с применением КПК, ничем не отличается от учета расходов на командировки, когда аванс был выдан наличными.

Пример

Командировки по Украине - использование ЛПК и КПК

Главный технолог швейного производства Ковалев К. К. был направлен в командировку из Днепропетровска в Киев для участия в выставке. Срок командировки составляет 4 дня – с 09.02.15 г. по 12.02.15 г. 05.02.15 г. на сумму 3 200 грн.:

вариант 1 – был перечислен аванс на ЛПК работника;

вариант 2 – был пополнен картсчет для использования КПК.

Суточные по командировке в Киев установлены в размере 200 грн. Работник 06.02.15 г. снял с карточки 1 400 грн. и приобрел ж/д билеты общей стоимостью 630 грн., в т. ч. НДС – 99 грн. (суммы налога указаны в билетах). Также он заплатил за проживание в гостинице по безналичному расчету 1 680 грн., в т. ч. НДС – 280 грн. Гостиничный счет и квитанция платежного терминала датированы 11.02.15 г.

В таблице показан учет операций для двух вариантов.

(грн.)

На КПК осталась неиспользованная сумма 107,50 грн. (средства предприятия).