Первинні документи на підприємстві: зберігання, архівування та знищення

Підприємство повинне самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів і регістрів бухобліку. Про те, як організувати зберігання первинних документів, як довго треба їх зберігати, а також як передати до архіву і знищити, ви дізнаєтеся із цієї консультації.

Організація зберігання документів на підприємстві

Для чого потрібна номенклатура справ?

Для організації зберігання документів необхідно скласти номенклатуру справ відповідно до п. 1 розд. IV Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5). Номенклатура потрібна, щоб установити єдиний порядок формування справ (незалежно від носія інформації), забезпечити їх облік, оперативний пошук документів за змістом та видами, визначити строки зберігання справ.

Номенклатура є основою для складання описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Як сформувати справу?

Документи групуються в справи в хронологічному та/або логічному порядку. Назвемо основні правила формування справ (п. 2 розд. IV Правил № 1000/5):

• поміщати в справи можна тільки виконані документи – чітко відповідно до заголовків справ;
• документи за календарний рік можуть бути згруповані в одну справу;
• у справи слід поміщати тільки оригінали документів (за їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії);
• у справи завжди включаються документи з одного питання або за групою споріднених питань, які становлять єдиний тематичний комплекс;
• документи з різними строками зберігання формуються в різні справи;
• не можна включати до складу справ чернетки, особисті документи та документи, які підлягають поверненню (наприклад, другий примірник акта приймання-передачі).

Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні папки із клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, які зачиняються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розташовують відповідно до номенклатури. На корінцях обкладинок справ указуються індекси та заголовки за номенклатурою справ.

Як повинні зберігатися документи на підприємстві до передачі їх до архіву?

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або зачинених шафах. Відповідають за зберігання документів уповноважені головним бухгалтером особи (п. 6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88, далі – Положення № 88).

Бланки суворої звітності слід зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження (п. 6.3 Положення № 88).

Електронні первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність зберігаються на електронних носіях у формі, яка дозволяє перевірити їх цілісність (п. 6.4 Положення № 88).

Хто на підприємстві відповідає за зберігання документів?

Згідно з п. 3 ст. 8 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) відповідальність за збереження оброблених документів, облікових регістрів і звітності протягом установленого законодавством строку несе власник або керівник підприємства.

Як визначено ч. 2 ст. 43 Закону від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», відповідальність за зберігання документів бухгалтерського обліку та фінансової звітності товариства покладається на його виконавчий орган (наприклад, директора) і головного бухгалтера (у разі призначення).

Відповідно до п. 6.7 Положення № 88 зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку і були основою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення та передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства. Якщо на підприємстві немає головного бухгалтера, ці обов'язки можна покласти на бухгалтера або іншого працівника, відповідального за ведення бухобліку.

При організації документообігу на підприємстві необхідно визначити осіб, які будуть відповідати за створення, перевірку, обробку та здачу документів до архіву.

Cтроки зберігання документів

Згідно з п. 44.3 Податкового кодексу (далі – ПК) строк зберігання первинних документів, що підтверджують доходи і витрати, а також регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством, становить не менше ніж 1 825 днів із дня подання податкової звітності А якщо звітність не була подана вчасно, тоді протягом 1 825 днів, що настають після закінчення строку її подання. Для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням за ст. 39 ПК, КІК за ст. 39² ПК і податком на репатріацію за п. 141.4 ПК, – 2 555 днів.

Важливо! На строк призупинення перевірок за законом чи рішенням суду продовжується й строк зберігання документів. Оскільки під час карантину діяв мораторій на перевірки, відповідно на його строк продовжується й зберігання первинних документів, регістрів та фінзвітності (п. 44.3, 102.3 ПК; ІПК ДПС від 02.07.2021 № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09). Адже передбачені п. 44.3 ПК терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПК (абзац третій п. 44.3 ПК, який додано Законом від 16.02.2020 № 466-ІХ).

На період воєнного стану/дії мораторію на перевірки строк зберігання документів також продовжується (пп. 69.9, 69.36 підрозд. 10 розд. ХХ ПК).

Крім того, слід ураховувати вимоги Переліку, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578). Так, строк зберігання первинних бухгалтерських документів становить 5 років (раніше – 3 роки) (п. 336 Переліку № 578 з приміткою до п. 186; лист Державної архівної служби від 03.07.2013 № 01.2/2629).

У разі процедури адміністративного оскарження або судового розгляду такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом (п. 44.4 ПК).

У випадку втрати, пошкодження або дострокового знищення документів суб'єкту господарювання слід протягом 5 днів письмово повідомити про це податковий орган за місцем свого обліку і потім протягом 90 днів із дня, що настає за днем направлення такого повідомлення, відновити втрачені документи (п. 44.5 ПК). Про це детально – у статті «Втрата та відновлення первинних документів: покрокова інструкція + зразки». У разі втрати документів через бойові дії діють окремі правила, установлені пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПК. Хто та як може скористатися ними, читайте в статті «Відсутність чи втрата документів в умовах воєнного стану: варіанти дій».

Крім первинних документів, у суб'єкта господарювання зберігаються й інші документи, що стосуються його господарської діяльності, а також кадрові документи. Строки їх зберігання визначено в Переліку № 578 (див. табл. 1).

Таблиця 1. Строки зберігання основних первинних документів

Відповідальність за невиконання вимог щодо зберігання документів

За невиконання вимог щодо зберігання документів до підприємства і його посадових осіб може бути застосована фінансова, адміністративна та/або кримінальна відповідальність (див. табл. 2).

Таблиця 2. Відповідальність за порушення в сфері зберігання документів

Крім того, невиконання вимог щодо зберігання документів чревате донарахуванням податкових зобов'язань.

Виняток: якщо документи знищено через бойові дії та про це повідомлено податківців і вони визнали ці причини (пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПК).

Порядок передачі документів до архіву підприємства

Перш ніж передати документи до архіву підприємства, необхідно провести експертизу їх цінності з дотриманням вимог Переліку № 578 і Правил № 1000/5.

Для оцінки важливості документів на підприємстві створюється експертна комісія, яка діє на підставі Положення про експертну комісію, затвердженого керівником підприємства. При його розробці за основу можна взяти Типове положення, затверджене наказом Мін’юсту від 19.06.2013 № 1227/5.

У Положенні про експертну комісію визначається склад і порядок формування комісії, порядок призначення її голови та секретаря та ін.

До складу експертної комісії підприємства включають: керівників служби діловодства та архівного підрозділу; працівників структурних підрозділів.

Як правило, головою комісії призначається заступник керівника підприємства. Склад комісії затверджується керівником підприємства.

Документи, передані до архіву, оформляються в справи. При експертизі цінності документів у діловодстві виділяють чотири групи справ (п. 3 розд. 2 Правил № 1000/5):

• постійного зберігання;
• тривалого (понад 10 років) зберігання;
• тимчасового зберігання (до 10 років включно);
• що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.

Порядок знищення документів

Процедура знищення документів складається з декількох етапів.

Етап 1. Експертна комісія складає у двох примірниках акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ), за формою додатка 15 до Правил № 1000/5 (далі – акт).

До акта можна включати тільки ті справи, строк зберігання яких минув. Звісно, враховуються як мінімальні строки за ПК, так і строки з Переліку № 578 – вибирається більший з них. Окрім того, слід пам'ятати, що карантин і воєнний стан продовжили строки зберігання первинки (п. 52² та пп. 69.9, 69.38 підрозд. 10 розд. ХХ ПК).

Етап 2. Акт, затверджений експертною комісією підприємства, передається на розгляд експертно-перевірочної комісії держархівної установи (п. 4 гл. 3 розд. V Правил № 1000/5). У випадку внесення до акта первинної фінансової та бухгалтерської документації підприємство додає до нього довідку про проведення перевірки податковими органами. Довідка підписується керівником підприємства і скріплюється печаткою (при наявності).

Етап 3. Узгоджені (схвалені) акти затверджуються керівником підприємства, після чого підприємство має право знищити документи.

Етап 4. Відібрані для знищення справи передаються організаціям із заготовки вторинної сировини за накладними, у яких указується вага макулатури, переданої для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної фіксуються в актах.

Документи із грифом обмеження доступу знищують шляхом подрібнення, спалювання або іншим способом, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ та ініціалів членів експертної комісії.

На думку Держкомархіву, при незначному обсязі документів, виділених до знищення, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відповідна позначка (лист від 12.01.2001 р. № 05-26).

Висновки

Підприємства зобов'язані дотримуватися строків зберігання документів, установлених ПК і Переліком № 578. На строк карантину та воєнного стану (мораторію на перевірки), а також інші випадки призупинення строку давності з п. 102.3 ПК продовжується строк зберігання первинних документів.

Документи з моменту створення або надходження та до передачі до архіву підприємства зберігаються за місцем формування справ (наприклад, кадрові документи – у відділі кадрів, облікові – у бухгалтерії).

Перш ніж знищити документи, необхідно провести експертизу їх цінності.