Первинні документи на підприємстві: зберігання, архівування та знищення

29.09.2021 22788 0 2

Підприємство повинне самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів і регістрів бухобліку. Про те, як організувати зберігання первинних документів, як довго треба їх зберігати, а також як передати до архіву і знищити, ви дізнаєтеся із цієї консультації.

Організація зберігання документів на підприємстві

Для чого потрібна номенклатура справ?

Для організації зберігання документів необхідно скласти номенклатуру справ відповідно до п. 1 розд. IV Правил № 1000/5. Номенклатура потрібна, щоб установити єдиний порядок формування справ (незалежно від носія інформації), забезпечити їх облік, оперативний пошук документів за змістом та видами, визначити строки зберігання справ.

Номенклатура є основою для складання описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Як сформувати справу?

Документи групуються в справи в хронологічному та/або логічному порядку. Назвемо основні правила формування справ (п. 2 розд. IV Правил № 1000/5):

поміщати в справи можна тільки виконані документи – чітко відповідно до заголовків справ;
документи за календарний рік можуть бути згруповані в одну справу;
у справи слід поміщати тільки оригінали документів (при їх відсутності – засвідчені у встановленому порядку копії);
у справи завжди включаються документи з одного питання або за групою споріднених питань, які становлять єдиний тематичний комплекс;
документи з різними строками зберігання формуються в різні справи;
не можна включати до складу справ чернетки, особисті документи та документи, які підлягають поверненню (наприклад, другий примірник акта приймання-передачі).

Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні папки із клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, які зачиняються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розташовують відповідно до номенклатури. На корінцях обкладинок справ указуються індекси та заголовки за номенклатурою справ.

Як повинні зберігатися документи на підприємстві до передачі їх до архіву?

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх до архіву підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або зачинених шафах. Відповідають за зберігання документів уповноважені головним бухгалтером особи (п. 6.2 Положення № 88).

Бланки суворої звітності слід зберігати в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження (п. 6.3 Положення № 88).

Електронні первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність зберігаються на електронних носіях у формі, яка дозволяє перевірити їх цілісність (п. 6.4 Положення № 88).

Хто на підприємстві відповідає за зберігання документів?

Згідно з п. 3 ст. 8 Закону № 996 відповідальність за збереження оброблених документів, облікових регістрів і звітності протягом установленого законодавством строку несе власник або керівник підприємства.

Як визначено ч. 2 ст. 43 Закону № 2275, відповідальність за зберігання документів бухгалтерського обліку та фінансової звітності товариства покладається на його виконавчий орган (наприклад, директора) і головного бухгалтера (у разі призначення).

Відповідно до п. 6.7 Положення № 88 зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку і були основою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення та передачу до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства. Якщо на підприємстві немає головного бухгалтера, ці обов'язки можна покласти на бухгалтера або іншого працівника, відповідального за ведення бухобліку.

При організації документообігу на підприємстві необхідно визначити осіб, які будуть відповідати за створення, перевірку, обробку та здачу документів до архіву.

Cтроки зберігання документів

Згідно з п. 44.3 ПК строк зберігання первинних документів, що підтверджують доходи і витрати, а також регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством, становить не менше 1 095 днів із дня подання податкової звітності (за умови, що податкові органи завершили їх перевірку). А якщо звітність не була подана вчасно, тоді протягом 1 095 днів, що настають після закінчення строку її подання. Для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням за ст. 39 ПК, - 2555 днів.

Важливо! На строк призупинення перевірок за законом чи рішенням суду продовжується й строк зберігання документів. Оскільки під час карантину діє мораторій на перевірки, відповідно на його строк продовжується й зберігання первинних документів, регістрів та фінзвітності (п. 44.3 та п. 102.3 ПК, ІПК від 02.07.21 р. № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09). Адже передбачені п. 44.3 ПК терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПК (абз. третій п. 44.3 ПК, який додано Законом № 466-ІХ від 16.02.20 р.).

Крім того, слід ураховувати вимоги Переліку № 578. Так, строк зберігання первинних бухгалтерських документів становить 3 роки за умови, що податкові органи завершили їх перевірку (п. 336 Переліку № 578 з приміткою до п. 186; Лист Державної архівної служби від 03.07.13 р. № 01.2/2629). Отже, якщо податкова перевірка не проводилася за цей період, то знищувати такі документи не можна (навіть якщо минуло 3 роки). Інакше суб'єкта господарювання очікують серйозні неприємності (про відповідальність за невиконання вимог щодо зберігання документів див. нижче).

У разі процедури адміністративного оскарження або судового розгляду такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом (п. 44.4 ПК).

У випадку втрати, пошкодження або дострокового знищення документів суб'єкту господарювання слід протягом 5 днів письмово повідомити про це податковий орган за місцем свого обліку і потім протягом 90 днів із дня, що настає за днем направлення такого повідомлення, відновити втрачені документи (п. 44.5 ПК).

Крім первинних документів, у суб'єкта господарювання зберігаються й інші документи, що стосуються його господарської діяльності, а також кадрові документи. Строки їх зберігання визначено в Переліку № 578 (див. табл. 1).

Таблиця 1. Строки зберігання основних первинних документів

Номер статті Переліку № 578	Вид документа	Строк зберігання	Примітка
1	2	3	4
30	Установчі документи (установчий акт, установчий договір (статут), положення) та зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР)	До ліквідації підприємства	–
35	Документи (рішення, протоколи, акти, баланси, висновки, звіти, повідомлення, виписки з ЄДР, заяви, довідки, доповідні записки і т. д.) про створення підприємства, реорганізацію, ліквідацію (банкрутство), перейменування	До ліквідації підприємства	–
37	Штатні розписи та переліки змін до них	75 років	–
39	Положення про структурні підрозділи підприємства, про філії та представництва підприємства	75 років	–
47	Документи про ліцензування певних видів діяльності (ліцензії)	До ліквідації	–
63	Документи (програми, технічні завдання, доповіді, довідки, текстові звіти, списки) про відрядження: – закордонні або наукові в межах України	10 років	Про участь у ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій – 75 років
63	– у межах України	3 роки
87	Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруду, майно; на право володіння, користування, розпорядження майном; на право реєстрації та перереєстрації фірмових назв, товарних знаків, знаків обслуговування і т. д.	До ліквідації	–
115	Дані про документообіг на підприємстві	5 років	–
241	Договори кредитні, поруки, застави, гарантії, переведення боргу	5 років	Після закінчення строку дії договору або погашення кредиту
311	Фінансові звіти із примітками до них: – зведені річні	До ліквідації	–
	– річні	До ліквідації	–
	– квартальні	3 роки	При відсутності річних – до ліквідації
	– місячні	1 рік	При відсутності річних, квартальних – до ліквідації
336	Первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій, які стали основою для записів у регістрах бухобліку (касові, банківські документи, ордери і т. п.)	3 роки	За умови закінчення податкової перевірки. У випадку виникнення спорів, слідчих і судових справ зберігаються до прийняття остаточного рішення за вказаними справами
338	Податкові накладні
345	Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи і т. п.) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, коштів, матеріальних цінностей і т. п.
351	Облікові регістри
395	Колективні договори, зміни та доповнення до них	До ліквідації	–
397	Правила внутрішнього трудового розпорядку	1 рік	Після заміни на нові
493	Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії та виписки з наказів про приймання, переміщення, звільнення, копії особових документів)	75 років (після звільнення)	Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення – 3 роки (після звільнення)
499	Особові картки працівників (у т. ч. тимчасових і працюючих за сумісництвом)	75 років	Після звільнення

Відповідальність за невиконання вимог щодо зберігання документів

За невиконання вимог щодо зберігання документів до підприємства і його посадових осіб може бути застосована фінансова, адміністративна та/або кримінальна відповідальність (див. табл. 2).

Таблиця 2. Відповідальність за порушення в сфері зберігання документів

№ з / п	Суть правопорушення	Санкція	Підстава
1	2	3	4
Фінансова відповідальність
1	Незабезпечення зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів із питань обчислення та сплати податків і зборів	Штраф у розмірі 1 020 грн. За повторне таке порушення протягом року – штраф у розмірі 2 040 грн.	П. 121.1 ПК
Адміністративна відповідальність
2	Незаконне знищення архівних документів посадовими особами підприємства	Штраф у розмірі від 85 до 170 грн. (від 5 до 10 НМДГ). За повторне таке порушення протягом року – штраф у розмірі від 170 до 680 грн. (від 10 до 40 НМДГ)	Ст. 92¹ КУпАП
Кримінальна відповідальність
3	Навмисне знищення або приховування документів на підприємстві, якщо така дія вчинена в корисливих цілях	Штраф у розмірі до 850 грн. (до 50 НМДГ ) або обмеження волі на строк до 3 років. Якщо така дія призвела до порушення роботи підприємства, винуватцю загрожує штраф у розмірі до 1190 грн (до 70 НМДГ), або обмеження волі на строк до 3 років, або позбавлення волі на строк до 3 років	Ст. 357 КК

Крім того, невиконання вимог щодо зберігання документів чревате донарахуванням податкових зобов'язань.

Порядок передачі документів до архіву підприємства

Перш ніж передати документи до архіву підприємства, необхідно провести експертизу їх цінності з дотриманням вимог Переліку № 578 і Правил № 1000/5.

Для оцінки важливості документів на підприємстві створюється експертна комісія, яка діє на підставі Положення про експертну комісію, затвердженого керівником підприємства. При його розробці за основу можна взяти Типове положення, затверджене Наказом № 1227/5.

У Положенні про експертну комісію визначається склад і порядок формування комісії, порядок призначення її голови та секретаря та ін.

До складу експертної комісії підприємства включають: керівників служби діловодства та архівного підрозділу; працівників структурних підрозділів.

Як правило, головою комісії призначається заступник керівника підприємства. Склад комісії затверджується керівником підприємства.

Документи, передані до архіву, оформляються в справи. При експертизі цінності документів у діловодстві виділяють чотири групи справ (п. 3 розд. 2 Правил № 1000/5):

постійного зберігання;
тривалого (понад 10 років) зберігання;
тимчасового зберігання (до 10 років включно);
що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.

Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, що настає за роком завершення справи діловодством. Наприклад, якщо ви підшили в справу (папку) документи за 2020 рік (датовані з 1 січня по 31 грудня), то роком завершення справи діловодством буде 2020-й. А строк зберігання такої справи починає обчислюватися з 1 січня 2021 року. Та пам'ятаємо, що за п. 44.3 ПК відраховуємо строк від дня подання звітності, та не забуваємо про "карантинне" продовження.

Звертаємо увагу! Документи зі строком зберігання, що закінчився, виявлені за результатами експертизи, знищуються.

Порядок знищення документів

Процедура знищення документів складається з декількох етапів.

Етап 1. Експертна комісія складає у двох примірниках акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ), за формою додатка 15 до Правил № 1000/5 (далі – акт).

Важливо! Знищувати документи без проведення експертизи їх цінності заборонено (п. 2.13 Переліку № 578). Тому до акта включаються тільки ті документи, які згідно з висновком експертної комісії можуть бути знищені.

До акта можна включати тільки ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складається акт. Наприклад, справа зі строком зберігання 3 роки, закінчена діловодством у 2018 році, може бути включена до акта не раніше 1 січня 2022 року. Але через "карантинне" продовження на 1 січня 2022 р. первинні документи навіть 2017 року не можна ще включити в акт.

Етап 2. Акт, затверджений експертною комісією підприємства, передається на розгляд експертно-перевірочної комісії держархівної установи (п. 4 розд. 3 Правил № 1000/5). У випадку внесення до акта первинної фінансової та бухгалтерської документації підприємство додає до нього довідку про проведення перевірки податковими органами. Довідка підписується керівником підприємства і скріплюється печаткою (при наявності).

Етап 3. Узгоджені (схвалені) акти затверджуються керівником підприємства, після чого підприємство має право знищити документи.

Етап 4. Відібрані для знищення справи передаються організаціям із заготовки вторинної сировини за накладними, у яких указується вага макулатури, переданої для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної фіксуються в актах.

Документи із грифом обмеження доступу знищують шляхом подрібнення, спалювання або іншим способом, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ та ініціалів членів експертної комісії.

На думку Держкомархіву, при незначному обсязі документів, виділених до знищення, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відповідна позначка (Лист від 12.01.01 р. № 05-26).

Висновки

Підприємства зобов'язані дотримуватися строків зберігання документів, установлених ПК і Переліком № 578. На строк карантину та інші випадки призупинення строку давності з п. 102.3 ПК продовжується строк зберігання первинних документів.

Документи з моменту створення або надходження та до передачі до архіву підприємства зберігаються за місцем формування справ (наприклад, кадрові документи – у відділі кадрів, облікові – у бухгалтерії).

Перш ніж знищити документи, необхідно провести експертизу їх цінності. Не перевірені ДФС первинні документи знищувати не можна.

знищення документів архівне зберігання документів зберігання документів зберігання первинних документів первинний документ передача до архіву передача справ