Первичные документы на предприятии: хранение, архивирование и уничтожение

Предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета. О том, как организовать хранение первичных документов, как долго надо их хранить, а также как передать в архив и уничтожить, вы узнаете из этой консультации.

Организация хранения документов на предприятии

Для чего нужна номенклатура дел?

Для организации хранения документов необходимо составить номенклатуру дел в соответствии с п. 1 разд. IV  Правил, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5). Номенклатура нужна, чтобы установить единый порядок формирования дел (независимо от носителя информации), обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и видам, определить сроки хранения дел.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

Как сформировать дело?

Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке. Назовем основные правила формирования дел (п. 2 разд. IV Правил № 1000/5):

• помещать в дела можно только исполненные документы – четко в соответствии с заголовками дел;
• документы за календарный год могут быть сгруппированы в одно дело;
• в дела следует помещать только оригиналы документов (при их отсутствии – заверенные в установленном порядке копии);
• в дела всегда включаются документы по одному вопросу либо по группе родственных вопросов, которые составляют единый тематический комплекс;
• документы с разными сроками хранения формируются в разные дела;
• нельзя включать в состав дел черновики, личные документы и документы, которые подлежат возврату (например, второй экземпляр акта приемки-передачи).

Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели. В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются. Для повышения оперативности поиска документов дела располагают в соответствии с номенклатурой. На корешках обложек дел указываются индексы и заголовки по номенклатуре дел.

Как должны храниться документы на предприятии до передачи их в архив?

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах. Отвечают за хранение документов уполномоченные главным бухгалтером лица (п. 6.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88, далее – Положение № 88).

Бланки строгой отчетности следует хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность (п. 6.3 Положения № 88).

Электронные первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность хранятся на электронных носителях в форме, которая позволяет проверить их целостность (п. 6.4 Положения № 88).

Кто на предприятии отвечает за хранение документов?

Согласно п. 3 ст. 8 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) ответственность за сохранность обработанных документов, учетных регистров и отчетности в течение установленного законодательством срока несет собственник или руководитель предприятия.

Как определено ч. 2 ст. 43 Закона от 06.02.2018 № 2275-VIII «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью», ответственность за хранение документов бухгалтерского учета и финансовой отчетности общества возлагается на его исполнительный орган (например, директора) и главного бухгалтера (в случае назначения).

В соответствии с п. 6.7 Положения № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Если на предприятии нет главного бухгалтера, эти обязанности можно возложить на бухгалтера или другого работника, ответственного за ведение бухучета.

При организации документооборота на предприятии необходимо определить лиц, которые будут отвечать за создание, проверку, обработку и сдачу документов в архив.

Cроки хранения документов

Согласно п. 44.3 Налогового кодекса (далее – НК) срок хранения первичных документов, подтверждающих доходы и расходы, а также регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляет не менее 1 825 дней со дня подачи налоговой отчетности. А если отчетность не была подана вовремя, тогда в течение 1 825 дней, следующих после окончания срока ее подачи. Для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием по ст. 39 НК, КИК по ст. 39² НК и налогом на репатриацию по п. 141.4 НК, – 2 555, - 2555 дней.

Важно! На срок приостановления проверок по закону или решению суда продлевается и срок хранения документов. Поскольку во время карантина действовал мораторий на проверки, соответственно на его срок продлевается и хранения первичных документов, регистров и финотчетности (п. 44.3 и п. 102.3 НК, ИНК от 02.07.21 г. № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09). Ведь предусмотренные п. 44.3 НК сроки хранения документов продлеваются на период приостановления отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НК (абз. третий п. 44.3 НК, добавлен Законом № 466-ІХ от 16.02.20 г.).

Кроме того, следует учитывать требования Перечня, утвержденного приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (далее – Перечень № 578). Так, срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 5 лет (раньше – 3 года) (п. 336 Перечня № 578 и примечание к п 186; письмо Государственной архивной службы от 03.07.2013 № 01.2/2629). В случае процедуры административного обжалования или судебного разбирательства такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом (п. 44.4 НК).

В случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов субъекту хозяйствования следует в течение 5 дней письменно уведомить об этом налоговый орган по месту своего учета и затем в течение 90 дней со дня, следующего за днем направления такого уведомления, восстановить утраченные документы (п. 44.5 НК). Об этом подробно – в статье «Утеря и восстановление первичных документов: пошаговая инструкция + образцы». В случае потери документов из-за боевых действий действуют отдельные правила в пп. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НК. Кто и как может воспользоваться ими, читайте в статье «Отсутствие или утеря документов в условиях военного положения: варианты действий».

Помимо первичных документов, у субъекта хозяйствования хранятся и другие документы, касающиеся его хозяйственной деятельности, а также кадровые документы. Сроки их хранения определены в Перечне № 578 (см. табл. 1).

Таблица 1. Сроки хранения основных первичных документов

Ответственность за невыполнение требований по хранению документов

За невыполнение требований по хранению документов к предприятию и его должностным лицам может быть применена финансовая, административная и/или уголовная ответственность (см. табл. 2).

Таблица 2. Ответственность за нарушения в сфере хранения документов

Кроме того, невыполнение требований по хранению документов чревато доначислением налоговых обязательств.

Исключение: если документы уничтожены из-за боевых действий и об этом уведомлены налоговики и они признали эти причины (пп. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НК).

Порядок передачи документов в архив предприятия

Прежде чем передать документы в архив предприятия, необходимо провести экспертизу их ценности с соблюдением требований Перечня № 578 и Правил № 1000/5.

Для оценки важности документов на предприятии создается экспертная комиссия, которая действует на основании Положения об экспертной комиссии, утвержденного руководителем предприятия. При его разработке за основу можно взять Типовое положение, утвержденное приказом Минюста от 19.06.2013 № 1227/5.

В Положении об экспертной комиссии определяется состав и порядок формирования комиссии, порядок назначения ее председателя и секретаря и др.

В состав экспертной комиссии предприятия включают: руководителей службы делопроизводства и архивного подразделения; работников структурных подразделений.

Как правило, председателем комиссии назначается заместитель руководителя предприятия. Состав комиссии утверждается руководителем предприятия.

Документы, передаваемые в архив, оформляются в дела. При экспертизе ценности документов в делопроизводстве выделяют четыре группы дел (п. 3 разд. 2 Правил № 1000/5):

• постоянного хранения;
• длительного (свыше 10 лет) хранения;
• временного хранения (до 10 лет включительно);
• подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.

Порядок уничтожения документов

Процедура уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Экспертная комиссия составляет в двух экземплярах акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд (далее – НАФ), по форме приложения 15 к Правилам № 1000/5 (далее – акт).

В акт можно включать только те дела, срок хранения которых истек. Конечно, учитываются как минимальные сроки по НК, так и сроки из Перечня № 578 – выбирается больший из них. Кроме того, следует помнить, что карантин и военное положение продлили сроки хранения первички (п. 52² и пп. 69.9, 69.38 подразд. 10 разд. ХХ НК).

Этап 2. Акт, утвержденный экспертной комиссией предприятия, передается на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии госархивного учреждения (п. 4 гл. 3 разд. V Правил № 1000/5). В случае внесения в акт первичной финансовой и бухгалтерской документации предприятие добавляет к нему справку о проведении проверки налоговыми органами. Справка подписывается руководителем предприятия и скрепляется печатью (при наличии).

Этап 3. Согласованные (одобренные) акты утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие имеет право уничтожить документы.

Этап 4. Отобранные для уничтожения дела передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной фиксируются в актах.

Документы с грифом ограничения доступа уничтожают путем измельчения, сжигания или иным способом, исключающим возможность их прочтения и восстановления. При этом в конце акта дополнительно делается запись об уничтожении соответствующих документов с указанием фамилий и инициалов членов экспертной комиссии.

По мнению Госкомархива, при незначительном объеме документов, выделенных к уничтоже-нию, они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка (письмо от 12.01.2001 г. № 05-26).

Выводы

Предприятия обязаны соблюдать сроки хранения документов, установленные НК и Перечнем № 578. На срок карантина военного положения (моратория на проверки), а также другие случаи приостановления срока давности из п. 102.3 НК продлевается срок хранения первичных документов.

Документы с момента создания или поступления и до передачи в архив предприятия хранятся по месту формирования дел (например, кадровые документы – в отделе кадров, учетные – в бухгалтерии).

Прежде чем уничтожить документы, необходимо провести экспертизу их ценности.