Відображення закордонного відрядження в обліку підприємства

Облік витрат на відрядження

Куди включати витрати на відрядження в бухгалтерському і податковому обліку?

Відповідь проста: туди ж, куди ви включаєте зарплату відрядженого працівника. Тобто все залежить від підрозділу, де трудиться цей працівник.

Наприклад, витрати на відрядження:

• працівників цехів, дільниць та інших подібних підрозділів – відносяться до загальновиробничих витрат (пп. «а» пп. 138.8.5 Податкового кодексу, далі – ПК; п. 15.1 П(С)БО 16);
• співробітників апарату управління та іншого загальногосподарського персоналу – до адміністративних витрат (пп. «б» пп. 138.10.2 ПК, п. 18 П(С)БО 16);
• працівників служби збуту – до витрат на збут (пп. «г» пп. 138.10.3 ПК, п. 19 П(С)БО 16).

А якщо відрядження безпосередньо пов'язане з виробництвом товарів, виконанням робіт, наданням послуг? Тоді витрати на відрядження можна віднести до складу собівартості таких вироблених і реалізованих товарів (робіт, послуг). Приклад: витрати на відрядження водіїв підприємства, яке займається перевезеннями вантажів.

Таким чином, витрати на відрядження можуть відображатися на бухгалтерських рахунках 23, 91, 92 та 93.

Облік авансів на відрядження

Аванс, виданий на відрядження, відображається за дебетом субрахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

При цьому аванс, виданий в інвалюті, відображається на окремому субрахунку. Наприклад, субрахунку 3722 «Розрахунки з підзвітними особами в інвалюті» – у розрізі кожної інвалюти. У результаті погашення заборгованості, що числиться на цьому субрахунку, отримання коштів не передбачається (працівник витратить аванс і просто напише звіт). Отже, така заборгованість є немонетарною. Тому курсові різниці за нею не розраховуються.

Після повернення з відрядження працівник повинен відзвітувати про використання коштів, виданих йому на відрядження. Тобто принести до бухгалтерії звіт за формою, затвердженою наказом Міндоходів від 24.12.13 р. № 845 (далі – Звіт).

Якщо витрати відрядженого працівника згідно зі Звітом:

• не перевищили суму виданого авансу – такі витрати відображаються в бухгалтерському та податковому обліку підприємства в гривнях за курсом НБУ, що діє на 0 годин дати отримання авансу (далі – ранковий курс). Це випливає з п. 5 та 6 П(С)БО 21, листа Міндоходів від 08.05.14 р. № 8180/6/99-99-19-03-02-16, роз'яснення в ЗІР (категорія 102.07.14);
• перевищили суму виданого авансу – тоді сума заборгованості підприємства перед працівником повинна бути виплачена працівникові до закінчення третього банківського дня після затвердження Звіту. При цьому заборгованість виплачується в гривнях за курсом НБУ на день її погашення (п. 19 розд. III Інструкції, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, далі – Інструкція № 59). Оскільки сума заборгованості перед працівником в інвалюті стає відомою на дату затвердження Звіту, то спочатку вона відображається в обліку за ранковим курсом НБУ на таку дату. Ця сума є монетарною заборгованістю, тому за нею розраховуються курсові різниці.

Відображення в обліку витрат на закордонне відрядження покажемо на прикладі.

Приклад

Директор підприємства був направлений у відрядження до Австрії з 2 по 4 грудня 2014 року. Перед від'їздом йому був виданий аванс у сумі 1 000 євро. Інвалюта була отримана в касу підприємства з інвалютного рахунка, ранковий курс НБУ на дату отримання авансу в касу становив 18,79 грн. за 1 євро.

Обліковою політикою підприємства прийнято, що курсові різниці за монетарними статтями в інвалюті розраховуються на дату госпоперації в межах суми такої операції (п. 8 П(С)БО 21). Тобто при знятті з поточного інвалютного рахунка 1 000 євро підприємство повинне перерахувати в гривні за ранковим курсом НБУ на цю дату тільки цю суму. Приймемо, що балансова вартість інвалюти на поточному рахунку підприємства на дату здійснення операції (отримання в касу) в обліку числилася за курсом НБУ – 18,70 грн. за 1 євро. Курс зріс, тому суму 1 000 євро потрібно перерахувати за курсом НБУ – 18,79 грн. за 1 євро.

Після повернення з відрядження, а саме 5 грудня 2014 року, директор подав Звіт і підтвердні документи на загальну суму 1 014 євро, з яких випливало, що ним були здійснені такі витрати:

• авіапереліт – 270 євро;
• проживання – 600 євро;
• добові – 144 євро.

Ранковий курс НБУ на 05.12.14 р. становив 18,98 грн. за 1 євро.

Підприємство компенсувало директорові витрачені ним власні кошти (14 євро у гривневому еквіваленті) 8 грудня 2014 року. Ранковий курс НБУ на цю дату становив 19,19 грн. за 1 євро.

В обліку ці операції відображаються таким чином:

(євро/грн.)