Отражение загранкомандировки в учете предприятия

Учет расходов на командировку

Куда включать расходы на командировку в бухгалтерском и налоговом учете?

Ответ простой: туда же, куда вы включаете зарплату командированного работника. То есть все зависит от подразделения, где трудится этот работник.

Например, расходы на командировку:

• работников цехов, участков и других подобных подразделений – относятся к общепроизводственным расходам (пп. «а» пп. 138.8.5 Налогового кодекса, далее – НК; п. 15.1 П(С)БУ 16);
• сотрудников аппарата управления и другого общехозяйственного персонала – к административным расходам (пп. «б» пп. 138.10.2 НК, п. 18 П(С)БУ 16);
• работников службы сбыта – к расходам на сбыт (пп. «г» пп. 138.10.3 НК, п. 19 П(С)БУ 16).

А если командировка непосредственно связана с производством товаров, выполнением работ, оказанием услуг? Тогда расходы на командировку можно отнести в состав себестоимости таких произведенных и реализованных товаров (работ, услуг). Пример: расходы на командировки водителей предприятия, которое занимается перевозками грузов.

Таким образом, командировочные расходы могут отражаться на бухгалтерских счетах 23, 91, 92 и 93.

Учет авансов на командировку

Аванс, выданный на командировку, отражается по дебету субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

При этом аванс, выданный в инвалюте, отражается на отдельном субсчете. Например, субсчете 3722 «Расчеты с подотчетными лицами в инвалюте» – в разрезе каждой инвалюты. В результате погашения задолженности, числящейся на этом субсчете, получения денежных средств не предвидится (работник потратит аванс и просто напишет отчет). Значит, такая задолженность является немонетарной. Поэтому курсовые разницы по ней не рассчитываются.

После возвращения из командировки работник должен отчитаться об использовании денежных средств, выданных ему на командировку. То есть принести в бухгалтерию отчет по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 24.12.13 г. № 845 (далее – Отчет).

Если расходы командированного работника согласно Отчету:

• не превысили сумму выданного аванса – такие расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учете предприятия в гривнях по курсу НБУ, действующему на 0 часов даты получения аванса (далее – утренний курс). Это следует из п. 5 и 6 П(С)БУ 21, письма Миндоходов от 08.05.14 г. № 8180/6/99-99-19-03-02-16, разъяснения в ОИР (категория 102.07.14);
• превысили сумму выданного аванса – тогда сумма задолженности предприятия перед работником должна быть выплачена работнику до окончания третьего банковского дня после утверждения Отчета. При этом задолженность выплачивается в гривнях по курсу НБУ на день ее погашения (п. 19 разд. III Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, далее – Инструкция № 59). Поскольку сумма задолженности перед работником в инвалюте становится известной на дату утверждения Отчета, то сначала она отражается в учете по утреннему курсу НБУ на такую дату. Эта сумма является монетарной задолженностью, поэтому по ней рассчитываются курсовые разницы.

Отражение в учете расходов на загранкомандировку покажем на примере.

Пример

Директор предприятия был направлен в командировку в Австрию со 2 по 4 декабря 2014 года. Перед отъездом ему был выдан аванс в сумме 1 000 евро. Инвалюта была получена в кассу предприятия с инвалютного счета, утренний курс НБУ на дату получения аванса в кассу составил 18,79 грн. за 1 евро.

Учетной политикой предприятия принято, что курсовые разницы по монетарным статьям в инвалюте рассчитываются на дату хозоперации в пределах суммы такой операции (п. 8 П(С)БУ 21). То есть при снятии с текущего инвалютного счета 1 000 евро предприятие должно пересчитать в гривни по утреннему курсу НБУ на эту дату только данную сумму. Примем, что балансовая стоимость инвалюты на текущем счете предприятия на дату совершения операции (получения в кассу) в учете числилась по курсу НБУ – 18,70 грн. за 1 евро. Курс подрос, поэтому сумму 1 000 евро нужно пересчитать по курсу НБУ – 18,79 грн. за 1 евро.

После возвращения из командировки, а именно 5 декабря 2014 года, директор представил Отчет и подтверждающие документы на общую сумму 1 014 евро, из которых следовало, что им были понесены такие расходы:

• авиаперелет – 270 евро;
• проживание – 600 евро;
• суточные – 144 евро.

Утренний курс НБУ на 05.12.14 г. составил 18,98 грн. за 1 евро.

Предприятие компенсировало директору потраченные им собственные средства (14 евро в гривневом эквиваленте) 8 декабря 2014 года. Утренний курс НБУ на эту дату составил 19,19 грн. за 1 евро.

В учете эти операции отражаются так:

(евро/грн.)