Навчання та підвищення кваліфікації офісних працівників

Офісні витрати: як вести облік топ-об’єктів

У консультації розглянемо особливості організації та обліку витрат на навчання працівників, у тому числі навчання у виші, підвищення кваліфікації, навчання на курсах англійської мови, курсах МСФЗ.

Загальні положення

Загальні принципи організації професійного навчання працівників викладено в Законі від 12.01.12 р. № 4312-VI (далі - Закон № 4312). А в ст. 201 КЗпП роз’яснюється, що для професійної підготовки та підвищення кваліфікації працівників за рахунок коштів підприємства може бути організоване індивідуальне, бригадне, курсове та інше виробниче навчання.

Професійне навчання працівників може бути формальним і неформальним (п. 6, 7 ст. 6 Закону № 4312).

Формальне навчання – це традиційний вид професійного навчання працівників, при якому знання, уміння та навички здобуваються в навчальному закладі або безпосередньо в роботодавця відповідно до вимог державних стандартів освіти. За результатами такого навчання видається документ про освіту встановленого зразка – диплом бакалавра, магістра і т. п.

Під неформальним навчанням мається на увазі здобуття працівниками професійних знань, умінь і навичок (п. 1 ст. 1 Закону № 4312). При цьому місце здобуття таких знань, умінь і навичок, строк і форма навчання не регламентовані.

Професійне навчання включає початкову професійну підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації працівників відповідно до потреб виробництва (ст. 1 Закону № 4312). У Положенні № 127/151 ці різновиди професійного навчання розшифровуються за категоріями працівників. Розібратися з категоріями працівників допоможе Класифікатор ДК 003:2010.

Офісні працівники належать до категорії керівників, професіоналів і спеціалістів. Згідно з п. 2.6 Положення, затвердженого наказом Мінпраці та Міносвіти від 26.03.01 р. № 127/151 (далі - Положення № 127/151), такі працівники можуть направлятися:

• на перепідготовку – для здобуття іншої спеціальності на основі вже наявного освітньо-кваліфікаційного рівня та практичного досвіду;
• спеціалізацію – для здобуття додаткових спеціальних знань, умінь і професійних навичок у межах раніше здобутої спеціальності без присвоєння кваліфікації та зміни освітньо-кваліфікаційного рівня;
• стажування – для набуття практичних умінь і навичок, необхідних для виконання обов’язків на своїй посаді або посаді вищого рівня, засвоєння кращого вітчизняного та закордонного досвіду;
• підвищення кваліфікації – для вдосконалення знань, умінь і навичок у рамках спеціальності, оволодіння новими функціональними обов’язками та особливостями трудової діяльності в умовах розвитку науки та технологій, освоєння основ менеджменту, маркетингу та ін. Періодичність підвищення їх кваліфікації встановлюється залежно від виробничої необхідності, але не рідше одного разу на 5 років (п. 2.6 Положення № 127/151).

Обов’язок проходити професійне навчання може бути закріплений у колективному договорі. Найчастіше необхідність навчання обумовлена специфікою професійної діяльності. Добровільне навчання проводиться з ініціативи працівника або роботодавця, але з обов’язкової згоди першого.

Примірний порядок укладення суб’єктами господарювання договорів із підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників затверджено наказом Мінпраці та соцполітики від 10.08.10 р. № 232 (далі - Порядок № 232). Він рекомендований до застосування всім суб’єктам господарювання незалежно від їхньої організаційно-правової форми та форми власності. У додатках до Порядку № 232 можна знайти форму направлення на навчання працівника, а також примірну форму договору про навчання.

Чи можна віднести до витрат на навчання вартість семінарів і тренінгів?

Ні. Семінари, тренінги, майстер-класи і т. п. – це інформаційно-консультаційні послуги, які надаються за домовленістю двох сторін – одним суб’єктом господарювання іншому.

Тобто якщо роботодавець направляє, наприклад, головного бухгалтера або менеджера на такий захід, то із суб’єктом господарювання, який його проводить, укладається звичайний двосторонній договір про надання інформаційно-консультаційних послуг. При цьому третя сторона як учасник цього заходу, тобто працівник, у документі не фігурує. Адже особисто йому ніякі послуги не надаються (на відміну від послуг із навчання). Після закінчення семінару, тренінгу складається звичайний акт виконаних робіт (наданих послуг), який служить підставою для відображення його вартості в бухобліку підприємства.

Гарантії співробітникам, що навчаються

Співробітникам, які направляються на навчання з основного місця роботи для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки та навчання інших професій із відривом від виробництва, постановою КМУ від 28.06.97 р. № 695 (далі - Постанова № 695) передбачено певні гарантії та компенсації, а саме:

• збереження середньої зарплати за основним місцем роботи за час навчання;
• оплата вартості проїзду до місця навчання й назад;
• виплата добових за кожний день знаходження в дорозі в розмірі, установленому для службових відряджень;
• забезпечення працівників на час навчання гуртожитком готельного типу. У випадку відсутності гуртожитку витрати, пов’язані з найманням житлового приміщення, відшкодовуються в порядку, установленому законодавством для службових відряджень.

Чи поширюються гарантії на маркетолога, що навчається на курсах англійської мови, і бухгалтера, направленого на курси МСФЗ?

Професійне навчання маркетолога та бухгалтера найбільше вписується в такий вид навчання, як «перепідготовка, спеціалізація, підвищення кваліфікації, стажування керівників, професіоналів і фахівців» (п. 2.6 Положення № 127/151). Це навчання відноситься до неформального та, як уже було зазначено, не регламентується ні місцем отримання, ні строками, ні формою навчання.

Водночас певні вимоги встановлено й для нього. Наприклад, згідно з п. 2.6 Положення № 127/151 стажування керівників, професіоналів і фахівців передбачає набуття ними практичного досвіду виконання завдань та обов’язків на обійманій посаді або на посаді вищого рівня. Воно проводиться за індивідуальним планом, що затверджується роботодавцем, який направляє працівника на стажування.

Тривалість короткострокового підвищення кваліфікації визначається роботодавцем залежно від мети та змісту навчальної програми, але не більше 72 годин (довгострокове підвищення кваліфікації може тривати від 72 до 500 годин). Навчально-програмна документація для короткострокового підвищення кваліфікації розробляється та затверджується роботодавцем.

Тобто для кожного виду навчання законодавством (нормативно-правовими актами) установлено свої вимоги. Тому якщо процедура навчання на курсах маркетолога та бухгалтера:

• уписується в норми Закону № 4312 і Положення № 127/151 (регулюється цими документами), то співробітники можуть претендувати на гарантії та компенсації, установлені гл. XIV (ст. 201–220) КЗпП і Постановою № 695;
• не вписується – працівникам не надаються гарантії, передбачені законодавством. Однак вони можуть бути встановлені колдоговором.

Бухгалтерський облік

Бухоблік витрат на професійну підготовку, навчання, перепідготовку або підвищення кваліфікації (далі – витрати на навчання) працівників ведеться відповідно до П(С)БО 16, згідно з яким ці витрати, в основному, списуються на витрати поточного періоду. Залежно від того, до якого підрозділу відноситься офісний працівник, витрати на навчання можуть відображатися на рахунку 92 «Адміністративні витрати» (працівники адміністрації, менеджмент) або 93 «Витрати на збут» (працівники служби маркетингу).

Якщо підприємство оплачує навчання працівника за період більше місяця (наприклад, плата вноситься за семестр або рік), витрати обліковуються на рахунку 39 «Витрати майбутніх періодів». Частина витрат на навчання, що відноситься до витрат поточного періоду, відображається в обліку записом: Дт 92, 93 – Кт 39.

Податковий облік

Податок на прибуток

Витрати на навчання враховуються за правилами бухобліку. Різниці, що коригують фінрезультат на вартість навчання працівника, нормами ПК не передбачено.

ПДВ

Постачання освітніх послуг навчальними закладами, які мають відповідну ліцензію, звільнені від обкладення ПДВ згідно з пп. 197.1.2 ПК (тут же наведено перелік «пільгових» освітніх послуг). Вартість інформаційно-консультаційних послуг (семінари, тренінги і т. п.), а також послуг, які пов’язані із профнавчанням, але не відповідають умовам, зазначеним у пп. 197.1.2 ПК, є базою оподаткування на загальних підставах – за ставкою 20 % (п. 185.1 ПК).

При цьому підприємство – замовник таких послуг буде мати право на податковий кредит згідно з п. 198.1 ПК. А оскільки профнавчання пов’язане з госпдіяльністю підприємства, нараховувати крмпенсуючі податкові зобов’язання відповідно до п. 198.5 ПК не слід.

ПДФО і військовий збір

При виконанні певних умов ПДФО і військовий збір (далі – ВЗ) не утримуються з доходів фізособи. Утримання не здійснюються, якщо роботодавець оплачує вартість:

• підвищення кваліфікації або перепідготовки працівника (категорія працівника не має значення) за умови, що це навчання є обов’язковим відповідно до законодавства (пп. 165.1.37 ПК);
• навчання працівника (або іншої особи) у вітчизняних вищих і професійно-технічних навчальних закладах за здобуття освіти, підготовку або перепідготовку такого працівника в межах установленого ліміту за кожний повний або неповний місяць його навчання, підготовки або перепідготовки. Ліміт обмежено трикратним розміром мінімальної заробітної плати, установленої законом на 1 січня звітного (податкового) року (далі – МЗП) (пп. 165.1.21 ПК). Нагадаємо, на 01.01.20 р. МЗП становить 4 723 грн, отже, ліміт – 14 169 грн.

Якщо умови навчання або його вартість не відповідають вимогам пп. 165.1.21 і 165.1.37 ПК, то сума, сплачена роботодавцем за навчання фізособи (або сума перевищення ліміту), прирівнюється до додаткового блага та обкладається ПДФО за ставкою 18 % і ВЗ за ставкою 1,5 % (п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК).

При цьому до вартості навчання працівника з метою обкладення ПДФО застосовується підвищувальний коефіцієнт у розмірі 1,2195122 (пп. 164.2.17, п. 164.5 ПК), до ВЗ такий коефіцієнт не застосовується.

Чи потрібно обкладати ПДФО і ВЗ вартість участі працівника в семінарі?

Тільки в тому випадку, якщо за умовами договору запрошеною стороною та отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є конкретний працівник. Тоді сума, сплачена роботодавцем за його участь у семінарі, буде розглядатися як дохід, отриманий таким працівником у вигляді додблага. Цей дохід включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу та обкладається ПДФО і ВЗ у вищеописаному порядку.

ЄСВ

Базою обкладення ЄСВ є сума нарахованої зарплати за видами виплат, що включають основну та додаткову зарплату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI).

У Переліку, затвердженому постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170 (далі - Перелік № 1170), визначено види виплат, здійснювані за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується ЄСВ. До них, зокрема, відносяться (п. 9, 11 розд. II Переліку № 1170):

• витрати на оплату навчання працівників у вищих навчальних закладах та установах підвищення кваліфікації, професійної підготовки та перепідготовки кадрів;
• витрати на платне навчання працівників і членів їх сімей, не пов’язане з виробничою необхідністю, згідно з договором між підприємством і навчальним закладом.

Це означає, що всі вони не є об’єктом нарахування ЄСВ.

Але якщо навчання пов’язане з виробничою необхідністю або проводиться не в навчальному закладі та не в установі підвищення кваліфікації, професійної підготовки та перепідготовки кадрів, а, наприклад, на приватних курсах, тоді, на нашу думку, дохід працівника слід розглядати як виплату, що має індивідуальний характер. У цьому випадку вона відноситься до фонду оплати праці (далі – ФОП) у складі інших заохочувальних і компенсаційних виплат (пп. 2.3.4 Інструкції, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5). Сума такої виплати є об’єктом обкладення ЄСВ за ставкою 22 %.

На думку контролюючого органу (ЗІР, категорія 201.03), кошти, сплачені роботодавцем за навчання найманих працівників на курсах із вивчення іноземних мов, не відносяться до ФОП і не є базою нарахування ЄСВ. Тобто податківці вважають, що навчання на курсах із вивчення іноземних мов відповідає навчанню в навчальному закладі.

Приклад

Підприємство у вересні 2020 року оплатило центру онлайн-освіти вартість навчання одного працівника за курсом «Маркетинг». Тривалість навчання становить 4 місяці, загальна вартість – 12 000 грн (без ПДВ).

Таким чином, вартість навчання працівника за місяць – 3 000 грн (12 000 грн : 4 міс.).

Об’єкт обкладення ПДФО – 3 658,54 грн (3 000 грн х 1,2195122).

Щомісяця до бюджету перераховуються суми:

• ПДФО – 658,54 грн (3 658,54 грн х 18 %);
• ВЗ – 45 грн (3 000 грн х 1,5 %);
• ЄСВ – 660 грн (3 000 грн х 22 %).

У бухобліку ці операції відображаються так:

(грн)

Висновки

1. Для цілей оподаткування витрати підприємства на навчання працівника обліковуються за правилами бухобліку. При цьому якщо щомісячна вартість навчання у вітчизняних вищих і професійно-технічних навчальних закладах перевищує щомісячний ліміт, установлений ПК, то сума перевищення визнається додатковим благом працівника та обкладається ПДФО і ВЗ.
2. Вартість навчання працівника на приватних курсах слід розглядати як виплату індивідуального характеру – вона не тільки обкладається ПДФО і ВЗ, але, на нашу думку, на неї також нараховується ЄСВ.