Обучение и повышение квалификации офисных работников

Офисные расходы: как вести учет топ-объектов

В консультации рассмотрим особенности организации и учета расходов на обучение работников, в том числе обучение в вузе, повышение квалификации, обучение на курсах английского языка, курсах МСФО.

Общие положения

Общие принципы организации профессионального обучения работников изложены в Законе от 12.01.12 г. № 4312-VI (далее - Закон № 4312). А в ст. 201 КЗоТ разъясняется, что для профессиональной подготовки и повышения квалификации работников за счет средств предприятия может быть организовано индивидуальное, бригадное, курсовое и другое производственное обучение.

Профессиональное обучение работников может быть формальным и неформальным (п. 6, 7 ст. 6 Закона № 4312).

Формальное обучение – это традиционный вид профессионального обучения работников, при котором знания, умения и навыки приобретаются в учебном заведении или непосредственно у работодателя в соответствии с требованиями государственных стандартов образования. По результатам такого обучения выдается документ об образовании установленного образца – диплом бакалавра, магистра и т. п.

Под неформальным обучением подразумевается получение работниками профессиональных знаний, умений и навыков (п. 1 ст. 1 Закона № 4312). При этом место получения таких знаний, умений и навыков, срок и форма обучения не регламентированы.

Профессиональное обучение включает начальную профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников в соответствии с потребностями производства (ст. 1 Закона № 4312). В Положении № 127/151 эти разновидности профессионального обучения расшифровываются по категориям работников. Разобраться с категориями работников поможет Классификатор ДК 003:2010.

Офисные работники относятся к категории руководителей, профессионалов и специалистов. Согласно п. 2.6 Положения, утвержденного приказом Минтруда и Минобразования от 26.03.01 г. № 127/151 (далее - Положение № 127/151), такие работники могут направляться:

• на переподготовку – для получения другой специальности на основе уже имеющегося образовательно-квалификационного уровня и практического опыта;
• специализацию – для получения дополнительных специальных знаний, умений и профессиональных навыков в пределах ранее полученной специальности без присвоения квалификации и изменения образовательно-квалификационного уровня;
• стажировку – для приобретения практических умений и навыков, необходимых для выполнения обязанностей на своей должности или должности высшего уровня, усвоения лучшего отечественного и зарубежного опыта;
• повышение квалификации – для усовершенствования знаний, умений и навыков в рамках специальности, овладения новыми функциональными обязанностями и особенностями трудовой деятельности в условиях развития науки и технологий, освоения основ менеджмента, маркетинга и пр. Периодичность повышения их квалификации устанавливается в зависимости от производственной необходимости, но не реже одного раза в 5 лет (п. 2.6 Положения № 127/151).

Обязанность проходить профессиональное обучение может быть закреплена в коллективном договоре. Зачастую необходимость обучения обусловлена спецификой профессиональной деятельности. Добровольное обучение проводится по инициативе работника или работодателя, но с обязательного согласия первого.

Примерный порядок заключения субъектами хозяйствования договоров по подготовке, переподготовке и повышению квалификации работников утвержден приказом Минтруда и соцполитики от 10.08.10 г. № 232 (далее - Порядок № 232). Он рекомендован к применению всем субъектам хозяйствования независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности. В приложениях к Порядку № 232 можно найти форму направления на обучение работника, а также примерную форма договора об обучении.

Можно ли отнести к расходам на обучение стоимость семинаров и тренингов?

Нет. Семинары, тренинги, мастер-классы и т. п. – это информационно-консультационные услуги, которые предоставляются по договоренности двух сторон – одним субъектом хозяйствования другому.

То есть если работодатель направляет, например, главного бухгалтера или менеджера на такое мероприятие, то с субъектом хозяйствования, который его проводит, заключается обычный двусторонний договор о предоставлении информационно-консультационных услуг. При этом третья сторона как участник этого мероприятия, т. е. работник, в документе не фигурирует. Ведь лично ему никакие услуги не предоставляются (в отличие от услуг по обучению). По окончании семинара, тренинга составляется обычный акт выполненных работ (оказанных услуг), который служит основанием для отражения его стоимости в бухучете предприятия.

Гарантии обучающимся сотрудникам

Сотрудникам, которые направляются на обучение с основного места работы для повышения квалификации, подготовки, переподготовки и обучения другим профессиям с отрывом от производства, постановлением КМУ от 28.06.97 г. № 695 (далее - Постановление № 695) предусмотрены определенные гарантии и компенсации, а именно:

• сохранение средней зарплаты по основному месту работы за время обучения;
• оплата стоимости проезда до места обучения и обратно;
• выплата суточных за каждый день нахождения в пути в размере, установленном для служебных командировок;
• обеспечение работников на время обучения общежитием гостиничного типа. В случае отсутствия общежития расходы, связанные с наймом жилого помещения, возмещаются в порядке, установленном законодательством для служебных командировок.

Распространяются ли гарантии на маркетолога, обучающегося на курсах английского языка, и бухгалтера, направленного на курсы МСФО?

Профессиональное обучение маркетолога и бухгалтера больше всего вписывается в такой вид обучения, как «переподготовка, специализация, повышение квалификации, стажировка руководителей, профессионалов и специалистов» (п. 2.6 Положения № 127/151). Это обучение относится к неформальному и, как уже было отмечено, не регламентируется ни местом получения, ни сроками, ни формой обучения.

В то же время определенные требования установлены и для него. Например, согласно п. 2.6 Положения № 127/151 стажировка руководителей, профессионалов и специалистов предусматривает приобретение ими практического опыта выполнения задач и обязанностей на занимаемой должности или на должности высшего уровня. Она проводится по индивидуальному плану, который утверждается работодателем, направляющим работника на стажировку.

Продолжительность краткосрочного повышения квалификации определяется работодателем в зависимости от цели и содержания учебной программы, но не более 72 часов (долгосрочное повышение квалификации может длиться от 72 до 500 часов). Учебно-программная документация для краткосрочного повышения квалификации разрабатывается и утверждается работодателем.

То есть для каждого вида обучения законодательством (нормативно-правовыми актами) установлены свои требования. Поэтому если процедура обучения на курсах маркетолога и бухгалтера:

• вписывается в нормы Закона № 4312 и Положения № 127/151 (регулируется этими документами), то сотрудники могут претендовать на гарантии и компенсации, установленные гл. XIV (ст. 201–220) КЗоТ и Постановлением № 695;
• не вписывается – работникам не предоставляются гарантии, предусмотренные законодательством. Однако они могут быть установлены колдоговором.

Бухгалтерский учет

Бухучет расходов на профессиональную подготовку, обучение, переподготовку или повышение квалификации (далее – расходы на обучение) работников ведется в соответствии с П(С)БУ 16, согласно которому эти расходы, в основном, списываются на расходы текущего периода. В зависимости от того, к какому подразделению относится офисный работник, расходы на обучение могут отражаться на счете 92 «Административные расходы» (работники администрации, менеджмент) или 93 «Расходы на сбыт» (работники службы маркетинга).

Если предприятие оплачивает обучение работника за период более месяца (например, плата вносится за семестр или год), расходы учитываются на счете 39 «Расходы будущих периодов». Часть расходов на обучение, относящаяся к расходам текущего периода, отражается в учете записью: Дт 92, 93 – Кт 39.

Налоговый учет

Налог на прибыль

Расходы на обучение учитываются по правилам бухучета. Разницы, корректирующие финрезультат на стоимость обучения работника, нормами НК не предусмотрены.

НДС

Поставки образовательных услуг учебными заведениями, которые имеют соответствующую лицензию, освобождены от обложения НДС согласно пп. 197.1.2 НК (здесь же приведен перечень «льготных» образовательных услуг). Стоимость информационно-консультационных услуг (семинары, тренинги и т. п.), а также услуг, которые связаны с профобучением, но не соответствуют условиям, указанным в пп. 197.1.2 НК, является базой налогообложения на общих основаниях – по ставке 20 % (п. 185.1 НК).

При этом предприятие – заказчик таких услуг будет иметь право на налоговый кредит согласно п. 198.1 НК. А поскольку профобучение связано с хоздеятельностью предприятия, начислять компенсирующие налоговые обязательства в соответствии с п. 198.5 НК не следует.

НДФЛ и военный сбор

При выполнении определенных условий НДФЛ и военный сбор (далее – ВС) не удерживаются из доходов физлица. Удержания не производятся, если работодатель оплачивает стоимость:

• повышения квалификации или переподготовки работника (категория работника не имеет значения) при условии, что это обучение является обязательным в соответствии с законодательством (пп. 165.1.37 НК);
• обучения работника (или другого лица) в отечественных высших и профессионально-технических учебных заведениях за получение образования, подготовку или переподготовку такого работника в пределах установленного лимита за каждый полный или неполный месяц его обучения, подготовки или переподготовки. Лимит ограничен трехкратным размером минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного (налогового) года (далее – МЗП) (пп. 165.1.21 НК). Напомним, на 01.01.20 г. МЗП составляет 4 723 грн, следовательно, лимит – 14 169 грн.

Если условия обучения либо его стоимость не отвечают требованиям пп. 165.1.21 и 165.1.37 НК, то сумма, уплаченная работодателем за обучение физлица (либо сумма превышения лимита), приравнивается к дополнительному благу и облагается НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 % (п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НК).

При этом к стоимости обучения работника в целях обложения НДФЛ применяется повышающий коэффициент в размере 1,2195122 (пп. 164.2.17, п. 164.5 НК), к ВС такой коэффициент не применяется.

Нужно ли облагать НДФЛ и ВС стоимость участия работника в семинаре?

Только в том случае, если по условиям договора приглашенной стороной и получателем информационно-консультационных услуг является конкретный работник. Тогда сумма, уплаченная работодателем за его участие в семинаре, будет рассматриваться как доход, полученный таким работником в виде допблага. Этот доход включается в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода и облагается НДФЛ и ВС в вышеописанном порядке.

ЕСВ

Базой обложения ЕСВ является сумма начисленной зарплаты по видам выплат, включающим основную и дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона от 08.07.10 г. № 2464-VI).

В Перечне, утвержденном постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170 (далее - Перечень № 1170), определены виды выплат, осуществляемые за счет средств работодателей, на которые не начисляется ЕСВ. К ним, в частности, относятся (п. 9, 11 разд. II Перечня № 1170):

• расходы на оплату обучения работников в высших учебных заведениях и учреждениях повышения квалификации, профессиональной подготовки и переподготовки кадров;
• расходы на платное обучение работников и членов их семей, не связанное с производственной необходимостью, согласно договору между предприятием и учебным заведением.

Это значит, что все они не являются объектом начисления ЕСВ.

Но если обучение связано с производственной необходимостью либо проводится не в учебном заведении и не в учреждении повышения квалификации, профессиональной подготовки и переподготовки кадров, а, например, на частных курсах, тогда, по нашему мнению, доход работника следует рассматривать как выплату, имеющую индивидуальный характер. В этом случае она относится к фонду оплаты труда (далее – ФОТ) в составе других поощрительных и компенсационных выплат (пп. 2.3.4 Инструкции, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5). Сумма такой выплаты является объектом обложения ЕСВ по ставке 22 %.

По мнению контролирующего органа (ОИР, категория 201.03), средства, уплаченные работодателем за обучение наемных работников на курсах по изучению иностранных языков, не относятся к ФОТ и не являются базой начисления ЕСВ. То есть налоговики считают, что обучение на курсах по изучению иностранных языков соответствует обучению в учебном заведении.

Пример

Предприятие в сентябре 2020 года оплатило центру онлайн-образования стоимость обучения одного работника по курсу «Маркетинг». Длительность обучения составляет 4 месяца, общая стоимость – 12 000 грн (без НДС).

Таким образом, стоимость обучения работника за месяц – 3 000 грн (12 000 грн : 4 мес.).

Объект обложения НДФЛ – 3 658,54 грн (3 000 грн х 1,2195122).

Ежемесячно в бюджет перечисляются суммы:

• НДФЛ – 658,54 грн (3 658,54 грн х 18 %);
• ВС – 45 грн (3 000 грн х 1,5 %);
• ЕСВ – 660 грн (3 000 грн х 22 %).

В бухучете эти операции отражаются так:

(грн)

Выводы

1. Для целей налогообложения расходы предприятия на обучение работника учитываются по правилам бухучета. При этом если ежемесячная стоимость обучения в отечественных высших и профессионально-технических учебных заведениях превышает ежемесячный лимит, установленный НК, то сумма превышения признается дополнительным благом работника и облагается НДФЛ и ВС.
2. Стоимость обучения работника на частных курсах следует рассматривать как выплату индивидуального характера – она не только облагается НДФЛ и ВС, но, по нашему мнению, на нее также начисляется ЕСВ.