Документальне оформлення та облік списання ПММ

Із консультації ви дізнаєтесь, як документально оформити та відобразити в обліку списання ПММ.

Типову форму документа на списання ПММ не затверджено. Однак кожна господарська операція повинна бути підтверджена документально. Як вийти із цієї ситуації? Рекомендуємо підприємству самостійно затвердити форму такого документа, включивши до нього всі обов’язкові реквізити первинного документа, зазначені в ст. 9 Закону № 996. Це може бути, наприклад, акт на списання ПММ або відомість заправляння.

Акт на списання ПММ складається на підставі документів, якими можна підтвердити кількість витрачених ПММ. На практиці для складання такого акта використовують подорожні листи. Форму подорожнього листа підприємство може розробити самостійно. Також дані про фактичну витрату ПММ можна отримати із системи контролю над роботою автомобіля.

Якщо фактична витрата ПММ перевищує норму, тоді з’ясуйте причину їх перевитрати. Такою причиною може бути несправність автомобіля або нецільове використання палива. Про застосування норм витрати ПММ див.: Застосування норм витрати палива і списання ПММ.

Рішення про причини та компенсації перевитрати палива (за рахунок водіїв, інших працівників або третьої сторони, з вини якої виникла перевитрата) приймає керівник підприємства. Дане рішення фіксується в документі на списання ПММ.

Якщо перевитрата палива відбулася з вини працівника і підприємство вирішило стягнути з нього його вартість, наприклад, утримавши її із зарплати, рекомендуємо оформити документи, що підтверджують вину працівника: його пояснювальну записку, заяву про утримання цієї суми та наказ керівника про дисциплінарне стягнення.