Документальное оформление и учет списания ГСМ

Из консультации вы узнаете, как документально оформить и отразить в учете списание ГСМ.

Типовая форма документа на списание ГСМ не утверждена. Однако каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена документально. Как выйти из этой ситуации? Рекомендуем предприятию самостоятельно утвердить форму такого документа, включив в него все обязательные реквизиты первичного документа, указанные в ст. 9 Закона № 996. Это может быть, к примеру, акт на списание ГСМ или ведомость заправки.

Акт на списание ГСМ составляется на основании документов, которыми можно подтвердить количество израсходованных ГСМ. На практике для составления такого акта используют путевые листы. Форму путевого листа предприятие может разработать самостоятельно. Также данные о фактическом расходе ГСМ можно получить из системы контроля за работой автомобиля.

Если фактический расход ГСМ превышает норму, тогда выясните причину их перерасхода. Такой причиной может быть неисправность автомобиля или нецелевое использование топлива. О применении норм расхода ГСМ см.: Применение норм расхода топлива и списание ГСМ.

Решение о причинах и компенсации перерасхода топлива (за счет водителей, других работников или третьей стороны, по вине которой возник перерасход) принимает руководитель предприятия. Данное решение фиксируется в документе на списание ГСМ.

Если перерасход топлива произошел по вине работника и предприятие решило взыскать с него его стоимость, например, удержав ее из зарплаты, рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: его пояснительную записку, заявление об удержании этой суммы и приказ руководителя о дисциплинарном взыскании.