Як обліковувати заміну картриджа

Із цієї статті ви дізнаєтеся: як у бухгалтерському та податковому обліку відображати заміну картриджа в принтерах і ксероксах.

Що можна зробити на практиці: вартість заміни картриджа, здійсненої власними силами або спеціалізованою організацією, відносити на техобслуговування (ремонт) техніки і включати до витрат залежно від напряму її використання.

Правила бухгалтерського обліку

Картриджи для принтера або ксерокса мають свій власний ресурс. І коли цей ресурс виробляється, виникає необхідність у заміні картриджа.

Заміна картриджа не є реконструкцією або модернізацією принтера або ксерокса. Ці роботи здійснюються для підтримки об'єкта в робочому стані (проведення технічного обслуговування, ремонту тощо) та отримання первісно визначеної суми майбутніх економічних вигод від його використання. Тому відповідно до п. 15 П(С)БО 7 «Основні засоби» вартість цих витрат включається до складу витрат підприємства.

Класифікація витрат залежатиме від напряму використання принтера або ксерокса. Наприклад, витрати на заміну картриджа в принтері, який використовується у виробничому підрозділі, обліковуватимуться у складі загальновиробничих витрат. Такі самі витрати із заміни картриджа в принтері, який використовується в адміністративних цілях або для збуту товарів, відносяться на адміністративні витрати і витрати на збут відповідно.

Правила податкового обліку

Податок на прибуток. Норми Податкового кодексу (далі – ПК) не вимагають коригувати бухгалтерський фінрезультат у разі подібних операцій. Тому витрати підприємства на заміну картриджа в повній сумі беруть участь у формуванні бази оподаткування.

ПДВ. Суми ПДВ, сплачені постачальникам при купівлі тонера/картриджа або спеціалізованим організаціям за техобслуговування принтера/ксерокса, формують у покупця/замовника податковий кредит. Зверніть увагу: якщо принтер/ксерокс використовується в невиробничих цілях, необхідно нарахувати податкові зобов'язання виходячи з вартості придбання картриджа/послуг з його заміни (п. 189.1, пп. «г» п. 198.5 ПК).

Документальне оформлення заміни картриджа

Документальне оформлення операцій, пов'язаних із заміною картриджа, безпосередньо залежить від способу виконання таких робіт: власними силами підприємства чи із залученням сторонньої організації.

Заміна картриджа власними силами

Якщо підприємство збирається замінити картридж власними силами, воно самостійно придбаває необхідні картриджи. Підставою для оприбуткування є накладні та інші супровідні документи, виписані постачальником або продавцем.

Завважимо, що картридж не є основним засобом: він не виконує ніякої самостійної функції для друкування або ксерокопіювання і «працює» виключно у складі основного засобу – принтера або ксерокса. Строк служби картриджа звичайно менший від року і вартість невисока. Тому придбаний картридж слід оприбуткувати на субрахунок 207 «Запасні частини».

Надходження матеріалів на склад (або до комори), а також їх видачу зі складу, як правило, оформляють прибутковим ордером (типова форма № М-4), накладною-вимогою на внутрішнє переміщення товарів (типова форма № М-11), які затверджені наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193.

Залежно від прийнятого підприємством документообігу можливе використання й інших типових форм, які затверджені цим наказом (наприклад, лімітно-забірної картки – типові форми № М-8 та М-9). Більше того, ви маєте право розробити та затвердити свої форми первинної документації (умова: вони повинні містити всі обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XІV).

Вибір форм первинної документації залежить від розробленого і затвердженого документообігу, який прийнято на підприємстві. Наприклад, картриджи, установлені в принтер або ксерокс, можна списувати на підставі акта списання. В акті необхідно зазначити назву, модель картриджа, використаного для ремонту (технічного обслуговування) принтера або ксерокса .

Заміна картриджа із залученням сторонніх організацій

Досить часто заміну картриджів проводять спеціалізовані організації. Це обумовлено відсутністю у підприємства відповідних фахівців і необхідного обладнання, а також умовами договорів із постачальниками техніки.

Якщо ремонтом і техобслуговуванням оргтехніки підприємства займається стороння організація, то ця організація зазвичай використовує власні витратні матеріали і запасні частини, вартість яких входить до вартості наданої послуги. Первинним документом у цьому випадку буде акт виконаних робіт.

Відображення в обліку

Розглянемо облік заміни картриджів на при­кладах.

Приклад 1
Заміна картриджа власними силами підприємства
ТОВ «Факел» купило 2 картриджи на загальну суму 600 грн. (у т. ч. ПДВ – 100 грн.). Замінили один картридж у принтері, призначеному для обслуговування виробничого підрозділу підприємства.

(грн.)

Приклад 2
Заміна картриджа сторонньою організацією
Згідно з угодою, укладеною зі спеціалізованою організацією, замінено картридж у принтері підприємства. Принтер використовується в адміністративних цілях. Факт надання послуги підтверджено актом виконаних робіт, вартість послуги становить 360 грн. (у т. ч. ПДВ – 60 грн.).

(грн.)

Висновки

1. Операції із заміни картриджів у принтерах і ксероксах є техобслуговуванням оргтехніки. Тому вартість заміни картриджа включається до складу витрат залежно від напряму використання техніки.

2. Первинними документами за такою операцією будуть:

• при самостійному придбанні картриджів та їх заміні – накладна постачальника, прибутковий ордер, накладна-вимога на внутрішнє переміщення товарів, акт списання;
• при заміні картриджів сторонньою організацією – акт виконаних робіт.