Как учитывать замену картриджа

Из этой статьи вы узнаете: как в бухгалтерском и налоговом учете отражать замену картриджа в принтерах и ксероксах.

Что можно сделать на практике: стоимость замены картриджа, осуществленную собственными силами или специализированной организацией, относить на техобслуживание (ремонт) техники и включать в расходы в зависимости от направления ее использования.

Правила бухгалтерского учета

Картриджи для принтера или ксерокса имеют свой собственный ресурс. И когда этот ресурс вырабатывается, возникает необходимость в замене картриджа.

Замена картриджа не является реконструкцией или модернизацией принтера или ксерокса. Данные работы осуществляются для поддержания объекта в рабочем состоянии (проведение технического обслуживания, ремонта и т. п.) и получения первоначально определенной суммы будущих экономических выгод от его использования. Поэтому в соответствии с п. 15 П(С)БУ 7 «Основные средства» стоимость данных затрат включается в состав расходов предприятия.

Классификация расходов будет зависеть от направления использования принтера или ксерокса. Например, расходы на замену картриджа в принтере, который используется в производственном подразделении, будут учитываться в составе общепроизводственных расходов. Такие же расходы по замене картриджа в принтере, который используется в административных целях или для сбыта товаров, относятся на административные расходы и расходы на сбыт соответственно.

Правила налогового учета

Налог на прибыль. Нормы Налогового кодекса (далее – НК) не требуют корректировать бухгалтерский финрезультат в случае подобных операций. Поэтому расходы предприятия на замену картриджа в полной сумме участвуют в формировании базы налогообложения.

НДС. Суммы НДС, уплаченные поставщикам при покупке тонера/картриджа или специализированным организациям за техобслуживание принтера/ксерокса, формируют у покупателя/заказчика налоговый кредит. Обратите внимание: если принтер/ксерокс используется в непроизводственных целях, необходимо начислить налоговые обязательства исходя из стоимости приобретения картриджа/услуг по его замене (п. 189.1, пп. «г» п. 198.5 НК).

Документальное оформление замены картриджа

Документальное оформление операций, связанных с заменой картриджа, напрямую зависит от способа выполнения таких работ: собственными силами предприятия или с привлечением сторонней организации.

Замена картриджа собственными силами

Если предприятие собирается заменить картридж собственными силами, оно самостоятельно приобретает необходимые картриджи. Основанием для оприходования являются накладные и другие сопроводительные документы, выписанные поставщиком или продавцом.

Отметим, что картридж не является основным средством: он не выполняет никакой самостоятельной функции для печатания или ксерокопирования и «работает» исключительно в составе основного средства – принтера или ксерокса. Срок службы картриджа обычно меньше года и стоимость невысока. Поэтому приобретенный картридж следует оприходовать на субсчет 207 «Запасные части».

Поступление материалов на склад (или в кладовую), а также их выдачу со склада, как правило, оформляют приходным ордером (типовая форма № М-4), накладной-требованием на внутреннее перемещение товаров (типовая форма № М-11), которые утверждены приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193.

В зависимости от принятого предприятием документооборота возможно использование и других типовых форм, которые утверждены этим приказом (например, лимитно-заборные карточки – типовые формы № М-8 и М-9). Более того, вы вправе разработать и утвердить свои формы первичной документации (условие: они должны содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XІV).

Выбор форм первичной документации зависит от разработанного и утвержденного документооборота, который принят на предприятии. Например, картриджи, установленные в принтер или ксерокс, можно списывать на основании акта списания. В акте необходимо указать название, модель картриджа, использованного для ремонта (технического обслуживания) принтера или ксерокса .

Замена картриджа с привлечением сторонних организаций

Довольно часто замену картриджей проводят специализированные организации. Это обусловлено отсутствием у предприятия соответствующих специалистов и необходимого оборудования, а также условиями договоров с поставщиками техники.

Если ремонтом и техобслуживанием оргтехники предприятия занимается сторонняя организация, то эта организация обычно использует собственные расходные материалы и запасные части, стоимость которых входит в стоимость оказанной услуги. Первичным документом в данном случае будет акт выполненных работ.

Отражение в учете

Рассмотрим учет замены картриджей на при­мерах.

Пример 1
Замена картриджа собственными силами предприятия
ООО «Факел» закупило 2 картриджа на общую сумму 600 грн. (в т. ч. НДС – 100 грн.). Заменили один картридж в принтере, предназначенном для обслуживания производственного подразделения предприятия.

(грн.)

Пример 2
Замена картриджа сторонней организацией
Согласно договору, заключенному со специализированной организацией, заменен картридж в принтере предприятия. Принтер используется в административных целях. Факт предоставления услуги подтвержден актом выполненных работ, стоимость услуги составила 360 грн. (в т. ч. НДС – 60 грн.).

(грн.)

Выводы

1. Операции по замене картриджей в принтерах и ксероксах являются техобслуживанием оргтехники. Поэтому стоимость замены картриджа включается в состав расходов в зависимости от направления использования техники.

2. Первичными документами по такой операции будут:

• при самостоятельном приобретении картриджей и их замене – накладная поставщика, приходный ордер, накладная-требование на внутреннее перемещение товаров, акт списания;
• при замене картриджей сторонней организацией – акт выполненных работ.