Документальне оформлення посередницьких операцій

У статті ми розглядатимемо документальне оформлення посередницьких операцій у рамках договорів комісії (гл. 69 Цивільного кодексу, далі – ЦК) і доручення (гл. 68 ЦК).

Нагадаємо, що за договором:

• комісії – одна сторона (комісіонер) зобов'язується за дорученням другої сторони (комітента) за плату вчинити один або декілька правочинів від свого імені, але за рахунок комітента (ст. 1011 ЦК);
• доручення – одна сторона (повірений) зобов'язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії (ст. 1000 ЦК).

Договір комісії

Звіт комісіонера

Після здійснення правочину, передбаченого договором комісії, комісіонер повинен подати комітентові звіт і передати йому все отримане за договором комісії (ч. 1 ст. 1022 ЦК).

У свою чергу, комітент зобов'язаний прийняти від комісіонера все належним чином виконане за договором комісії (ч. 1 ст. 1023 ЦК).

При цьому якщо у комітента є заперечення за звітом комісіонера, він повинен повідомити його про це протягом 30 днів з дня отримання звіту. Якщо такі заперечення не надійдуть, звіт уважається прийнятим (ч. 2 ст. 1022 ЦК).

Як бачимо, звіт комісіонера – первинний документ, оформлення якого передбачене в рамках договору комісії.

За якою формою і в який строк слід оформляти звіт комісіонера?

Типова форма такого звіту законодавчо не передбачена. Тобто звіт складається в довільній формі, але із зазначенням усіх обов'язкових реквізитів первинного документа, передбачених ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88. Зміст і строк подання звіту комітентові сторони визначають у договорі комісії.

У звіті комісіонера потрібно відобразити, зокрема (див. зразок):

• реквізити сторін, які дозволяють їх ідентифікувати;
• реквізити договору комісії, за яким складається звіт;
• відомості про здійснені правочини (номенклатура реалізованого/придбаного товару (послуги), його вартість тощо);
• дату продажу/придбання товарів (послуг);
• розмір комісійної винагороди. Завважимо, що розмір комісійної винагороди можна не зазначати у звіті, якщо сторони оформляють акт наданих послуг і ці відомості зазначаються там;
• суму витрат, що підлягають відшкодуванню (за угодою сторін до звіту додаються копії документів, що підтверджують витрати);
• дату складання і підпис уповноваженої особи, яка підготувала звіт. На практиці на звіті комі­сіо­нера можуть проставлятися підписи і печатка не тільки комісіонера, але й комітента.

Чи обов'язково комісіонерові складати звіт?

Як ми вже зазначали вище, складання звіту комісіонера прямо передбачене ч. 1 ст. 1022 ЦК, тому комітент зобов'язаний його складати, щоб відзвітувати перед комітентом.

Акт наданих послуг

Крім звіту комісіонер оформляє і передає комітентові на підпис Акт здачі-приймання наданих послуг. Цей документ складається після закінчення правочину, коли комісіонер передає комітентові все отримане — у грошовій або матеріальній формі.

Докладніше про оформлення акта див. «Які документи підтверджують факт надання послуг».

Чи обов'язково складати акт, якщо звіт комісіонера містить усю інформацію про здійснений комісіонером правочин?

Якщо звіт містить усі обов'язкові реквізити первинного документа і всю інформацію про здійс­нений комісіонером правочин, акт можна і не оформляти.

Первинні документи

Це можуть бути документи на купівлю (продаж) товару, інші первинні документи, що підтверджують додаткові витрати комісіонера, здійснені ним у рамках договору комісії (чеки, рахунки-фактури, акти наданих послуг тощо).

Чи потрібно документально оформляти переміщення товару від комісіонера до комітента?

Товар, який придбаває комісіонер у рамках договору комісії на купівлю, не є власністю комісіонера і не прибуткується ним на баланс (обліковується на забалансовому рахунку). Разом з тим передачу товару слід оформити (наприклад, використовуючи для цього типову форму № М-11 або самостійно розроблену форму). Такий документ дозволить сторонам уникнути непорозумінь і спорів.

Договір доручення

Звіт повіреного

Довіритель зобов'язаний видати повіреному довіреність на вчинення юридичних дій, передбачених договором доручення (ч. 1 ст. 1007 ЦК).

Повірений, у свою чергу, після виконання доручення (або в разі припинення договору доручення до його виконання) має негайно повернути довірителеві довіреність, строк якої не минув, і подати звіт про виконання доручення та виправдувальні документи, якщо це потрібно за умовами договору і характером доручення (ч. 1 ст. 1006 ЦК).

Тобто після виконання доручення повірений повинен відзвітувати перед довірителем. Форма звіту повіреного законодавчо не встановлена, тому такий звіт складається в довільній формі, але повинен містити обов'язкові реквізити, передбачені для первинного документа.

Як бачите, звіт повіреного складається за аналогією зі звітом комісіонера, зразок якого ми даємо нижче.

Первинні документи

Відмінністю договору доручення від договору комісії є те, що права й обов'язки за правочином, здійсненим повіреним, виникають у довірителя. Крім того, операції в рамках договору доручення виконуються не тільки за кошти довірителя, але й від його імені.

Тому після виконання договору доручення повірений повинен передати довірителеві оригінали первинних документів, а копії залишити у себе.