У касовому чеку неправильно зазначено форму оплати: як виправити помилку?

Касиром підприємства при проведенні через РРО розрахункових операцій були допущені такі помилки:

помилка 1 – замість безготівкової форми розрахунків у чеку РРО зазначена готівкова;

помилка 2 – замість готівкової форми розрахунків у чеку РРО зазначена безготівкова.

Як виправити такі помилки?

Завважимо, що подібні помилки касирів на практиці зустрічаються досить часто. Тому розберемо їх по порядку.

Помилка 1 виникає в разі, коли покупець розрахувався за товар платіжною карткою, а касир у чеку РРО зазначив форму оплати «Готівка» замість «Картка». Тобто неправильно зазначив обов'язковий реквізит касового чека.

Така ситуація чревата штрафними санкціями – пояснимо, за що саме.

Штраф за нероздрукування відповідного розрахункового документа. Оскільки форма оплати є обов'язковим реквізитом розрахункового документа (чека РРО), то існує небезпека, що через допущену помилку чек може бути не врахований перевіряючими як розрахунковий документ. Відсутність розрахункового документа загрожує застосуванням:

• штрафу до підприємства на підставі п. 1 ст. 17 Закону від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі – Закон № 265). Розмір штрафу становить: 1 грн. – за перше порушення; 100 % вартості проданих товарів – за кожне подальше порушення (докладніше про порядок застосування штрафу див. «БАЛАНС», 2015, № 79-79, с. 54);
• адміністративного штрафу в розмірі від 2 до 5 НМДГ (від 34 до 85 грн.) – накладається на винного касира і в розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн.) – накладається на посадових осіб підприємства (ст. 155¹ КУпАП).

Штраф за невідповідність суми готівки у скринці РРО даним Х-звіту. Зверніть увагу: цей штраф застосовується тільки в тому випадку, якщо сума невідповідності перевищує 10 % розміру мінімальної заробітної плати (далі – МЗП), установленої на 1 січня податкового (звітного) року (п. 1 ст. 17 Закону № 265). У 2015 році 10 % МЗП – це 121,80 грн. Розмір штрафу становить: 1 грн. – за перше порушення; 100 % вартості проданих товарів – за кожне подальше порушення.

Порядок виправлення помилки 1.

Якщо помилка була виявлена до закінчення поточного робочого дня або наступного робочого дня, касирові потрібно діяти таким чином:

• скасувати помилково проведену суму (тобто суму з неправильно зазначеною формою оплати) шляхом реєстрації від’ємної суми (чек за формою № ФКЧ-2 (додаток 2 до Положення, затвердженого наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614, далі – Положення № 614). Якщо ж алгоритм роботи РРО не забезпечує окреме накопичення у фіскальній пам'яті від’ємних сум, тоді скасувати помилкову суму можна за допомогою операції «Службова видача»;
• роздрукувати фіскальний чек із правильною формою оплати за формою № ФКЧ-1 (додаток 1 до Положення № 614). При цьому проводити транзакцію через платіжний термінал не треба, щоб не задвоїти операцію. Але, можливо, касирові потрібно буде ввести віртуальний номер карти (наприклад, «999999999999»), призначений для таких випадків, до відповідного поля в інтерфейсі комп'ютерної програми;
• скласти акт, де зазначити суть помилки і реквізити фіскального чека, у якому вона була допущена. Акт передається на зберігання до бухгалтерії.

Виправлення помилки в бухгалтерському обліку при формуванні чека за формою № ФКЧ-2 відображається такими проведеннями:

• Дт 704 – Кт 301 на продажну вартість товару;
• Дт 704 – Кт 641 на суму податкових зобов'язань із ПДВ (методом «сторно»);
• Дт 902 – Кт 282 на собівартість товару (методом «сторно»);
• Дт 285 – Кт 282 на суму торговельної націнки товару (методом «сторно»).

При формуванні чека за формою № ФКЧ-1 із зазначенням правильної форми оплати в бухгалтерському обліку виконуються такі проведення:

• Дт 333 – Кт 702 на продажну вартість товару;
• Дт 702 – Кт 641 на суму податкових зобов'язань із ПДВ;
• Дт 902 – Кт 282 на собівартість списаного товару;
• Дт 285 – Кт 282 на суму торговельної націнки товару.

Помилка 2 може виникнути в разі, коли покупець розрахувався за товар готівкою, а касир пробив через РРО чек, у якому зазначив форму оплати «Картка» замість «Готівка». Тобто в цьому випадку також неправильно зазначено обов'язковий реквізит касового чека.

У цій ситуації можуть бути застосовані такі штрафні санкції:

• за нероздрукування відповідного розрахункового документа;
• за невідповідність суми у скринці РРО даним Х-звіту;
• штраф за неоприбуткування готівки – у 5-кратному розмірі неоприбуткованої суми (п. 1 Указу Президента від 12.06.95 р. № 436/95). Правда, цей штраф може бути застосований тільки при перевірці, якщо на той момент помилка ще не буде виправлена.

Порядок виправлення помилки 2 аналогіч-ний порядку виправлення помилки 1, тобто:

• якщо помилка була виявлена до закінчення поточного робочого дня – касирові потрібно скасувати помилково проведену суму шляхом реєстрації від’ємної суми («повернути» безготівкові кошти на віртуальну картку за допомогою чека за формою № ФКЧ-2) і потім роздрукувати фіскальний чек за формою № ФКЧ-1 із правильною формою оплати. Крім того, потрібно скласти акт, де зазначити суть помилки і реквізити фіскального чека, у якому вона була допущена. Акт передається на зберігання до бухгалтерії;
• якщо помилка була виявлена після закінчення поточного робочого дня – виправити її треба таким самим способом. Крім того, якщо неправильна сума виручки була відображена в касовій книзі, необхідно внести виправлення.

У бухгалтерському обліку при виявленні помилки потрібно сторнувати проведення Дт 333 – Кт 702. На практиці застосовують і інший варіант (правда, він не передбачений Інструкцією, затвердженою наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291): Дт 704 – Кт 333. Потім виконують правильне проведення Дт 301 – Кт 702.

Щоб вчасно виправляти подібні помилки, рекомендуємо касирам перед формуванням Z-звіту виконати Х-звіт і порівняти:

• суму Z-звіту терміналу і суму операцій з формою оплати «Картка» Х-звіту РРО;
• суму готівки зі скриньки РРО і суму операцій з формою оплати «Готівка» Х-звіту РРО.

Потім слід виправити поточні помилки (якщо вони є) і виконати Z-звіт.

Завважимо також, що коли термінал з’єднаний або об'єднаний з РРО і працює з ним в єдиному циклі, то подібні помилки виникати не повинні.