В кассовом чеке неправильно указана форма оплаты: как исправить ошибку?

Кассиром предприятия при проведении через РРО расчетных операций были допущены следующие ошибки:

ошибка 1 – вместо безналичной формы расчетов в чеке РРО указана наличная;

ошибка 2 – вместо наличной формы расчетов в чеке РРО указана безналичная.

Как исправить такие ошибки?

Отметим, что подобные ошибки кассиров на практике встречаются довольно часто. Поэтому разберем их по порядку.

Ошибка 1 возникает в случае, когда покупатель рассчитался за товар платежной карточкой, а кассир в чеке РРО указал форму оплаты «Наличные» вместо «Карточка». То есть неправильно указал обязательный реквизит кассового чека.

Такая ситуация чревата штрафными санкциями – поясним, за что именно.

Штраф за нераспечатку соответствующего расчетного документа. Поскольку форма оплаты является обязательным реквизитом расчетного документа (чека РРО), то существует опасность, что из-за допущенной ошибки чек может быть не учтен проверяющими в качестве расчетного документа. Отсутствие расчетного документа грозит применением:

• штрафа к предприятию на основании п. 1 ст. 17 Закона от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее – За-кон № 265). Размер штрафа составляет: 1 грн. – за первое нарушение; 100 % стоимости про-данных товаров – за каждое следующее нарушение (подробнее о порядке применения штрафа см. «БАЛАНС», 2015, № 79-79, с. 54);
• адмнистративного штрафа в размере от 2 до 5 НМДГ (от 34 до 85 грн.) – налагается на виновного кассира и в размере от 5 до 10 НМДГ (от 85 до 170 грн.) – налагается на должностных лиц предприятия (ст. 1551 КУоАП).

Штраф за несоответствие суммы наличных в ящике РРО данным Х-отчета. Обратите внимание: этот штраф применяется только в том случае, если сумма несоответствия превышает 10 % размера минимальной заработной платы (далее – МЗП), установленной на 1 января налогового (отчетного) года (п. 1 ст. 17 Закона № 265). В 2015 году 10 % МЗП – это 121,80 грн. Размер штрафа составляет: 1 грн. – за первое нарушение; 100 % стоимости проданных товаров – за каж-дое следующее нарушение.

Порядок исправления ошибки 1.

Если ошибка была обнаружена до окончания текущего рабочего дня или на следующий рабочий день, кассиру нужно действовать следующим образом:

• отменить ошибочно проведенную сумму (т. е. сумму с неправильно указанной формой оплаты) путем регистрации отрицательной суммы (чек по форме № ФКЧ-2 (приложение 2 к Положению, утвержденному приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614, далее – Положение № 614). Если же алгоритм работы РРО не обеспечивает отдельное накопление в фискальной памяти отрицательных сумм, тогда отменить ошибочную сумму можно с помощью операции «Служебная выдача»;
• распечатать фискальный чек с правильной формой оплаты по форме № ФКЧ-1 (приложение 1 к Положению № 614). При этом проводить транзакцию через платежный терминал не надо, чтобы не задвоить операцию. Но, возможно, кассиру потребуется ввести виртуальный номер карты (например, «999999999999»), предназначенный для таких случаев, в соответствующее поле в интерфейсе компьютерной программы;
• составить акт, где указать суть ошибки и реквизиты фискального чека, в котором она была допущена. Акт передается на хранение в бухгалтерию.

Исправление ошибки в бухгалтерском учете при формировании чека по форме № ФКЧ-2 отражается следующими проводками:

• Дт 704 – Кт 301 на продажную стоимость товара;
• Дт 704 – Кт 641 на сумму налоговых обязательств по НДС (методом «сторно»);
• Дт 902 – Кт 282 на себестоимость товара (методом «сторно»);
• Дт 285 – Кт 282 на сумму торговой наценки товара (методом «сторно»).

При формировании чека по форме № ФКЧ-1 с указанием правильной формы оплаты в бухгалтерском учете выполняются такие проводки:

• Дт 333 – Кт 702 на продажную стоимость товара;
• Дт 702 – Кт 641 на сумму налоговых обязательств по НДС;
• Дт 902 – Кт 282 на себестоимость списанного товара;
• Дт 285 – Кт 282 на сумму торговой наценки товара.

Ошибка 2 может возникнуть в случае, когда покупатель рассчитался за товар наличными, а кассир пробил через РРО чек, в котором указал форму оплаты «Карточка» вместо «Наличные». То есть в этом случае также неправильно указан обязательный реквизит кассового чека.

В данной ситуации могут быть применены следующие штрафные санкции:

• за нераспечатку соответствующего расчетного документа;
• за несоответствие суммы в ящике РРО данным Х-отчета;
• штраф за неоприходование наличности – в 5-кратном размере неоприходованной суммы (п. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95). Правда, этот штраф может быть применен только при проверке, если на тот момент ошибка еще не будет исправлена.

Порядок исправления ошибки 2 аналогичен порядку исправления ошибки 1, то есть:

• если ошибка была обнаружена до окончания текущего рабочего дня – кассиру нужно отменить ошибочно проведенную сумму путем регистрации отрицательной суммы («вернуть» безналичные средства на виртуальную карточку с помощью чека по форме № ФКЧ-2) и потом распечатать фискальный чек по форме № ФКЧ-1 с правильной формой оплаты. Кроме того, нужно составить акт, где указать суть ошибки и реквизиты фискального чека, в котором она была допущена. Акт передается на хранение в бухгалтерию;
• если ошибка была обнаружена после окончания текущего рабочего дня – исправить ее надо таким же способом. Кроме того, если неправильная сумма выручки была отражена в кассовой книге, необходимо внести исправления.

В бухгалтерском учете при выявлении ошибки нужно сторнировать проводку Дт 333 – Кт 702. На практике применяют и другой вариант (правда, он не предусмотрен Инструкцией, утвержденной приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291): Дт 704 – Кт 333. Затем выполняют правильную проводку Дт 301 – Кт 702.

Чтобы вовремя исправлять подобные ошибки, рекомендуем кассирам перед формированием Z-отчета выполнить Х-отчет и сопоставить:

• сумму Z-отчета терминала и сумму операций с формой оплаты «Карточка» Х-отчета РРО;
• сумму наличных из ящика РРО и сумму операций с формой оплаты «Наличные» Х-отчета РРО.

Затем следует исправить текущие ошибки (если они есть) и выполнить Z-отчет.

Отметим также, что если терминал соединен или объединен с РРО и работает с ним в едином цикле, то подобные ошибки возникать не должны.