На правильність оформлення касових документів більше всього звертають увагу представники контролюючих органів, а значить, такі документи повинні бути оформлені бездоганно. Ми розглянемо нюанси оформлення прибукових і видаткових касових ордерів (далі – ПКО і ВКО). Типові форми цих ордерів передбачені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637).

При оформленні ПКО і ВКО потрібно врахувати таке:

якщо не будуть заповнені обов'язкові реквізити, це може призвести до фінансових санкцій. І дуже великих. Наприклад, якщо у ПКО не поставити дату (обов'язковий реквізит), через таку забудькуватість можуть визнати суму неоприбуткованою. А це означає – штраф у 5-кратному розмірі неоприбуткованої готівки;
відповідно до п. 3.10 Положення № 637 виправлення в касових ордерах не допускаються. Якщо помилку допущено, потрібно оформити новий касовий документ, а не намагатися внести виправлення до зіпсованого.

Видатковий касовий ордер

Розглянемо порядок оформлення ВКО у двох різних ситуаціях.

Здача готівки до банку

Перш ніж здати готівку до банку (виручку або суми перевищення ліміту каси), слід оформити ВКО. Зверніть увагу (п. 3.10 Положення № 637):

реквізит «Отримав» не заповнюється;
у реквізиті «Підстава» пишеться «Зарахування грошових коштів на поточний рахунок банку».

Також зазначимо, що коли виручка здається підприємством до банку самостійно, то підтвердним документом буде відповідна квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки. Це відривна частина оформленої заяви на переведення готівки, завірена підписами відповідальних осіб банку і печаткою (штампом) банку (див. фрагмент 1).

Виплати, пов'язані з оплатою праці

Виплати працівникам можуть проводитися:

або за окремими ВКО, оформленими на кожного отримувача, – такий порядок зручний у випадку разових виплат готівкою окремим отримувачам (наприклад, виплачуються відпусткові або матеріальна допомога до них тощо),
або за витратними відомостями – у разі виплати зарплати, премії, відпусткових усім або одночасно декільком працівникам підприємства або не працівникам підприємства (наприклад, виплати за цивільно-правовими договорами). У цьому випадку ВКО заповнюється на загальну суму заробітної плати, отриманої для видачі за платіжною відомістю. Зазначимо, що в цьому випадку реквізит «Отримав» не заповнюється, тому можна зробити висновок, що не заповнюється і реквізит «Підпис отримувача» (див. також Лист НБУ від 22.04.13 р. № 11-117/1363/4874).

Приклад заповнення ВКО при виплаті зарплати за розрахунково-платіжною відомістю див. фрагмент 2.

Прибутковий касовий ордер

Слід урахувати, що одночасно із заповненням ПКО до нього оформляється квитанція – його відривна частина, яка видається на руки покупцеві

Усі реквізити у квитанції повинні бути заповнені, квитанція повинна бути скріплена печаткою підприємства (абзац другий п. 3.3 Постанови № 637). Причому печатка ставиться тільки на квитанції, а не на самому ПКО і не посередині бланка.

Заповнення ПКО показано в окремих ситуаціях (див. фрагменти 3, 4):

при отриманні готівкових коштів із банку для виплати заробітної плати;
при реалізації готової продукції фізособам.

ФРАГМЕНТ 1

Типова форма № КО-2

ТОВ «Хмара» Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 33333333

(найменування підприємства (установи, організації))

Видатковий касовий ордер від «12» березня 2014 р.

Номер документа	Дата складання		Кореспондуючий рахунок, субрахунок	Код аналітичного рахунку	Сума	Код цільового призначення
1	2	3	4	5	6	7	8
94	12.03.14 р.	–	311	–	6 750,00	–	–

Видати _____________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

Підстава: Зарахування грошових коштів на поточний рахунок банку

Сума Шість тисяч сімсот п`ятдесят грн. 00 коп.

(словами)

Додаток: Заява на переказ готівки від 12.03.14 р. № 16

Керівник Кримов Кримов Н. В. Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали) (підпис, прізвище, ініціали)

Одержав: ____________________________________грн. коп. _______________

(словами)

«12» березня 2014 р. Підпис одержувача __________________

За _________________________________________________________________

(найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)

Видав касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

ФРАГМЕНТ 2

Типова форма № КО-2

ТОВ «Хмара» Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 33333333

(найменування підприємства (установи, організації))

Видатковий касовий ордер від «07» березня 2014 р.

Номер документа	Дата складання		Кореспондуючий рахунок, субрахунок	Код аналітичного рахунку	Сума	Код цільового призначення
1	2	3	4	5	6	7	8
89	07.03.14 р.	–	311	–	134 000,00	–	–

Видати Відділу продажів

(прізвище, ім'я, по батькові)

Підстава: Виплата заробітної плати за другу половину лютого 2014 року

Сума Сто тридцять чотири тисячі грн. 00 коп.

(словами)

Додаток Відомість на виплату грошей від 07.03.14 р. № 8

Керівник Кримов Кримов Н. В. Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали) (підпис, прізвище, ініціали)

Одержав: – грн. коп.

(словами)

«07» березня 2014 р. Підпис одержувача ______________

За ____________________________________________________________________________

(найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)

Видав касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

ФРАГМЕНТ 3

Типова форма № КО-1

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 33333333

ТОВ «Хмара»

(найменування підприємства установи, організації))

Прибутковий касовий ордер № 88
від «07» березня 2014 р.

Кореспон- дуючий рахунок, субрахунок	Код аналі- тичного рахунку	Сума цифрами	Код цільового призна- чення
661	–	134 000,00	–	–

Прийнято від _____________________________

Підстава Отримано з АКБ «Свитязь»
за чеком № 22222 на виплату заробітної плати

Сума Сто тридцять чотири тисячі грн. 00 коп.

(словами)

Додатки:

Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали)

Одержав касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

л

і

н

і

я

в

і

д

р

і

з

у

ТОВ «Хмара»

(найменування підприємства установи, організації))

Квитанція
до прибуткового касового ордера № 88
від «07» березня 2014 р.

Прийнято від _______________________

Підстава

Отримано з АКБ «Свитязь» за чеком
№ 22222 на виплату заробітної плати

Сума

Сто тридцять чотири тисячі грн. 00 коп.

М. П.

Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали)

Касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

ФРАГМЕНТ 4

Типова форма № КО-1

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 33333333

ТОВ «Хмара»

(найменування підприємства установи, організації))

Прибутковий касовий ордер № 115
від «27» березня 2014 р.

Кореспон- дуючий рахунок, субрахунок	Код аналі- тичного рахунку	Сума цифрами	Код цільового призна- чення
361	–	4 300,00	–	–

Прийнято від Литовченка Ігоря Олександровича

Підстава Плата за кухонний прилад
згідно з рахунком від 27.03.14 р. № 48

Сума Чотири тисячі триста грн. 00 коп.

(словами)

Додатки:

Видаткова накладна від 27.08.13 р. № 124

Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали)

Одержав касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

л

і

н

і

я

в

і

д

р

і

з

у

ТОВ «Хмара»

(найменування підприємства установи, організації))

Квитанція
до прибуткового касового ордера № 115
від «27» березня 2014 р.

Прийнято від Литовченка Ігоря Олександровича

Підстава

Плата за кухонний прилад
згідно з рахунком від 27.03.14 р. № 48

Сума Чотири тисячі триста грн. 00 коп.

М. П.

Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали)

Касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

Оформлення ПКО і ВКО в різних ситуаціях