На правильность оформления кассовых документов больше всего обращают внимание представители контролирующих органов, а значит, такие документы должны быть оформлены безупречно. Мы рассмотрим нюансы оформления приходных и расходных кассовых ордеров (далее – ПКО и РКО). Типовые формы этих ордеров предусмотрены Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637).

При оформлении ПКО и РКО нужно учесть следующее:

если не будут заполнены обязательные реквизиты, это может привести к финансовым санкциям. И очень большим. Например, если в ПКО не поставить дату (обязательный реквизит), из-за такой забывчивости могут признать сумму неоприходованной. А это значит – штраф в 5-кратном размере неоприходованной наличности;
в соответствии с п. 3.10 Положения № 637 исправления в кассовых ордерах не допускаются. Если ошибка допущена, нужно оформить новый кассовый документ, а не пытаться внести исправления в испорченный.

Расходный кассовый ордер

Рассмотрим порядок оформления РКО в двух разных ситуациях.

Сдача наличности в банк

Прежде чем сдать наличные в банк (выручку или суммы превышения лимита кассы), следует оформить РКО. Обратите внимание (п. 3.10 Положения № 637):

реквизит «Одержав» не заполняєтся;
в реквизите «Підстава» пишется «Зарахування грошових коштів на поточний рахунок банку».

Также отметим, что если выручка сдается предприятием в банк самостоятельно, то подтверждающим документом будет соответствующая квитанция к приходному документу банка на внесение наличных. Это отрывная часть оформленного заявления на перевод наличных, заверенная подписями ответственных лиц банка и печатью (штампом) банка (см. фрагмент 1).

Выплаты, связанные с оплатой труда

Выплаты работникам могут производиться:

либо по отдельным РКО, оформленным на каждого получателя – такой порядок удобен в случае разовых выплат наличными отдельным получателям (например, выплачиваются отпускные или материальная помощь к ним и др.),
либо по расходным ведомостям – в случае выплаты зарплаты, премии, отпускных всем или одновременно нескольким работникам предприятия или не работникам предприятия (например, выплаты по гражданско-правовым договорам). В этом случае РКО заполняется на общую сумму заработной платы, полученной для выдачи по платежной ведомости. Отметим, что в этом случае реквизит «Одержав» не заполняется, поэтому можно сделать вывод, что не заполняется и реквизит «Підпис одержувача» (см. также Письмо НБУ от 22.04.13 г. № 11-117/1363/4874).

Пример заполнения РКО при выплате зарплаты по расчетно-платежной ведомости см. фрагмент 2.

Приходный кассовый ордер

Следует учесть, что одновременно с заполнением ПКО к нему оформляется квитанция – его отрывная часть, которая выдается на руки покупателю.

Все реквизиты в квитанции должны быть заполнены, квитанция должна быть скреплена печатью предприятия (абзац второй п. 3.3 Постановления № 637). Причем печать ставится только на квитанции, а не на самом ПКО и не посредине бланка.

Заполнение ПКО показано в отдельных ситуациях (см. фрагменты 3, 4):

при получении наличных средств из банка для выплаты заработной платы,
при реализации готовой продукции физлицам.

ФРАГМЕНТ 1

Типова форма № КО-2

ТОВ «Хмара» Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 33333333

(найменування підприємства (установи, організації))

Видатковий касовий ордер від «12» березня 2014 р.

Номер документа	Дата складання		Кореспондуючий рахунок, субрахунок	Код аналітичного рахунку	Сума	Код цільового призначення
1	2	3	4	5	6	7	8
94	12.03.14 р.	–	311	–	6 750,00	–	–

Видати _____________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

Підстава: Зарахування грошових коштів на поточний рахунок банку

Сума Шість тисяч сімсот п`ятдесят грн. 00 коп.

(словами)

Додаток: Заява на переказ готівки від 12.03.14 р. № 16

Керівник Кримов Кримов Н. В. Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали) (підпис, прізвище, ініціали)

Одержав: ____________________________________грн. коп. _______________

(словами)

«12» березня 2014 р. Підпис одержувача __________________

За _________________________________________________________________

(найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)

Видав касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

ФРАГМЕНТ 2

Типова форма № КО-2

ТОВ «Хмара» Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 33333333

(найменування підприємства (установи, організації))

Видатковий касовий ордер від «07» березня 2014 р.

Номер документа	Дата складання		Кореспондуючий рахунок, субрахунок	Код аналітичного рахунку	Сума	Код цільового призначення
1	2	3	4	5	6	7	8
89	07.03.14 р.	–	311	–	134 000,00	–	–

Видати Відділу продажів

(прізвище, ім'я, по батькові)

Підстава: Виплата заробітної плати за другу половину лютого 2014 року

Сума Сто тридцять чотири тисячі грн. 00 коп.

(словами)

Додаток Відомість на виплату грошей від 07.03.14 р. № 8

Керівник Кримов Кримов Н. В. Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали) (підпис, прізвище, ініціали)

Одержав: – грн. коп.

(словами)

«07» березня 2014 р. Підпис одержувача ______________

За ____________________________________________________________________________

(найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)

Видав касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

ФРАГМЕНТ 3

Типова форма № КО-1

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 33333333

ТОВ «Хмара»

(найменування підприємства установи, організації))

Прибутковий касовий ордер № 88
від «07» березня 2014 р.

Кореспон- дуючий рахунок, субрахунок	Код аналі- тичного рахунку	Сума цифрами	Код цільового призна- чення
661	–	134 000,00	–	–

Прийнято від _____________________________

Підстава Отримано з АКБ «Свитязь»
за чеком № 22222 на виплату заробітної плати

Сума Сто тридцять чотири тисячі грн. 00 коп.

(словами)

Додатки:

Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали)

Одержав касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

л

і

н

і

я

в

і

д

р

і

з

у

ТОВ «Хмара»

(найменування підприємства установи, організації))

Квитанція
до прибуткового касового ордера № 88
від «07» березня 2014 р.

Прийнято від _______________________

Підстава

Отримано з АКБ «Свитязь» за чеком
№ 22222 на виплату заробітної плати

Сума

Сто тридцять чотири тисячі грн. 00 коп.

М. П.

Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали)

Касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

ФРАГМЕНТ 4

Типова форма № КО-1

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 33333333

ТОВ «Хмара»

(найменування підприємства установи, організації))

Прибутковий касовий ордер № 115
від «27» березня 2014 р.

Кореспон- дуючий рахунок, субрахунок	Код аналі- тичного рахунку	Сума цифрами	Код цільового призна- чення
361	–	4 300,00	–	–

Прийнято від Литовченка Ігоря Олександровича

Підстава Плата за кухонний прилад
згідно з рахунком від 27.03.14 р. № 48

Сума Чотири тисячі триста грн. 00 коп.

(словами)

Додатки:

Видаткова накладна від 27.08.13 р. № 124

Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали)

Одержав касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

л

і

н

і

я

в

і

д

р

і

з

у

ТОВ «Хмара»

(найменування підприємства установи, організації))

Квитанція
до прибуткового касового ордера № 115
від «27» березня 2014 р.

Прийнято від Литовченка Ігоря Олександровича

Підстава

Плата за кухонний прилад
згідно з рахунком від 27.03.14 р. № 48

Сума Чотири тисячі триста грн. 00 коп.

М. П.

Головний бухгалтер Квіткова Квіткова С. Б.

(підпис, прізвище, ініціали)

Касир Орєшкіна Орєшкіна Н. С.

(підпис, прізвище, ініціали)

Оформление ПКО и РКО в различных ситуациях