На касовому документі підпис отримувача зроблено чорнилом світлого фіолетового кольору: чи є порушення?

Отримувач розписався за отримання готівки у відомості гелевою ручкою з чорнилом світлого фіолетового кольору. Перевіряючі записали порушення п. 3.5 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637). У цьому пункті сказано, що підпис повинен бути зроблений чорнильною або кульковою ручкою з чорнилом темного кольору. Через «не той» колір підпису визнано непідтверджену видачу готівки. Чи мають рацію перевіряючі?

Ні, не мають.

Нагадаємо, про що йдеться в Положенні № 637:

• п. 3.5 – розписуватися у видатковому касовому ордері чи видатковій відомості потрібно використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору;
• п. 3.17 – прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості мають заповнюватися бухгалтером чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну;
• п. 4.2 – записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою.

Як бачимо, головна мета – зробити запис таким, щоб його було чітко видно і щоб написане збереглося надовго (тому писати треба саме ручкою, а не олівцем).

Щодо кольору чорнила: який саме колір слід уважати темним? Якщо папір білий – то колір чорнила має бути контрастним. Тобто синім, чорним, фіолетовим, червоним, зеленим. У Положенні № 637 не написано, що темний – це лише синій або чорний.

Якщо навіть дійде справа до суду, то будь-який суд дивитиметься на наявність підпису і записів, а не на те, яким кольором чи ручкою вони зроблені. Наприклад, див. ухвалу ВАСУ від 01.08.13 р. № К/9991/23289/12 за справою № 2а/1570/6300/2011. З наведених в ухвалі доводів випливає, що вагу має реальне здійснення господарської операції та оформлення її необхідними первинними документами. А тому суди не повинні обмежуватися встановленням лише формальних умов, а зобов’язані дослідити та оцінити всю сукупність обставин, що мають значення для правильного вирішення справи. При цьому первинні документи, що мають окремі недоліки в заповеннні, але при цьому достовірно та в сукупності з іншими документами відображають господарські операції, не є доказом спростування здійснення господарської операції.

У нашій ситуації колір чорнила і вид ручки – суто формальна умова. Пишіть хоч зеленим, хоч коричневим чи червоним, аби тільки кошти реально були видані чи отримані. І аби напис не було зроблено чорнилом, яке зникає на очах за кілька хвилин після написання. Адже буває й таке.

Та навіть із формальних підстав причепитися до записів не тією ручкою не того кольору проблематично. Тому що відсутнім є юридичне поняття «темний колір». Наприклад, фіолетовий – це з якого відтінку він темний, а з якого відтінку вже світлий? Де межа між світлим і темним? Яким чином це визначити – на око чи приладом? Але ж око в кожного різне, і мозок, який інтерпретує сигнал від ока, також у кожного свій. Якщо приладом, то яким, де це написано?

Щодо виду ручки, то гелева ручка є різновидом кулькової ручки, а гель у таких ручках – різновид чорнила.