Що треба знати бухгалтерові про роботу з ПРРО

Як працювати з ПРРО

Найбільш важливі моменти:

• Порядок реєстрації та застосування програмного РРО (далі – ПРРО) зобов'язані вивчити всі суб'єкти господарювання (далі – СГ), що планують застосовувати такий РРО на практиці;
• при роботі з ПРРО треба чітко дотримуватися передбаченого нормативними документами алгоритму дій (хоча сам алгоритм не продуманий до дрібниць і, як видно, удосконалюватиметься);
• початок роботи з програмними РРО з 1 серпня 2020 року для багатьох навіть досвідчених користувачів звичайних РРО стане черговим етапом подолання труднощів.

У статті розглянемо основні моменти, пов'язані з роботою «РРО у смартфоні». Це допоможе СГ швидше зорієнтуватися в ситуації та прийняти обґрунтоване рішення, як їм працювати далі – із застосуванням звичайного чи все ж таки програмного РРО.

Як працює програмний РРО?

Почнемо з двох визначень, наведених у ст. 2 Закону від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі – Закон № 265).

ПРРО – це програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс у вигляді технологічного та/або програмного рішення. Використовується на будь-якому пристрої. Фіскальні функції ПРРО реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу (далі – ФСКО). Призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), приймання готівки для подальшого переказу. При цьому контролюючий орган забезпечує безплатне програмне рішення для використання ПРРО суб'єктами господарювання.

Нагадаємо, що під розрахунковою операцією розуміється приймання від покупця готівки, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернений покупцем товар (надану послугу), а в разі застосування банківської платіжної картки – оформлення відповідного розрахункового документа, що підтверджує оплату в безготівковій формі товару (послуги) банком покупця або перерахування коштів до банку покупця в разі повернення товару (відмови від послуги).

Як бачите, ПРРО повинен забезпечити можливість реєстрації розрахункових операцій нарівні зі звичайним, класичним РРО.

ФСКО – це програмно-технічний комплекс, який:

• реєструє ПРРО, електронні розрахункові документи, електронні фіскальні звіти та електронні фіскальні звітні чеки;
• зберігає дані про проведену розрахункову операцію в системі обліку даних РРО, обробки і надання доступу до інформації про розрахункові операції, виконані з використанням ПРРО;
• здійснює інтеграцію з ПРРО через програмний інтерфейс (АРI), розміщений у відкритому вільному доступі.

Як зареєструвати ПРРО?

Реєстрація ПРРО передбачає присвоєння йому фіскального номера (далі – ФН) у формі унікального коду.

ДПС веде реєстр ПРРО, у якому крім ФН містяться відомості про СГ та його господарські одиниці, де застосовуються ПРРО, дані сертифікатів електронних підписів та/або печатки, що використовуються такими реєстраторами.

Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО затверджений наказом Мінфіну від 23.06.20 р. № 317 (далі – Порядок № 317/1).

ДПС забезпечує СГ безплатним програмним рішенням для використання ПРРО. Інформація надається в Електронному кабінеті (далі – ЕК), що функціонує відповідно до ст. 42¹ розд. II Податкового кодексу (далі – ПК).

Що потрібно зробити для реєстрації ПРРО?

Для реєстрації ПРРО треба встановити програму на відповідний пристрій (смартфон, комп'ютер, планшет) і подати заяву про реєстрацію ПРРО за формою № 1-ПРРО (J/F 1316602). Форма заяви наведена в додатку 1 до Порядку № 317/1. Заява подається в електронній формі через ЕК (портального рішення для користувачів або програмного інтерфейсу (АРІ)) або засобами телекомунікацій (п. 3 розд. II Порядку № 317/1).

Зрозуміло, СГ, що бажає зареєструвати ПРРО, повинен перебувати на обліку в органі ДПС разом з господарською одиницею, де використовуватиметься цей ПРРО (магазин, кафе тощо). Якщо відкривається нова торговельна точка, то потрібно подати до органу ДПС повідомлення за формою № 20-ОПП.

Зареєструвати торговельну точку треба до моменту реєстрації РРО (або разом з його реєстрацією, якщо дотримується 10-денний строк для подання повідомлення за формою № 20-ОПП). Адже інакше в єдиному банку даних за юрособами або в реєстрі самозайнятих осіб у ДПС не буде відомостей про цей об'єкт. А раз так, то орган ДПС не зареєструє ПРРО (п. 8 гл. 2 розд. II Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.16 р. № 547, далі – Порядок № 547).

Як дізнатися, що ПРРО зареєстрований?

Якщо ПРРО зареєстрований, то СГ отримує другу квитанцію, у якій зазначений ФН ПРРО і надана перша порція діапазону ФН (п. 5 розд. II Порядку № 317/1). Це так звані запасні ФН, які застосовуються СГ, що бажає зареєструвати розрахункові операції, коли між ПРРО та ФСКО немає зв'язку, тобто в режимі роботи офлайн.

А зв'язку може не бути з різних причин: відсутній Інтернет, сів акумулятор на пристрої, де встановлений ПРРО, пристрій просто вимкнений. Або, що не виключено, стався збій у роботі ФСКО.

Який порядок резервування ФН?

Порядок визначення діапазону, видачі, резервування, використання ФН, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи ПРРО в режимі офлайн, затверджений наказом Мінфіну від 23.06.20 р. № 317 (далі – Порядок № 317/2).

Перша порція діапазону для ПРРО формується ФСКО у момент присвоєння ПРРО ФН і внесення його до Реєстру. Така порція зарезервованих ФН містить дві тисячі номерів. У разі потреби за заявою СГ резерв може бути збільшений на максимальну кількість розрахункових документів (далі – РД), сформованих ПРРО в режимі онлайн протягом 36 годин безперервно в календарному році. Наступні порції зарезервованих ФН для ПРРО формуються кожного разу після приймання ФСКО від ПРРО пакета створених ним копій РД з присвоєними їм у режимі офлайн ФН з наданого діапазону. Скільки номерів з діапазону використано, стільки і надається в наступній порції (п. 2, 3 розд. II Порядку № 317/2).

Якщо ви не плануєте працювати офлайн, то про це треба повідомити орган ДПС під час реєстрації ПРРО або вже при його експлуатації. Тоді ФСКО перестане формувати під вас діапазон ФН, а виданий раніше діапазон – анулює. До речі, щоб не зв'язуватися з роботою ПРРО в режимі офлайн, ви можете використовувати звичайний резервний РРО, зареєстрований в установленому порядку (розд. V Порядку № 317/1).

А якщо ПРРО не зареєструють?

Якщо ПРРО не зареєстрований, тоді ФСКО направляє повідомлення про відмову в реєстрації та причини відмови. Наприклад, причиною відмови може бути:

• відсутність СГ в ЄДРПОУ;
• розбіжності між обліковими даними СГ і даними, зазначеними в заяві за формою № 1-ПРРО;
• СГ не повідомив орган ДПС про господиницю, зазначену в заяві, або в повідомленні за формою № 20-ОПП зазначено, що об'єкт закритий або не експлуатується.

Коли можна починати працювати з ПРРО?

Тут треба розуміти, що кожний створений ПРРО електронний РД має бути належним чином посвідчений. Тому інформацію про сертифікати електронних підписів осіб та/або печатки СГ, які будуть використовуватися для ПРРО, треба передати до податкової згідно з Порядком, затвердженим наказом Мінфіну від 06.06.17 р. № 557. І лише після цього через ПРРО можна проводити розрахункові операції (п. 7 розд. II Порядку № 317/1). Підписання електронних РД у форматі XML в API можливе за умови дійсності сертифіката відкритого ключа.

Що робити, якщо СГ зараз застосовує РРО, строк служби якого не минув, але хоче перейти на ПРРО?

Якщо ви хочете відмовитися від використання РРО, тоді ви зобов'язані скасувати його реєстрацію, діючи відповідно до Порядку № 547, і подати до органу ДПС звітні документи, передбачені Законом № 265 (п. 10 розд. II Закону № 265).

А якщо не хочете, тоді продовжуйте працювати на звичайному РРО і далі, це не заборонено! Ви можете використовувати ПРРО одночасно з класичними РРО, якщо вам так зручно.

Як запрограмувати ПРРО?

Як і у випадку з класичним РРО, розрахункові операції через ПРРО треба проводити в режимі попереднього програмування. Запрограмувати в ПРРО вам треба (п. 1 розд. ІV Порядку № 317/1; п. 14 Вимог щодо забезпечення виконання фіскальних функцій ПРРО для різних сфер застосування, затверджених постановою КМУ від 18.02.02 р. № 199, у редакції постанови КМУ від 22.07.20 р. № 629, далі - Постанова № 629):

• найменування товарів (послуг) (із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТЗЕД для підакцизних товарів і цифрового значення штрихкоду товару);
• ціни товарів (послуг);
• кількість товарів (послуг);
• ставки ПДВ, акцизного податку;
• алгоритм розрахунку суми податків;
• знижки, націнки тощо.

Підакцизними товарами (продукцією) є товари за кодами УКТЗЕД, на які ПК установлені ставки акцизного податку (пп. 14.1.145 ПК).

До підакцизних товарів належать (п. 215.1 ПК):

• спирт етиловий та інші спиртні дистиляти, алкогольні напої, пиво (крім квасу «живого» бродіння);
• тютюнові вироби, тютюн і промислові замінники тютюну;
• пальне;
• автомобілі легкові, кузови до них, причепи і напівпричепи, мотоцикли, транспортні засоби, призначені для перевезення 10 чоловік і більше, транспортні засоби для перевезення вантажів;
• електроенергія.

Як працювати з ПРРО?

Загальні вимоги, що стосуються реалізації фіскальних функцій РРО для різних сфер застосування, затверджені постановою КМУ від 18.02.02 р. № 199 (далі – Вимоги № 199/1). Постановою № 629 цей нормативний акт доповнений вимогами щодо реалізації фіскальних функцій ПРРО для різних сфер застосування, про які ми вже згадували вище (далі – Вимоги № 199/2).

Вимоги до роботи ПРРО, пов'язані зі специфікою послуг, що надаються (купівля-продаж іноземної валюти, а також приймання і переказ готівки через ПТКС), затверджені постановою КМУ від 02.03.16 р. № 149 (зі змінами, унесеними постановою КМУ від 22.07.20 р. № 630).

Коротко опишемо порядок роботи ПРРО, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг, спираючись на норми Порядку № 317/1 та Вимог № 199/2.

Відкриття зміни

Перед початком зміни треба перевести ПРРО у фіскальний режим роботи і забезпечити реєстрацію РД на ФСКО. Для цього треба сформувати повідомлення про відкриття зміни за формою № 3-ПРРО. Документ відправляється на ФСКО в електронній формі. ФСКО присвоює цьому документу ФН і повідомляє про це заявника у другій квитанції (п. 3 розд. ІV Порядку № 317/1). Після цього зміна вважається відкритою і можна почати реєстрацію розрахункових операцій через ПРРО (п. 7 Вимог № 199/2).

На одному ПРРО може бути відкрита одночасно тільки одна зміна (під зміною розуміється період роботи ПРРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту). Z-звіт, що закриває зміну, направляється на реєстрацію на ФСКО, після чого можна відкрити наступну зміну в описаному вище порядку (п. 5 розд. ІV Порядку № 317/1).

До речі, нагадаємо, що за загальним правилом Z-звіт треба формувати тільки в разі здійснення розрахункових операцій (п. 9 ст. 3 Закону № 265).

Фіскалізація чека і формування Z-звіту

У фіскальному режимі роботи програмний реєстратор забезпечує (п. 8 Вимог № 199/1), зокрема, створення електронних і паперових РД і Z-звітів, створення денних звітів (Х-звітів); застосування електронних підписів та/або печатки у процесі створення, відправлення, передачі, отримання, зберігання, обробки, використання електронних документів та обміну інформацією про проведені розрахункові операції з ФСКО.

У процесі реєстрації розрахункових операцій ПРРО формує РД (фіскальні чеки) за оновленими формами № ФКЧ-1, № ФКЧ-2, № ФКЧ-3, наведеними в додатках до Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 21.01.16 р. № 13.

Створені ПРРО в паперовій та/або електронній формі РД повинні відповідати формі та змісту розрахункових документів, затверджених відповідним нормативно-правовим актом (ст. 8 Закону № 265; п. 10 Вимог № 199/2).

Про те, як оформляються РД на ПРРО, детально читайте «Якими повинні бути реквізити чеків РРО (ПРРО) з 1 серпня 2020 року».

ФСКО реєструє отримані від ПРРО в режимі онлайн-обміну електронні РД, електронні фіскальні звітні чеки (Z-звіти), електронні фіскальні звіти, повідомлення, передбачені Порядком № 317/1, і присвоює їм фіскальний номер/номер зі збереженням даних про виконання розрахункової операції в системі обліку даних РРО (п. 7 розд. ІV Порядку № 317/1). Таким чином завершується формування РД, після чого чек видається покупцеві (у паперовій формі) або надається йому шляхом відображення на екрані пристрою, на якому встановлений ПРРО, QR-коду, що дозволяє зчитувати інформацію з чека, тобто ідентифікувати РД.

Електронний чек може бути відправлений на абонентський номер або на електронну пошту покупця (п. 1 розд. IV Порядку № 317/1).

Що робити, коли покупець технічно не підготовлений: у нього немає смартфона, або він його забув удома, або він не користується електронною поштою? Як у цьому випадку надати йому електронний чек?

Можливий варіант: роздрукувати чек на принтері, підключеному до пристрою. Хоча це, погодьтеся, вбиває саму ідею електронного чека. Ну або можна не спішити і застосовувати звичайний РРО до тих пір, поки не будуть улагоджені всі питання й усунені всі проблеми застосування ПРРО на практиці.

ПРРО забезпечує щоденне створення електронного Z-звіту у разі здійснення розрахункових операцій і його передачу на ФСКО для реєстрації та довгострокового зберігання засобами телекомунікацій – з дотриманням вимог законів у сфері електронного документообігу і використання електронних документів (п. 16 Вимог № 199/2). Z-звіт на ПРРО може створюватися на підставі даних РД, збережених у пам'яті пристрою, на який він установлений, та/або на підставі даних ФСКО за запитом ПРРО (п. 17 Вимог № 199/1).

Як працює ПРРО в режимі офлайн?

Якщо з будь-яких причин (про що ми згадували вище) відсутній зв'язок між ПРРО та ФСКО, то розрахункові операції здійснюються в режимі офлайн (автономно). Такий режим може тривати не більше 36 годин, зі створенням електронних РД, яким присвоюється ФН з діапазону ФН, сформованого ФСКО. Запасні ФН ви можете використовувати не більше 168 годин протягом календарного місяця (п. 1 розд. V Порядку № 317/1). Такий ліміт, мабуть, пояснюється технічними можливостями ФСКО.

У РД слід зазначати, що розрахункова операція проводиться в режимі офлайн (п. 5 розд. V Порядку № 317/1).

Як перейти в режим офлайн і назад?

Перехід на роботу ПРРО в режимі офлайн і назад проводиться в певному порядку. Так, у момент переведення ПРРО в режим офлайн формується електронне повідомлення за формою № 4-ПРРО з позначкою «Початок переведення ПРРО в режим офлайн». Повідомленню привласнюється ФН із зарезервованого діапазону (п. 6 розд. V Порядку № 317/1). Якщо настав час закривати зміну, то Z-звіт у режимі офлайн формується після реєстрації останнього РД до відкриття нової зміни (офлайн), яка починається після відправлення чергового повідомлення за формою № 4-ПРРО.

Після відновлення зв'язку між ПРРО та ФСКО – у момент виходу ПРРО з режиму офлайн – формується електронне повідомлення за формою № 4-ПРРО з позначкою «Завершення режиму офлайн». Повідомленню також присвоюється ФН із зарезервованого діапазону (п. 8 розд. V Порядку № 317/1). Також одночасно формується пакет даних, що містить обидва повідомлення (про початок і кінець роботи в режимі офлайн). Зазначений пакет даних направляється на ФСКО протягом години після встановлення з ним зв'язку.

До речі, на практиці це може стати проблемою, якщо зв'язок поновився в неробочий час СГ. Тут варто дочекатися, як усе проходитиме на практиці і що порекомендують контролюючі органи.

Як скасувати реєстрацію ПРРО?

Як діяти, якщо вам треба скасувати реєстрацію ПРРО, зазначено в розд. V Порядку № 317/1. Так, реєстрація ПРРО скасовується на підставі:

• або заяви з позначкою «Скасування реєстрації», яка подається через електронний кабінет або засобами телекомунікації,
• або повідомлення за формою № 2-ПРРО з позначками «Несправність» або «Крадіжка пристрою або компрометація ключа».

Причому до подання заяви про скасування реєстрації ПРРО потрібно передати на ФСКО всі копії створених ПРРО розрахункових документів, Z-звітів і повідомлень, передбачених Порядком № 317/1.

Крім того, ФСКО автоматично скасовує реєстрацію ПРРО у разі припинення діяльності СГ, якщо господарська одиниця, де застосовується ПРРО, закрита або не експлуатується (про що СГ повідомив орган ДПС у повідомленні за формою № 20-ОПП) і в інших випадках, названих у п. 3 розд. III Порядку № 317/1.

Висновки

Робота з ПРРО, з одного боку, зручна, технологічна, сучасна, а з іншого боку, не до кінця зрозуміла. Нові нормативні документи, що регламентують роботу з ПРРО, ще не обкатані на практиці. Тому добре замисліться над тим, чи варто тестувати нововведення на собі. Якщо ви зобов'язані застосовувати РРО, розгляньте різні варіанти. Головне тут – працювати спокійно і без порушень.