Чи може підприємець-загальносистемник віднести на витрати свої затрати, пов'язані з використанням особистого автомобіля?

Підприємець (загальна система оподаткування) використовує у своїй підприємницькій діяльності власний легковий автомобіль. Чи може він включити до складу витрат затрати на придбання ПММ, технічне обслуговування або ремонт цього автомобіля?

Так, може. На це запитання Податковий кодекс (далі – ПК) відповідає однозначно: до витрат, безпосередньо пов'язаних із господарською діяльністю підприємця - загальносистемника, віднесено витрати на оплату ремонту та експлуатацію майна, яке використовується ним у господарській діяльності (пп. 177.4.4).

Але як підтвердити факт використання особистого легкового автомобіля саме у процесі підприємницької діяльності та здійснені у зв'язку із цим затрати?

Для цього підприємцеві необхідно:

1. Видати наказ (розпорядження) про використання автомобіля у своїй господарській (підприємницькій) діяльності. Формулювання наказу (розпорядження) може бути, наприклад, таке: «Я, фізична особа – підприємець Гавриленко Валентин Георгійович, прийняв рішення про використання автомобіля, що належить мені на праві особистої власності, державний номер
АА 789-09 ББ, у своїй підприємницькій діяльності для транспортування товарів, обладнання, а також перевезення співробітників».

Ви запитаєте, чому саме наказ (розпорядження), а не більш звичний у таких випадках договір оренди або позики?

По-перше, автомобілі, що належать підприємцям, реєструються за ними як за простими фізичними особами (п. 6 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 07.09.98 р. № 1388).
А власник має право використовувати своє майно для ведення підприємницької діяльності (ст. 320 Цивільного кодексу, далі – ЦК).

По-друге, укладення підприємцем договору оренди або позички із самим собою не матиме сенсу, оскільки в цьому випадку орендар та орендодавець (позичкодавець і користувач) збігатимуться в одній особі. Будь-який договір тягне за собою виникнення у його сторін взаємних
прав та обов'язків. А, згідно зі ст. 606 ЦК, зобов'язання за договором припиняються в разі збігання його сторін в одній особі.

2. Документально оформити використання автомобіля. Якщо автомобіль використовується, наприклад, для доставки товарів покупцям, то таке перевезення оформляється товарно-транспортною накладною (далі – ТТН) за формою, наведеною в додатку 7 до Правил, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.97 р. № 363 (далі – Правила № 363). Вимоги до оформлення ТТН наведено в розд. 11 Правил № 363. Причому зверніть увагу: у ТТН обов'язково зазначається, який саме вантаж перевозиться, а також час прибуття автомобіля під навантаження і розвантаження (п. 8.25, 11.1, 11.8 Правил № 363).

Якщо автомобіль використовується для перевезення обладнання або працівників до місця виконання робіт за договором підряду або для доставки товару зі складу до магазину, тоді рекомендуємо підприємцеві наказом (розпорядженням) затвердити свою форму дорожнього листа. Формулювання наказу (розпорядження) може бути таке: «Я, фізична особа – підприємець Гавриленко Валентин Георгійович, затверджую форму дорожнього листа для обліку фактичного використання автомобіля, що належить мені на праві особистої власності, державний номер АА 789-09 ББ, у моїй підприємницькій діяльності».

Розробляючи власну форму дорожнього листа, можна взяти за основу типову форму № 3, затверджену вже скасованим наказом Держкомстату від 17.02.98 р. № 74. Хоча цей наказ втратив чинність, але на сьогодні все одно немає іншої форми дорожнього листа, затвердженої чинним наказом або іншим нормативним документом. І зовсім не обов'язково повністю копіювати типову форму № 3. У своїй формі дорожнього листа можна передбачити тільки відомості, необхідні для обліку підприємцем фактичного часу використання автомобіля, та обов'язкові реквізити первинного документа, виключивши непотрібні відомості.

Складати і заповнювати самостійно розроблений дорожній лист радимо українською мовою, хоча законодавчо ця вимога не застережена. Чому? Та все дуже просто. Щоб надалі уникнути можливих претензій із боку органів ДФС. Вони можуть заявити, що дорожній лист заповнено неправильно і як наслідок – відмовляться визнати факт використання особистого автомобіля у підприємницькій діяльності та затрати, пов'язані з його використанням. Адже прискіпатися можуть до чого завгодно, краще не давати приводу.

3. Підтвердити витрати, здійснені у зв'язку з експлуатацією автомобіля. Як правило, до них відносяться витрати:

а) на придбання ПММ. Підтвердними документами будуть платіжні доручення, фіскальні касові чеки або прибуткові касові ордери на оплату ПММ.

Зверніть увагу! На думку ДФС, вартість використаних ПММ підприємець матиме право віднести до витрат тільки після отримання доходу, безпосередньо пов'язаного з такими затратами. Підтвердженням таких затрат будуть договори, акти виконаних робіт (наданих послуг), ТТН, розрахункові документи (консультація із ЗІР, категорія 104.5).

Що це означає на практиці? Розглянемо на прикладі. Підприємець уклав договір підряду, за умовами якого зобов'язався виконати для замовника ряд робіт. На своєму автомобілі він спочатку доставив до місця виконання робіт, а потім забрав звідти працівників, обладнання та матеріали. На думку ДФС, підприємець матиме право включити до складу своїх витрат вартість використаних ПММ тільки після того, як замовник оплатить роботи, виконані підприємцем. Тобто тільки тоді, коли підприємець отримає дохід.

б) на технічне обслуговування і ремонт авто. Витрати підтверджуються такими ж платіжними документами, що й для придбання ПММ. А виконання цих робіт підтвердять акти виконаних робіт за договорами про технічне обслуговування або ремонт автомобіля. Якщо техобслуговування або ремонт авто здійснювалися своїми силами (наприклад, сам підприємець або його працівник замінює пошкоджену деталь, міняє мастило), то у цьому випадку затрати на придбання мастила або деталі також будуть витратами підприємця. Їх треба підтвердити платіжними документами (див. вище).