Может ли предприниматель-общесистемщик отнести на расходы свои затраты, связанные с использованием личного автомобиля?

Предприниматель (общая система налогообложения) использует в своей предпринимательской деятельности собственный легковой автомобиль. Может ли он включить в состав расходов затраты на приобретение ГСМ, техническое обслуживание или ремонт этого автомобиля?

Да, может. На этот вопрос Налоговый кодекс (далее – НК) отвечает однозначно: к расходам, непосредственно связанным с хозяйственной деятельностью предпринимателя - общесистемщика, отнесены затраты на оплату ремонта и эксплуатацию имущества, которое используется им в хозяйственной деятельности (пп. 177.4.4).

Но как подтвердить факт использования личного легкового автомобиля именно в процессе предпринимательской деятельности и понесенные в связи с этим затраты?

Для этого предпринимателю необходимо:

1. Издать приказ (распоряжение) об использовании автомобиля в своей хозяйственной (предпринимательской) деятельности. Формулировка приказа (распоряжения) может быть, например, такой: «Я, физическое лицо – предприниматель Гавриленко Валентин Георгиевич, принял решение об использовании принадлежащего мне на праве личной собственности автомобиля, государственный номер АА 789-09 ББ, в своей предпринимательской деятельности для транспортировки товаров, оборудования, а также перевозки сотрудников».

Вы спросите, почему именно приказ (распоряжение), а не более привычный в таких случаях договор аренды или ссуды?

Во-первых, автомобили, принадлежащие предпринимателям, регистрируются за ними как за простыми физическими лицами (п. 6 Порядка, утвержденного постановлением КМУ от
07.09.98 г. № 1388). А собственник вправе использовать свое имущество для ведения предпринимательской  деятельности (ст. 320 Гражданского кодекса, далее – ГК).

Во-вторых, заключение предпринимателем договора аренды или ссуды с самим собой не будет иметь смысла, поскольку в этом случае арендатор и арендодатель (ссудодатель и пользователь) совпадут в одном лице. Любой договор влечет за собой возникновение у его сторон взаимных прав и обязанностей. А согласно ст. 606 ГК обязательства по договору прекращаются в случае совпадения его сторон в одном лице.

2. Документально оформить использование автомобиля. Если автомобиль используется, например, для доставки товаров покупателям, то такая перевозка оформляется товарно-транспортной накладной (далее – ТТН) по форме, приведенной в приложении 7 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363 (далее – Правила № 363). Требования к оформлению ТТН приведены в разд. 11 Правил № 363. Причем обратите внимание: в ТТН обязательно указывается, какой именно груз перевозится, а также время прибытия автомобиля под погрузку и разгрузку (п. 8.25, 11.1, 11.8 Правил № 363).

Если автомобиль используется для перевозки оборудования или работников к месту выполнения работ по договору подряда либо для доставки товара со склада в магазин, тогда рекомендуем предпринимателю приказом (распоряжением) утвердить свою форму путевого листа. Формулировка приказа (распоряжения) может быть такой: «Я, физическое лицо – предприниматель Гавриленко Валентин Георгиевич, утверждаю форму путевого листа для учета фактического использования принадлежащего мне на праве личной собственности автомобиля, государственный номер АА 789-09 ББ, в моей предпринимательской деятельности».

Разрабатывая собственную форму путевого листа, можно взять за основу типовую форму № 3,
утвержденную уже отмененным приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74. Хотя этот приказ утратил силу, но в настоящее время все равно нет иной формы путевого листа, утвержденной действующим приказом либо иным нормативным документом. И совсем не обязательно полностью копировать типовую форму № 3. В своей форме путевого листа можно предусмотреть только сведения, необходимые для учета предпринимателем фактического времени использования автомобиля, и обязательные реквизиты первичного документа, исключив ненужные сведения.

Составлять и заполнять самостоятельно разработанный путевой лист советуем на украинском языке, хотя законодательно это требование не оговорено. Почему? Да все очень просто. Чтобы в дальнейшем избежать возможных претензий со стороны органов ГФС. Они могут заявить, что путевой лист заполнен неправильно и как следствие – откажутся признать факт использования личного автомобиля в предпринимательской деятельности и затраты, связанные с его использованием. Ведь придраться могут к чему угодно, лучше не давать повода.

3. Подтвердить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией автомобиля. Как правило,
к ним относятся расходы:

а) на приобретение ГСМ. Подтверждающими документами будут платежные поручения, фискальные кассовые чеки либо приходные кассовые ордера на оплату ГСМ.

Обратите внимание! По мнению ГФС, стоимость использованных ГСМ предприниматель будет вправе отнести к расходам только после получения дохода, непосредственно связанного с такими затратами. Подтверждением таких затрат будут договоры, акты выполненных работ (предоставленных услуг), ТТН, расчетные документы (консультация из ОИР, категория 104.5).

Что это значит на практике? Рассмотрим на примере. Предприниматель заключил договор подряда, по условиям которого обязался выполнить для заказчика ряд работ. На своем автомобиле он сначала доставил к месту выполнения работ, а потом забрал оттуда работников, оборудование и материалы. По мнению ГФС, предприниматель будет вправе включить в состав своих расходов стоимость использованных ГСМ только после того, как заказчик оплатит работы, выполненные предпринимателем. То есть только тогда, когда предприниматель получит доход.

б) на техническое обслуживание и ремонт авто. Расходы подтверждаются такими же платежными документами, что и для приобретения ГСМ. А выполнение этих работ подтвердят акты выполненных работ по договорам о техническом обслуживании или ремонте автомобиля. Если техобслуживание либо ремонт авто осуществлялись своими силами (например, сам предприниматель либо его работник заменяет поврежденную деталь, меняет масло), то в этом случае затраты на приобретение масла либо детали также будут являться расходами предпринимателя. Их надо подтвердить платежными документами (см. выше).