Навіщо керівникові знання з бухобліку

Шановні читачі! Успіх керівника залежить від безлічі факторів. Одним із них є знання бухгалтерського обліку, що дає переваги керівнику відразу в декількох напрямах: складання бізнес-планів та контроль їх виконання; управління бізнес-процесами; контроль за збереженням майна; побудова раціональної політики ціноутворення; визначення та залучення найбільш оптимальних джерел фінансування та ін. А щоб допомогти вам у цьому, ми починаємо серію публікацій для керівника, у якій допоможемо зрозуміти бухоблік та використовувати його інформацію з користю для бізнесу.

Навіщо керівникові навчатися

Дебет, кредит, обороти, сальдо, бюджет, облікова політика, баланс, фінансовий план... Для багатьох менеджерів ці поняття є мало не китайською грамотою, а бухгалтерський облік та фінансове планування – дивною справою. Чи варто говорити, що насправді це далеко не так і для того щоб хоча б у загальних рисах оволодіти основами фінансової грамотності, зовсім не обов’язково мати надздібності.

Звісно, ніхто не береться стверджувати, що фінанси й бухгалтерський облік – це просто, як «двічі по два», і будь-хто, не особливо напружуючись, може миттєво вникнути в усі нюанси. Щоб стати фахівцем у фінансовій і бухгалтерській справі, потрібно не лише кілька років навчатися за відповідною спеціальністю, а й мати досвід практичної роботи. Особливо якщо врахувати численні тонкощі і навіть прямі невідповідності вітчизняного законодавства.

Але менеджер (керівник) – це не бухгалтер і не фінансовий директор, а представник зовсім іншої професії, тому досконало володіти тонкощами бухгалтерської справи йому необов’язково. А ось мати загальне уявлення про облік і фінанси буде не зайвим: такі знання стануть у пригоді в повсякденній роботі.

За офіційними результатами проведених Організацією економічного співробітництва і розвитку досліджень керівники малих та середніх підприємств у секторі агробізнесу України мають задовільний рівень фінансової грамотності з питань, що належать до базових фінансових принципів, а саме – 64 % респондентів правильно відповіли на всі запитання тесту з фінансової грамотності.

Водночас серед найдрібніших (100–500 га земельних угідь) та наймолодших (0–10 років від заснування) аграрних підприємств цей рівень є найнижчим поміж решти суб’єктів господарювання (далі – СГ) і становить у середньому близько 50 % (згідно зі Звітом «Оцінювання та посилення фінансової грамотності МСП у секторі агробізнесу України»).

У цьому зв’язку можна констатувати, що більші за розміром та засновані давніше підприємства мають більше досвіду у фінансових справах та у прийнятті відповідних рішень, а також у багатьох із них є досвідчені внутрішні фінансові спеціалісти (фінансові директори, бухгалтери та фінансові консультанти), які надають фінансові консультації у процесі щоденної діяльності. І це закономірно.

А ось керівникам дрібних та молодих аграрних формувань, як свідчать наведені результати досліджень, слід замислитися над підвищенням своєї фінансової грамотності.

Керівник (менеджер) часто запитує: навіщо мені знати бухгалтерський облік, адже для цього є бухгалтер; за що тоді я плачу йому гроші? І не стільки це запитання, скільки відповідь є на сьогодні найпоширенішою помилкою, яка часто призводить до виникнення серйозних проблем.

Тож завданням цієї статті є обґрунтування важливості для керівників (менеджерів) будь-якого СГ оволодіння основами бухгалтерського обліку.

Що має знати керівник про бухоблік

Основні завдання бухобліку та як вони корелюються із системою управління

Перше завдання – забезпечення збереження майна власника. Інструментом для його реалізації є своєчасна інвентаризація, яка дозволяє визначити зміни, що відбулися у складі власності та перевірити її фактичну наявність на будь-який момент часу. Правильно організована система бухобліку дозволяє забезпечити збереження майна власника, створити перепону всіляким видам розкрадань, псуванню та втраті майна.

Друге завдання – надання інформації для управління. Саме система бухгалтерського обліку фіксує й накопичує всебічну синтетичну (узагальнюючу) та аналітичну (що деталізується) інформацію про стан і рух майна та джерела його утворення, господарські процеси, результати господарської діяльності підприємства.

Традиційно бухгалтерський облік ведеться, передусім, з метою управління підприємством! Правила ведення обліку, які встановлюються чинними нормативними документами, спрямовані на створення управлінської інформації, а не на забезпечення розрахунків із бюджетом за податками.

Бухгалтери – це люди, які свято вірять нормативним документам, суворо дотримуючись їх розпоряджень. Але єдиним, хто перевіряє сьогодні, як треба вести бухгалтерський облік, залишаються контролюючі органи (ДФС, Держпраці тощо). І тут виникає абсолютно парадоксальне явище: бухгалтер формує величезний обсяг економічної інформації, що може бути використана в управлінських цілях. А менеджер, якому конче потрібна інформація (зокрема, для планування, ціноутворення, контролю завантаженості виробничих потужностей, наявності та руху виробничих запасів та ін.), яку має бухгалтерська служба в достатній кількості, навіть не здогадується, що вона там є, які її розрізи, на якій вона стадії готовності.

Бухгалтерський облік дає можливість правильно оптимізувати сплату податків, розрахувати майбутні надходження коштів від дебіторів, зарезервувати витрати на розрахунки з постачальниками, правильно визначити фонд заробітної плати, рентабельність, очікуваний чистий дохід та інші складові бізнес-плану, які залежать уже від специфіки роботи підприємства.

Лише за даними бухобліку можна розрахувати оптимальний обсяг кредитних коштів (якщо виникає в цьому потреба), передбачити ймовірність їх повернення та погашення фінансових витрат, що здійснюються при цьому, таким чином, щоб фінансова звітність репрезентувала позитивні показники фінансового стану та результатів діяльності підприємства.

Не менш важливим для керівника є ціноутворення, яке неможливо здійснити без знання бухгалтерського обліку. Для того щоб правильно скласти прайс для покупців товарів, робіт (послуг), керівник має бути знайомий із структурою собівартості і знати, як вона формується, розрізняти виробничу та повну собівартість, адже саме остання важлива для правильного ціноутворення та формування беззбиткової діяльності.

Очевидно, що опрацювати всі аспекти на підприємстві, які впливають на отримання чистого доходу, може керівник, який володіє знаннями бухгалтерського обліку.

Третє завдання – об’єктивне обчислення результатів господарської діяльності.

Найголовніша вимога до діяльності будь-якого СГ – прибутковість (критерій): немає прибутку – немає підприємства. Інформація про прибутковість як результат діяльності надходить через рахунки бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність. Тому облік надає інформацію про відповідність основному критерію: прибутковості діяльності фірми.

Знаючи, як змінюється обсяг і склад майна підприємства, які його зобов’язання, чи зростають вони, чи, навпаки, зменшуються, господар завжди матиме уявлення про те, як працює його підприємство – із прибутком чи у збиток, зможе воно вчасно погасити свої борги чи ні, чи пора подумати про банкрутство, чи для цього немає жодних підстав.

Усе це визначає бухоблік як найважливіший і необхідний інструмент управління підприємством.

Ступінь відповідальності керівника та санкції

Ще одна дуже важлива причина, з якої керівник повинен знати бухоблік, – його відповідальність перед контролюючими органами.

Згідно із ч. 3 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Будь-який керівник у рамках своєї діяльності може бути притягнутий до:

1) матеріальної;

2) адміністративної;

3) кримінальної відповідальності.

Матеріальна відповідальність регулюється КЗпП. Зокрема, відповідно до ст. 134 КЗпП повну матеріальну відповідальність несе керівник підприємства, винний у несвоєчасній виплаті зарплати понад один місяць, що призвело до виплати компенсацій за порушення строків її виплати, і за умови, що держбюджет та місцеві бюджети, юридичні особи державної форми власності не мають заборгованості перед цим підприємством. Така відповідальність полягає у відшкодуванні в повному обсязі збитків, заподіяних підприємству.

Адміністративна відповідальність застосовується за вчинення адміністративного правопорушення та регулюється нормами КУпАП, зокрема:

• ст. 163⁴, яка передбачає відповідальність за неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті фізособі доходів, перерахування ПДФО за рахунок коштів підприємств, неповідомлення або несвоєчасне повідомлення ДФС відомостей про доходи громадян – штраф у розмірі від 2 до 3 НМДГ (від 34 до 51 грн.) за перше порушення; від 3 до 5 НМДГ (від 51 до 85 грн.) – за повторне протягом року порушення;
• ст. 163¹, згідно з якою відсутність податкового обліку, порушення керівниками та іншими посадовими особами підприємств установленого законом порядку ведення податкового обліку карається накладенням штрафу в розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн.) – за перше порушення; від 10 до 15 НМДГ (від 170 до 255 грн.) – за повторне протягом року порушення;
• ст. 186³ передбачає відповідальність за: неподання до органів Держстату або подання недостовірних даних чи із запізненням; незабезпечення належного стану первинного обліку – накладення штрафу в розмірі від 10 до 15 НМДГ (від 170 до 255 грн.); а при потворному порушенні – від 15 до 20 НМДГ (від 255 до 340 грн.).

Кримінальна відповідальність може застосовуватися за ухилення від сплати податків, зборів та інших обов’язкових платежів, службове підроблення та службову недбалість. Санкції за це передбачено ст. 212 та 366 Кримінального кодексу, а саме: суттєві штрафи, позбавлення права обіймати певні посади або займатись певною діяльністю на строк до 3 років і навіть обмеження волі.

Як бачимо, найбільш штрафонебезпечна ділянка бухобліку – розрахунки з оплати праці, розрахунки з бюджетом та фондами, а також дотримання правил готівкового обігу.

І тут доречно буде згадати про результати проведеного ДФС аналізу діяльності сільськогосподарських підприємств. Серед зафіксованих порушень, що призводять до значних штрафних санкцій як для підприємств, так і для посадових осіб, зокрема такі: відсутність первинних документів, які б підтверджували понесені витрати; порушення правил звітування за витраченою готівкою; проведення готівкових розрахунків із порушенням та ін.

Тож керівник як відповідальна за організацію бухобілку на підприємстві особа несе відповідальність різних видів, які передбачають досить суттєві санкції. І навіть якщо бухоблік ведеться аутсорсинговою компанією, відповідальність усе-таки несе керівник (власник) підприємства. Адже механізму перекладання відповідальності на виконавця законодавством не передбачено.

Висновки

Знання бухобліку для керівника є дуже важливим з точки зору не лише передбаченої законом відповідальності, а й контролю роботи бухгалтерської служби та підприємства загалом.

Знаючи бухоблік, керівник, перш ніж поставити свій підпис, зможе вимагати розшифровку всіх статей балансу та підтвердження їх шляхом інвентаризації та, відповідно, перевірити достовірність даних звіту. Крім того, керівник зможе проконтролювати роботу бухгалтера, перевірити правильність відображення інформації в бухобліку, а також перевірити оборотно-сальдову відомість за кожним рахунком у разі виникнення сумнівів.

Дані бухобліку – це інформаційна база для системи управління. Тож бухоблік має стати передумовою безпеки бізнесу, а бухгалтер – надійним порадником керівника.

Про те, чому первинні документи є такими важливими для підприємства та на що керівник має звернути особливу увагу, працюючи з ними, ми розповімо в наступних публікаціях.