Загальний порядок заповнення ПН

Прийняті скорочення:

• ПК – Податковий кодекс;
• МК – Митний кодекс;
• Порядок № 21 – Порядок, затверджений наказом Мінфіну від 28.01.15 р. № 21;
• Порядок № 1307 – Порядок, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.15 р. № 1307;
• ПН – податкова накладна;
• РК – розрахунок коригування;
• ЄРПН – Єдиний реєстр податкових накладних;
• декларація – податкова декларація з ПДВ, форма якої затверджена наказом Мінфіну від 28.01.16 р. № 21.

Акценти цієї статті:

• ким та як оформляється ПН;
• які помилки в реквізитах ПН (як обов'язкових, так і необов'язкових) можна не виправляти (не є підставою для невизнання податкового кредиту покупця), а які підлягають виправленню.

Загальні правила заповнення ПН

Правило 1. ПН виписує тільки платник ПДВ.

Платник ПДВ може також делегувати право складання ПН своєму структурному підрозділу або філії, які не є платником ПДВ. Для цього головне підприємство – платник ПДВ повинне присвоїти підрозділу цифровий номер і повідомити про це орган ДФС за місцем своєї реєстрації шляхом подання разом із декларацією за звітний період повідомлення за формою додатка 2 до Порядку № 21 (докладніше про оформлення ПН філіями див. «Складання ПН філіями»).

Правило 2. ПН складається українською мовою.

Обов'язок платника ПДВ оформляти ПН державною мовою встановлено п. 4 Порядку № 1307. Проте якщо при перекладі з іноземної мови на українську неможливо правильно ідентифікувати назву торгової марки або найменування товару, допускається їх відображення іноземною мовою (Узагальнююча податкова консультація, затверджена наказом ДПАУ від 16.02.12 р. № 127, далі – Узагальнююча консультація № 127; ЗІР, категорія 101.17).

Правило 3. Для операцій, що обкладаються ПДВ і звільнені від оподаткування, складаються окремі ПН.

Водночас на операції, що оподатковуються за ставками 0 %, 7 %, 20 %, може бути оформлена одна ПН (п. 17 Порядку № 1307).

Правило 4. Реквізити ПН, що не підлягають заповненню, залишаються пустими.

Тобто в цих реквізитах не потрібно проставляти нулі, прочерки та інші знаки.

Правило 5. ПН складається в день виникнення податкових зобов'язань.

Завважимо, що згідно з п. 201.7 ПК ПН складається на кожне повне або часткове постачання товарів (послуг), а також на суму коштів, що надійшли на рахунок платника ПДВ як передоплата. На думку ДФС, не вважається помилкою виписування ПН на всю суму авансу, отриманого протягом одного дня кількома частинами.

Правило 6. Усі ПН підлягають реєстрації в ЄРПН.

Тобто повинні реєструватися і ПН, виписані на операції, що оподатковуються за ставкою 0 % і звільнені від оподаткування.

Правило 7. Помилка, допущена в обов'яз­кових реквізитах, не позбавляє покупця права на податковий кредит.

ПН, що містить помилки в обов'язкових реквізитах, які не заважають ідентифікувати здійснену операцію, її зміст, період, сторони і суму податкових зобов'язань, є підставою для включення сум ПДВ до податкового кредиту (абзац останній п. 201.10 ПК).

Зверніть увагу: це правило не поширюється на помилки в коді УКТЗЕД. ПН, у якій допущена така помилка, не дає покупцеві права на податковий кредит.

Заповнення ПН

Для наочності наведемо зразок заповнення ПН зі звичайного постачання товару платником ПДВ покупцеві – платникові ПДВ (див. фрагмент нижче).

!           Цим знаком у фрагменті позначені обов'язкові реквізити.

Приклад
ТОВ «Художник» (ІПН 131313131313) на підставі договору купівлі-продажу 10.10.16 р. відвантажило ТОВ «Дизайнер» (ІПН 252525252525) фарбу акрилову в кількості 25 банок ємкістю 3 л. Вартість однієї банки – 180 грн. (у т. ч. ПДВ – 30 грн.).

Пояснення до фрагмента:

1. У цьому полі проставляється позначка «Х» про те, що ПН є зведеною. Тобто вона складається згідно з п. 198.5, 199.1 (докладніше див. «Зведена ПН: особливості складання при оподатковуваних і неоподатковуваних операціях») або 201.4 ПК (про таку зведену ПН читайте «Зведена ПН при ритмічних і безперервних постачаннях»).

Увага! Така помилка (тобто відсутність позначки «Х») у ПН, яка виписана неплатникові ПДВ або для себе (тобто не видається покупцеві), нічим платникові ПДВ не загрожує, її можна не виправляти.

2. Пишеться «Без ПДВ», якщо ПН складається на операції, звільнені від обкладення ПДВ згідно зі ст. 197, п. 2 підрозд. 2 розд. ХХ ПК або міжнародними договорами (детально про оформлення ПН за такими операціями читайте «ПН за звільненими від ПДВ операціями»).

3. Робиться позначка «Х», якщо ПН не видається покупцеві (ці випадки перелічено в п. 8 Порядку № 1307).

4. Зазначається тип причини, за якою складена ПН не видається покупцеві. Якщо тип причини наведено неправильно, але податкові зобов'язання нараховані правильно і відображені в декларації, цю помилку можна не виправляти.

5. Наводиться дата складання ПН. У загальному випадку це дата першої події згідно з п. 187.1 ПК: або надходження коштів на банківський рахунок постачальника (а при оплаті готівкою – дата їх оприбуткування в касу), або відвантаження товарів (підписання акта наданих послуг). Виняток становлять особливі випадки, коли складається ПН за касовим методом або зведена ПН.

Увага! Виписування ПН за другою подією (наприклад, перша подія – передоплата, друга – постачання) є порушенням і не дає права покупцеві на податковий кредит, навіть з огляду на норми п. 201.10 ПК. Тому таку помилку слід виправити. Докладніше див. «Виправлення помилок у ПН».

При експорті товарів ПН складається на дату завершення процедури митного оформлення (лист ДФС від 27.04.16 р. № 9617/6/99-99-15-03-02-15). Така дата визначається за фактом проставляння посадовою особою митного органу номерної печатки на митній декларації (далі – МД) у паперовій формі або за фактом накладення електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП) посадовою особою митного органу на електронній МД (ЗІР, категорія 101.05). Докладніше про оформлення ПН при експорті товарів читайте «Експорт, реекспорт: особливості оформлення ПН».

6. ПН за певний період нумеруються довільно (п. 6 Порядку № 1307). Наприклад, кожного місяця може починатися з одиниці, а може бути і наскрізна нумерація з початку року. При цьому слід пам'ятати, що Порядком № 1307 заборонено:

• складати ПН з однаковими номерами на одну й ту саму дату;
• починати номер ПН із цифри 0.

Номер ПН складається із двох частин: у першій (до знаку дробу) наводиться її порядковий номер, у другій (після знаку дробу) – код виду проваджуваної діяльності, а саме:

• «2» – для підприємств, що застосовують спецрежим обкладення ПДВ, установлений ст. 209 ПК;
• «3» – сільгосппідприємств, які відповідають критеріям ст. 209, але спецрежим не вибрали;
• «5» – оператора інвестора, що складає ПН у рамках угоди про поділ продукції.

Тобто платники ПДВ, які не належать до перелічених категорій, другу частину номера не заповнюють.

Також слід пам'ятати, що коли номер ПН менше 7 цифр (саме стільки клітинок передбачено для першої частини номера), перед або після зазначеного в них номера нулі проставляти не потрібно.

Увага! Помилка в порядковому номері ПН (якщо номер не починається з нуля і не дублює номер ПН, уже виписаної на цю дату) не загрожує покупцеві втратою права на податковий кредит, хоча її і не можна виправити (п. 21 Порядку № 1307).

7-8. Зазначається повна або скорочена назва покупця і постачальника, причому відповідно до п. 201.1 ПК назва покупця та постачальника – обов'язкові реквізити. У цих полях слід зазначити:

• для юросіб – повну або скорочену назву згідно зі статутними документами. Тобто правильними будуть обидва варіанти: Товариство з обмеженою відповідальністю «Художник» і ТОВ «Художник»;
• для фізосіб – П. І. Б. повністю.

Якщо ПН виписується інвесторові в рамках виконання договору про розподіл продукції, у рядку «Одержувач (покупець)» наводиться спочатку найменування оператора договору, а через кому – найменування інвестора, який фактично є стороною договору (п. 9 Порядку № 1307).

Якщо стороною договору є філія, якій делеговано право оформлення ПН, зазначається найменування головного підприємства, а через кому – найменування філії.

Увага! Якщо повна або скорочена назва юрособи відповідає назві, зазначеній у статутних документах, але при цьому не збігається розмір літер (маленькі/великі), така ПН не вважається оформленою з порушенням (п. 201.10 ПК; лист Міндоходів від 29.04.13 р. № 1883/6/99-99-19-04-01-15; ЗІР, категорія 101.17). Цю помилку виправляти не потрібно.

Також не призведуть до втрати податкового кредиту покупцем орфографічні помилки в назвах, якщо вони не заважають ідентифікувати сторони договору (п. 201.10 ПК).

9. Зазначаються ІПН постачальника і покупця – платників ПДВ. Якщо ІПН менше 12 знаків (наприклад, у фізосіб 10 знаків), пусті клітинки не заповнюються.

Увага! Помилка в ІПН чревата тим, що ПН не пройде реєстрацію в ЄРПН (якщо платника з таким ІПН немає) або буде зареєстрована не на того платника (інколи навіть невідомого постачальникові). В останньому випадку помилку доведеться виправляти, що може бути досить складно (наприклад, неправильний платник відмовиться реєструвати РК). Докладніше див. «Виправлення помилок у ПН».

10. Наводиться номер філії. Реквізит заповнюється, якщо ПН складається філією або для філії (п. 7 Порядку № 1307). Якщо ПН оформляє головне підприємство, номер філії не зазначається.

11-13. Відображається загальна сума коштів, що підлягає сплаті, – рядок I (обов'язковий реквізит), загальна сума ПДВ – рядки II–IV (обов'язковий реквізит) та обсяги постачань – рядки V–IX.

У ПН, які складаються оператором інвесторові в рамках виконання угоди про поділ продукції, рядки III–IX не заповнюються.

У зведених ПН, виписаних згідно з п. 198.5, 199.1 ПК, рядки VII–IX не заповнюються.

При оформленні ПН на постачання, звільнені від ПДВ, рядки II–VIII не заповнюються.

Помилки в перелічених рядках, якщо вони призводять до перекручення суми нарахованих податкових зобов'язань, необхідно виправити.

14. Зазначається вартість поворотної тари. Нагадаємо, на вартість тари, яка повертається покупцем протягом 12 місяців із моменту її отримання, податкові зобов'язання не нараховуються (п. 189.2 ПК).

15. Пишеться порядковий номер рядка з номенклатурою в ПН. Завважимо, що нумерація рядків важлива для складання РК (докладніше див. «Загальний порядок заповнення РК»).

16. Наводиться повний перелік товарів (послуг), що поставляються. Кількість найменувань товарів (послуг) в одній ПН не може перевищувати 9 999 позицій (пп. 1 п. 16 Порядку № 1307). Якщо позицій більше, на решту кількості оформляється наступна ПН із новим номером.

Для заповнення цієї графи використовуються дані договорів, специфікацій до них, актів наданих послуг, інших документів, у яких перелічуються найменування товарів (послуг), що поставляються.

При постачаннях товарів слід брати до уваги їх назви і класифікацію згідно з УКТЗЕД. Наприклад, при продажу друкованої продукції назвою товару буде «Книга» або «Журнал», а не назва друкованого видання або ім'я автора (Узагальнююча консультація № 127). Також при отриманні передоплати за товари (послуги) не потрібно писати, наприклад, «Передоплата за товари», треба зазначати номенклатуру товарів (послуг), за які отримано передоплату.

Для деяких операцій діють особливі правила заповнення цієї графи. Так, при складанні (пп. 1 п. 16 Порядку № 1307):

• ПН на суму перевищення бази оподаткування над фактичною ціною товарів (послуг) зазначається, що вона складена на різницю між цими показниками, і наводиться номер ПН, виписаної на постачання таких товарів (послуг) покупцеві (докладніше про оформлення таких ПН читайте «Ціна постачання нижча від бази обкладення ПДВ: заповнення ПН»);
• ПН оператором інвесторові (у рамках виконання угоди про поділ продукції) пишеться «Розподіл сум податкового кредиту за багатосторонньою угодою про поділ продукції»;
• зведених ПН згідно з п. 198.5, 199.1 ПК тут наводяться дати складання і номери ПН, на підставі яких був відображений податковий кредит при придбанні товарів (послуг);
• ПН на проценти за товарним кредитом, наприклад, пишеться: «Проценти за користування товарним кредитом».

Орфографічні помилки в номенклатурі товару можна не виправляти, якщо вони не заважають ідентифікувати номенклатуру товарів (послуг), що поставляються (п. 201.10 ПК). Якщо ж неправильно зазначено номенклатуру, таку помилку слід виправити (докладніше див. «Виправлення помилок у ПН»).

17. Заповнюється тільки при постачаннях імпортних і підакцизних товарів, причому на всіх етапах їх постачання. Код УКТЗЕД зазначається без будь-яких розділових знаків (пропусків, крапок тощо). Якщо з будь-яких причин у постачальника немає коду УКТЗЕД на товар, що поставляється (наприклад, товар придбавався у неплатника ПДВ), то його можна знайти в Законі від 19.09.13 р. № 584-VII.

Якщо у виробництві товару беруть участь дві і більше країни (наприклад, якщо резидент України ввіз імпортні комплектуючі і з них на території України зібрали продукцію), тоді країною походження товару вважається країна, у якій були виконані останні операції з переробки, достатні для того, щоб товар отримав основні характерні риси повністю виготовленого товару, що відповідають критеріям достатньої переробки (п. 1 ст. 40 МК). Докладніше про визначення коду УКТЗЕД див. «Який код УКТЗЕД зазначити в податковій накладній».

Помилки в коді УКТЗЕД не допускаються, тому неправильно зазначений код слід виправити (як це зробити, див. «Виправлення помилок у ПН»).

18. Ці реквізити заповнюються згідно з Класифікатором, затвердженим наказом Держкомітету зі стандартизації, метрології та сертифікації від 09.01.97 р. № 8.

У графі 4 наводиться умовне позначення (українське) одиниці виміру товарів (послуг), у графі 5 – відповідний код. Якщо для товару (послуги) умовами договору встановлено одиницю виміру, якої немає в Класифікаторі, тоді в ПН зазначається одиниця виміру, визначена договором, а графа 5 не заповнюється.

Помилки у цьому реквізиті (він не є обов'язковим) не заважають ідентифікувати товари (послуги), що поставляються, тому не вважаються підставою для позбавлення покупця права на податковий кредит (п. 201.10 ПК; лист ДФС від 15.10.15 р. № 23354/10/28-10-06-11; ЗІР, категорія 101.17).

19. Числове значення, яке відображає кількість (обсяг) товарів (послуг), що поставляються, може бути як цілим, так і у вигляді десяткового дробу, причому кількість знаків після коми не обмежується (лист ДФС від 10.08.16 р. № 17270/6/99-99-15-03-02-15), правда, програма M.E.Doc не дозволяє зазначати більше шести знаків після коми.

Якщо помилка у цій графі призвела до перекручення суми постачання, а отже, і до неправильного нарахування податкових зобов'язань, її треба виправити (докладніше – «Виправлення помилок у ПН»).

20. Ціна постачання одиниці товарів (послуг) указується у гривнях із копійками, тобто із двома знаками після коми (якщо інше не передбачено чинним законодавством, наприклад, якщо ціна товару підлягає держрегулюванню).

Якщо ціна постачання містить більше двох знаків після коми, оскільки округлення ціни до двох знаків призводить до погрішності в сумі постачання і сумі ПДВ, то це не позбавляє покупця права на податковий кредит, оскільки дозволяє ідентифікувати операцію і не перекручує суму податкових зобов'язань (п. 201.10 ПК).

21. Зазначається код ставки ПДВ, за якою здійснюється постачання товарів (послуг). Нормами пп. 6 п. 16 Порядку № 1307 і розділом А ПН передбачено такі коди:

• 20 – при постачаннях, що оподатковуються за ставкою 20 %;
• 7 – при постачаннях, що оподатковуються за ставкою 7 %;
• 901 – при експорті товарів (ставка 0 %);
• 902 – при постачаннях товарів (послуг) на території України, що оподатковуються за ставкою 0 %;
• 903 – при постачаннях, звільнених від обкладення ПДВ.

Помилка, допущена в цій графі, призведе до неправильного розрахунку суми податку, тому її потрібно виправити.

22. Наводиться код пільги при постачаннях товарів (послуг), звільнених від обкладення ПДВ. Код міститься в Довіднику пільг, який щоквартально затверджується листом ДФС. Якщо в Довіднику пільг потрібна пільга відсутня (наприклад, при встановленні нової пільги), у графі 9 відображається умовний код «99999999».

Така помилка нічим не загрожує платникові ПДВ, оскільки не впливає на нарахування податкових зобов'язань.

23. Відображається обсяг постачання без урахування ПДВ.

Помилка в цій графі може виникнути через неправильно зазначену кількість товарів (послуг), ціну одиниці товарів (послуг). Якщо помилка може перекрутити суму податкових зобов'язань, її треба виправити.

24. Зазначається податковий номер особи, яка підписала ПН, та її ЕЦП.

Увага! Невідповідність ЕЦП, що накладається при реєстрації ПН в ЄРПН, прізвищу підписанта такої ПН не може бути єдиною підставою для втрати покупцем права на податковий кредит (лист ДФС від 04.02.16 р. № 2363/6/99-99-19-03-02-15). Тобто якщо ПН зареєстрована в ЄРПН і містить усі обов'язкові реквізити, передбачені п. 201.1 ПК, покупець не може бути позбавлений права на податковий кредит.