Общий порядок заполнения НН

Принятые сокращения:

• НК – Налоговый кодекс;
• ТК – Таможенный кодекс;
• Порядок № 21 – Порядок, утвержденный приказом Минфина от 28.01.15 г. № 21;
• Порядок № 1307 – Порядок, утвержденный приказом Минфина от 31.12.15 г. № 1307;
• НН – налоговая накладная;
• РК – расчет корректировки;
• ЕРНН – Единый реестр налоговых накладных;
• декларация – налоговая декларация по НДС, форма которой утверждена приказом Минфина от 28.01.16 г. № 21.

Акценты этой статьи:

• кем и как оформляется НН;
• какие ошибки в реквизитах НН (как обязательных, так и необязательных) можно не исправлять (не являются основанием для непризнания налогового кредита покупателя), а какие подлежат исправлению.

Общие правила заполнения НН

Правило 1. НН выписывает только плательщик НДС.

Плательщик НДС может также делегировать право составления НН своему структурному подразделению или филиалу, которое не является плательщиком НДС. Для этого головное предприятие – плательщик НДС должно присвоить подразделению цифровой номер и уведомить об этом орган ГФС по месту своей регистрации путем подачи вместе с декларацией за отчетный период уведомления по форме приложения 2 к Порядку № 21 (подробнее об оформлении НН филиалами см. «Составление НН филиалами»).

Правило 2. НН составляется на украинском языке.

Обязанность плательщика НДС оформлять НН на государственном языке установлена п. 4 Порядка № 1307. Однако если при переводе с иностранного языка на украинский невозможно правильно идентифицировать название торговой марки или наименование товара, допускается их отражение на иностранном языке (Обобщающая налоговая консультация, утвержденная приказом ГНАУ от 16.02.12 г. № 127, далее – Обобщающая консультация № 127; ОИР, категория 101.17).

Правило 3. Для операций, облагаемых НДС и освобожденных от налогообложения, составляются отдельные НН.

В то же время на операции, облагаемые НДС по ставкам 0 %, 7 %, 20 %, может быть оформлена одна НН (п. 17 Порядка № 1307).

Правило 4. Реквизиты НН, не подлежащие заполнению, остаются пустыми.

То есть в этих реквизитах не нужно проставлять нули, прочерки и другие знаки.

Правило 5. НН составляется в день возникновения налоговых обязательств.

Отметим, что согласно п. 201.7 НК НН составляется на каждую полную или частичную поставку товаров (услуг), а также на сумму денежных средств, поступивших на счет плательщика НДС как предоплата. По мнению ГФС, не считается ошибкой выписка НН на всю сумму аванса, полученного в течение одного дня несколькими частями.

Правило 6. Все НН подлежат регистрации в ЕРНН.

То есть должны регистрироваться и НН, выписанные на операции, облагаемые НДС по ставке 0 % и освобожденные от налогообложения.

Правило 7. Ошибка, допущенная в обязательных реквизитах, не лишает покупателя права на налоговый кредит.

НН, содержащая ошибки в обязательных реквизитах, которые не мешают идентифицировать осуществленную операцию, ее содержание, период, стороны и сумму налоговых обязательств, является основанием для включения сумм НДС в налоговый кредит (абзац последний п. 201.10 НК).

Обратите внимание: данное правило не распространяется на ошибки в коде УКТВЭД. НН, в которой допущена такая ошибка, не дает покупателю права на налоговый кредит.

Заполнение НН

Для наглядности приведем образец заполнения НН по обычной поставке товара плательщиком НДС покупателю – плательщику НДС (см. фрагмент).

!           Этим знаком во фрагменте отмечены обязательные реквизиты.

Пример
ООО «Художник» (ИНН 131313131313) на основании договора купли-продажи 10.10.16 г. отгрузило ООО «Дизайнер» (ИНН 252525252525) краску акриловую в количестве 25 банок емкостью 3 л. Стоимость одной банки – 180 грн. (в т. ч. НДС – 30 грн.).

Пояснения к фрагменту:

1. В этом поле проставляется отметка «Х» о том, что НН является сводной. То есть она составляется согласно п. 198.5, 199.1 (подробнее см. «Сводная НН: особенности составления при облагаемых и необлагаемых операциях») или 201.4 НК (о такой сводной НН читайте «Сводная НН при ритмичных и непрерывных поставках»).

Внимание! Такая ошибка (т. е. отсутствие отметки «Х») в НН, которая выписана неплательщику НДС или для себя (т. е. не выдается покупателю), ничем плательщику НДС не грозит, ее можно не исправлять.

2. Пишется «Без НДС», если НН составляется на операции, освобожденные от обложения НДС согласно ст. 197, п. 2 подразд. 2 разд. ХХ НК или международным договорам (подробно об оформлении НН по таким операциям читайте «НН по освобожденным от НДС операциям»).

3. Делается отметка «Х», если НН не выдается покупателю (эти случаи перечислены в п. 8 Порядка № 1307).

4. Указывается тип причины, по которой составленная НН не выдается покупателю. Если тип причины приведен неправильно, но налоговые обязательства начислены верно и отражены в декларации, эту ошибку можно не исправлять.

5. Приводится дата составления НН. В общем случае это дата первого события согласно п. 187.1 НК: либо поступления средств на банковский счет поставщика (а при оплате наличными – дата их оприходования в кассу), либо отгрузки товаров (подписания акта оказанных услуг). Исключение составляют особые случаи, когда составляется НН по кассовому методу или сводная НН.

Внимание! Выписка НН по второму событию (например, первое событие – предоплата, второе – поставка) является нарушением и не дает права покупателю на налоговый кредит, даже с учетом нормы п. 201.10 НК. Поэтому такую ошибку следует исправить. Подробнее см. «Исправление ошибок в НН».

При экспорте товаров НН составляется на дату завершения процедуры таможенного оформления (письмо ГФС от 27.04.16 г. № 9617/6/99-99-15-03-02-15). Такая дата определяется по факту проставления должностным лицом таможенного органа номерной печати на таможенной декларации (далее – ТД) в бумажной форме или по факту наложения электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) должностным лицом таможенного органа на электронной ТД (ОИР, категория 101.05). Подробнее об оформлении НН при экспорте товаров читайте «Экспорт, реэкспорт: особенности оформления НН».

6. НН за определенный период нумеруются произвольно (п. 6 Порядка № 1307). Например, каждый месяц может начинаться с единицы, а может быть и сквозная нумерация с начала года. При этом следует помнить, что Порядком № 1307 запрещено:

• составлять НН с одинаковыми номерами на одну и ту же дату;
• начинать номер НН с цифры 0.

Номер НН состоит из двух частей: в первой (до знака дроби) приводится ее порядковый номер, во второй (после знака дроби) – код вида осуществляемой деятельности, а именно:

• «2» – для предприятий, применяющих спецрежим обложения НДС, установленный ст. 209 НК;
• «3» – сельхозпредприятий, которые соответствуют критериям ст. 209, но спецрежим не избрали;
• «5» – оператора инвестора, составляющего НН в рамках соглашения о разделе продукции.

То есть плательщики НДС, которые не относятся к перечисленным категориям, вторую часть номера не заполняют.

Также следует помнить, что если номер НН меньше 7 цифр (именно столько клеточек предусмотрено для первой части номера), перед или после указанного в них номера нули проставлять не нужно.

Внимание! Ошибка в порядковом номере НН (если номер не начинается с нуля и не дублирует номер НН, уже выписанной на эту дату) не угрожает покупателю потерей права на налоговый кредит, хотя ее и нельзя исправить (п. 21 Порядка № 1307).

7-8. Указывается полное или сокращенное название покупателя и поставщика, причем в соответствии с п. 201.1 НК название покупателя и поставщика – обязательные реквизиты. В этих полях следует указать:

• для юрлиц – полное или сокращенное название согласно уставным документам. То есть правильными будут оба варианта: Общество с ограниченной ответственностью «Художник» и ООО «Художник»;
• для физлиц – Ф. И. О. полностью.

Если НН выписывается инвестору в рамках выполнения договора о распределении продукции, в строке «Получатель (покупатель)» приводится сначала наименование оператора договора, а через запятую – наименование инвестора, который фактически является стороной договора (п. 9 Порядка № 1307).

Если стороной договора является филиал, которому делегировано право оформления НН, указывается наименование головного предприятия, а через запятую – наименование филиала.

Внимание! Если полное или сокращенное название юрлица соответствует названию, указанному в уставных документах, но при этом не совпадает размер букв (маленькие/большие), такая НН не считается оформленной с нарушением (п. 201.10 НК; письмо Миндоходов от 29.04.13 г. № 1883/6/99-99-19-04-01-15; ОИР, категория 101.17). Эту ошибку исправлять не нужно.

Также не приведут к потере налогового кредита покупателем орфографические ошибки в названиях, если они не мешают идентифицировать стороны договора (п. 201.10 НК).

9. Указываются ИНН поставщика и покупателя – плательщиков НДС. Если ИНН меньше 12 знаков (например, у физлиц 10 знаков), пустые ячейки не заполняются.

Внимание! Ошибка в ИНН чревата тем, что НН не пройдет регистрацию в ЕРНН (если плательщика с таким ИНН нет) или будет зарегистрирована не на того плательщика (порой даже неизвестного поставщику). В последнем случае ошибку придется исправлять, что может быть достаточно сложно (например, неправильный плательщик откажется регистрировать РК). Подробнее см. «Исправление ошибок в НН».

10. Приводится номер филиала. Реквизит заполняется, если НН составляется филиалом или для филиала (п. 7 Порядка № 1307). Если НН оформляет головное предприятие, номер филиала не указывается.

11-13. Отражается общая сумма средств, подлежащая уплате, – строка I (обязательный реквизит), общая сумма НДС – строки II–IV (обязательный реквизит) и объемы поставок – строки V–IX.

В НН, которые составляются оператором инвестору в рамках выполнения соглашения о разделе продукции, строки III–IX не заполняются.

В сводных НН, выписанных согласно п. 198.5, 199.1 НК, строки VII–IX не заполняются.

При оформлении НН на поставки, освобожденные от НДС, строки II–VIII не заполняются.

Ошибки в перечисленных строках, если они приводят к искажению суммы начисленных налоговых обязательств, необходимо исправить.

14. Указывается стоимость возвратной тары. Напомним, на стоимость тары, которая возвращается покупателем в течение 12 месяцев с момента ее получения, налоговые обязательства не начисляются (п. 189.2 НК).

15. Пишется порядковый номер строки с номенклатурой в НН. Отметим, что нумерация строк важна для составления РК (подробнее см. «Общий порядок заполнения РК»).

16. Приводится полный перечень поставляемых товаров (услуг). Количество наименований товаров (услуг) в одной НН не может превышать 9 999 позиций (пп. 1 п. 16 Порядка № 1307). Если позиций больше, на остальное количество оформляется следующая НН с новым номером.

Для заполнения этой графы используются данные договоров, спецификаций к ним, актов оказанных услуг, других документов, в которых перечисляются наименования поставляемых товаров (услуг).

При поставках товаров следует учитывать их названия и классификацию согласно УКТВЭД. Например, при продаже печатной продукции названием товара будет «Книга» или «Журнал», а не название печатного издания или имя автора (Обобщающая консультация № 127). Также при получении предоплаты за товары (услуги) не нужно писать, например, «Предоплата за товары», надо указывать номенклатуру товаров (услуг), за которые получена предоплата.

Для некоторых операций действуют особые правила заполнения этой графы. Так, при составлении (пп. 1 п. 16 Порядка № 1307):

• НН на сумму превышения базы налогообложения над фактической ценой товаров (услуг) указывается, что она составлена на разницу между данными показателями, и приводится номер НН, выписанной на поставку таких товаров (услуг) покупателю (подробнее об оформлении таких НН читайте «Цена поставки ниже базы обложения НДС: заполнение НН»);
• НН оператором инвестору (в рамках выполнения соглашения о разделе продукции) пишется «Распределение сумм налогового кредита по многостороннему соглашению о разделе продукции»;
• сводных НН согласно п. 198.5, 199.1 НК здесь приводятся даты составления и номера НН, на основании которых был отражен налоговый кредит при приобретении товаров (услуг);
• НН на проценты по товарному кредиту, например, пишется: «Проценты за пользование товарным кредитом».

Орфографические ошибки в номенклатуре товара можно не исправлять, если они не мешают идентифицировать номенклатуру поставляемых товаров (услуг) (п. 201.10 НК). Если же неправильно указана номенклатура, такую ошибку следует исправить (подробнее – «Исправление ошибок в НН»).

17. Заполняется только при поставках импортных и подакцизных товаров, причем на всех этапах их поставки. Код УКТВЭД указывается без каких-либо разделительных знаков (пробелов, точек и т. п.). Если по каким-то причинам у поставщика нет кода УКТВЭД на поставляемый товар (например, товар приобретался у неплательщика НДС), то его можно найти в Законе от 19.09.13 г. № 584-VII.

Если в производстве товара участвуют две и более стран (например, если резидент Украины ввез импортные комплектующие и из них на территории Украины собрали продукцию), тогда страной происхождения товара считается страна, в которой были выполнены последние операции по переработке, достаточные для того, чтобы товар получил основные характерные черты полностью изготовленного товара, соответствующие критериям достаточной переработки (п. 1 ст. 40 ТК). Подробнее об определении кода УКТВЭД см. «Какой код УКТВЭД указать в налоговой накладной».

Ошибки в коде УКТВЭД не допускаются, поэтому неправильно указанный код следует исправить (как это сделать, см. «Исправление ошибок в НН»).

18. Эти реквизиты заполняются согласно Классификатору, утвержденному приказом Госкомитета по стандартизации, метрологии и сертификации от 09.01.97 г. № 8.

В графе 4 приводится условное обозначение (украинское) единицы измерения товаров (услуг), в графе 5 – соответствующий код. Если для товара (услуги) условиями договора установлена единица измерения, которой нет в Классификаторе, тогда в НН указывается единица измерения, определенная договором, а графа 5 не заполняется.

Ошибки в этом реквизите (он не является обязательным) не мешают идентифицировать поставляемые товары (услуги), поэтому не считаются основанием для лишения покупателя права на налоговый кредит (п. 201.10 НК; письмо ГФС от 15.10.15 г. № 23354/10/28-10-06-11; ОИР, категория 101.17).

19. Числовое значение, которое отражает количество (объем) поставляемых товаров (услуг), может быть как целым, так и в виде десятичной дроби, причем количество знаков после запятой не ограничивается (письмо ГФС от 10.08.16 г. № 17270/6/99-99-15-03-02-15), правда, программа M.E.Doc не позволяет указывать более шести знаков после запятой.

Если ошибка в данной графе привела к искажению суммы поставки, а значит, и к неправильному начислению налоговых обязательств, ее надо исправить (подробнее – «Исправление ошибок в НН»).

20. Цена поставки единицы товаров (услуг) указывается в гривнях с копейками, то есть с двумя знаками после запятой (если иное не предусмотрено действующим законодательством, например, если цена товара подлежит госрегулированию).

Если цена поставки содержит больше двух знаков после запятой, поскольку округление цены до двух знаков приводит к погрешности в сумме поставки и сумме НДС, то это не лишает покупателя права на налоговый кредит, так как позволяет идентифицировать операцию и не искажает сумму налоговых обязательств (п. 201.10 НК).

21. Указывается код ставки НДС, по которой осуществляется поставка товаров (услуг). Нормами пп. 6 п. 16 Порядка № 1307 и разделом А НН предусмотрены следующие коды:

• 20 – при поставках, облагаемых НДС по 20 %;
• 7 – при поставках, облагаемых НДС по ставке 7 %;
• 901 – при экспорте товаров (ставка 0 %);
• 902 – при поставках товаров (услуг) на территории Украины, облагаемых по ставке 0 %;
• 903 – при поставках, освобожденных от обложения НДС.

22. Ошибка, допущенная в этой графе, приведет к неправильному расчету суммы налога, поэтому ее нужно исправить.

Приводится код льготы при поставках товаров (услуг), освобожденных от обложения НДС. Код содержится в Справочнике льгот, который ежеквартально утверждается письмом ГФС. Если в Справочнике льгот нужная льгота отсутствует (например, при установлении новой льготы), в графе 9 отражается условный код «99999999».

Такая ошибка ничем не грозит плательщику НДС, поскольку не влияет на начисление налоговых обязательств.

23. Отражается объем поставки без учета НДС.

Ошибка в этой графе может возникнуть из-за неправильно указанного количества товаров (услуг), цены единицы товаров (услуг). Если ошибка может исказить сумму налоговых обязательств, ее надо исправить.

24. Указывается налоговый номер лица, подписавшего НН, и его ЭЦП.

Внимание! Несоответствие ЭЦП, налагаемой при регистрации НН в ЕРНН, фамилии подписанта такой НН не может быть единственным основанием для потери покупателем права на налоговый кредит (письмо ГФС от 04.02.16 г. № 2363/6/99-99-19-03-02-15). То есть если НН зарегистрирована в ЕРНН и содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 201.1 НК, покупатель не может быть лишен права на налоговый кредит.