Обмін електронними податковими накладними

Акценти цієї статті:

• як зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН) та обмінятися з контрагентом електронними податковими накладними (далі – ПН) і розрахунками коригувань до них;
• яке програмне забезпечення можна вибрати, щоб забезпечити обмін електронними документами.

Які ПН повинні складатися в електронній формі та реєструватися в ЄРПН із 1 січня 2015 року?

На сьогодні із цього питання існує податкова колізія в законодавстві.

З одного боку, п. 201.1 Податкового кодексу (далі – ПК) набув чинності згідно із Законом від 28.12.14 р. № 71-VIII (далі – Закон № 71) 1 січня 2015 року. Цей пункт зобов'язав усіх постачальників – платників ПДВ починаючи з 1 січня 2015 року надавати покупцям (отримувачам) ПН виключно в електронній формі після її реєстрації в ЄРПН. І згідно з оновленим Порядком заповнення ПН з 1 січня 2015 року платник податків (продавець) зобов'язаний надавати покупцеві (отримувачеві) в електронній формі ПН та РК, при цьому вони повинні бути зареєстровані в ЄРПН з дотриманням вимог до електронного підпису посадової особи. Нагадаю, що зміни до форми ПН і розрахунків коригувань (далі – РК) до них, а також до Порядку заповнення ПН, затвердженого наказом Мінфіну від 22.09.14 р. № 957, були внесені наказом Мінфіну від 14.11.14 р. № 1129 (далі – Наказ № 1129, Порядок № 1129).

З іншого боку, згідно з п. 11 підрозд. 2 розд. ХХ ПК реєстрація всіх без винятку ПН в ЄРПН стає обов'язковою тільки з 1 лютого 20015 року.

Зважаючи на вимогу п. 201.11 ПК, а також Поряд-ку № 1129, можна рекомендувати з 1 січня 2015 року реєструвати в ЄРПН усі без винятку ПН.

Хто і в яких випадках повинен здійснювати реєстрацію РК в ЄРПН?

Про це сказано в п. 22 Порядку № 1129.

Хто саме повинен зареєструвати РК (постачальник товарів/послуг чи їх покупець), залежить від суті коригування, а також від дати виписування ПН та інших чинників.

РК підлягає реєстрації в ЄРПН постачальником (продавцем) у таких випадках:

якщо передбачається збільшення суми компенсації вартості вже поставлених товарів (послуг) або якщо коригування кількісних і вартісних показників ПН у результаті не змінює суму компенсації;

якщо РК оформлено до ПН, яка виписана до 1 січня 2015 року;

якщо РК оформлено до ПН, які не видаються отримувачеві (покупцеві).

РК підлягає реєстрації в ЄРПН отримувачем (покупцем) товарів (послуг):

• якщо передбачається зменшення суми компенсації вартості поставлених товарів (послуг). Із цією метою постачальник (продавець) складає у загальному порядку РК, у верхній лівій частині в полі «Підлягає реєстрації в ЄРПН покупцем» робить позначку «Х» і посилає РК отримувачеві (покупцеві).Зверніть увагу: реєстрація таких РК в ЄРПН здійснюється з накладенням подвійного комплекту електронних цифрових підписів посадових осіб і печатки постачальника (продавця) та отримувача (покупця). Першим на РК накладається комплект підписів посадової особи і печатка підприємства постачальника (продавця) – для відправлення РК покупцеві, а зверху – комплект підписів посадової особи і печатка підприємства отримувача (покупця) – для реєстрації в ЄРПН;
• якщо РК виписано до ПН, яка була складена отримувачем (покупцем) послуг від нерезидента з місцем постачання таких послуг на митній території України.

За допомогою якої програми платники ПДВ можуть обмінюватися електронни-ми ПН?

На сьогодні Фіскальна служба України (далі – ФСУ) (офіційний сайт www.sfs.gov.uа) розробила три програмні продукти:

• ОПЗ;
• Єдине вікно подання електронної звітності;
• Електронний кабінет платника податків.

Проте жодна із цих систем не дозволяє платникам обмінюватися ПН та РК в електронній формі. Таким чином, прописавши норми закону, держава не надала платникам податків безплатного сервісу. І тим самим підштовхнула платника до вибору серед комерційних програмних продуктів.

Компанії, що займаються розробкою комерційних систем, у свою чергу, реалізують сервіс з обміну ПН та РК між контрагентами (продавцями/покупцями) за допомогою e-mail або інших веб-сервісів. Проте проблема обміну зараз полягає в тому, що виробники комерційних систем працюють не з кожним електронним ключем АЦСК, а крім того, функцію повноцінного обміну ПН та РК між контрагентами, що використовують різні програмні продукти, закладають тільки до платних продуктів.

На ринку з'явилися і безплатні програми для обміну інформацією між контрагентами. Але вони, як правило, мають обмежений функціонал.

Як провести обмін ПН та РК?

Контрагенти можуть отримувати у свою програму ПН та РК двома способами:

Спосіб 1. Безпосередньо з ЄРПН ФСУ. Для отримання інформації платникові ПДВ необхідно за допомогою своєї програми сформувати запит на отримання відомостей з ЄРПН і відправити його до ФСУ. Запит формується в розрізі ПН та РК, за день або за 5 подальших днів. Тобто, наприклад, якщо ви хочете отримати інформацію за 5 днів, тоді потрібно зазначити дату і період у 5 днів (поставити позначку у відповідному полі). Зверніть увагу, що для формування запиту достатньо вказати період, за який платник ПДВ бажає отримати ПН та РК (тобто зазначати дані про ПН або РК не потрібно), зареєстровані на нього протягом указаного періоду всіма контрагентами. Також в одному запиті можна «замовити» інформацію за ПН та РК як виданими, так і отриманими, а можна сформувати запит тільки на видані або тільки на отримані ПН та РК.

Спосіб 2. За допомогою імпорту до своєї програми надісланих контрагентами ПН та РК засобами e-mail або веб-сервісу.

Схема дій платників ПДВ така (якщо РК не на зменшення).

Дії постачальника (продавця):

• складає ПН (РК);
• накладає ЕЦП посадових осіб і печатку і відправляє ПН (РК) на реєстрацію до ЄРПН;
• отримує квитанцію про реєстрацію ПН (РК) у ЄРПН;
• накладає ЕЦП посадових осіб і печатку та разом із квитанцією про реєстрацію в ЄРПН відправляє ПН (РК) покупцеві за допомогою використовуваної програми, а якщо програмне забезпечення не дозволяє цього зробити, тоді за допомогою e-mail.

Дії отримувача (покупця):

• отримує відправлені постачальником ПН (РК) за допомогою програми в режимі «Вхідні первинні документи» або за допомогою функції «Імпорт документа, отриманого засобами e-mail».

У разі коригування вартості товарів/послуг у бік зменшення схема дій платників ПДВ при оформленні та реєстрації РК така.

Дії постачальника (продавця):

• складає РК;
• накладає ЕЦП посадових осіб і печатку та відправляє РК покупцеві (за допомогою програми або e-mail).

Дії отримувача (покупця):

• отримує РК від постачальника за допомогою програмного забезпечення (функція «Вхідні первинні документи») або e-mail (функція «Імпорт документа, отриманого засобами e-mail»);
• накладає ЕЦП посадових осіб і печатку та відправляє РК для реєстрації в ЄРПН;
• отримує квитанцію про реєстрацію РК в ЄРПН;
• накладає ЕЦП посадових осіб і печатку та відправляє РК покупцеві разом із квитанцією про реєстрацію в ЄРПН за допомогою програмного забезпечення або e-mail.

Чим розрізняються програми для обміну електронними ПН?

Програмні продукти, що знаходяться на ринку, умовно можна поділити на два типи, а саме: локальні (установлюються на робочий комп'ютер або сервер платника) і мережеві (знаходяться віддалено на серверах сторонньої організації (веб-сервіс).

До мережевих програм належать, наприклад, такі програми, як:

• Електронний кабінет платника податків (офіційний сайт www.sfs.gov.uа);
• iFin (www.ifin.net.uа);
• Бухгалтерія онлайн від Приватбанку (www.privatbank.uа).

Ці веб-сервіси дозволяють відправляти звітність з будь-якого комп'ютера. Треба сказати, що веб-сервіс має ряд переваг перед іншими програмами, а саме:

• не вимагає установки й оновлень на комп'ютері;
• вхід здійснюється через будь-який браузер, що є на комп'ютері;
• доступ до документів можна отримати з будь-якої країни світу;
• дані, що знаходяться на віддалених серверах, досить складно вилучити або проглянути стороннім особам, оскільки вони захищені спе-ціальною системою індивідуального шифрування даних. За необхідності втрачену інформацію можна відновити з резервних копій, які створюються автоматично і знаходяться на резервних серверах, що дозволяє підтримувати роботу якісно і без непотрібних збоїв.

До локальних можна віднести такі програми:

• М.Е.doc (www.me-doc.com.uа);
• Арт-звіт (www.art-zvit.com.uа);
• 1С-Звіт (www.1c-sed.com.uа);
• СОНАТА (www.sonata.co.uа);
• Єдине вікно електронної здачі звітності (www.sfs.gov.uа).

Ці програми встановлюються на комп'ютери або на сервери користувачів. Їх необхідно інсталювати, настроювати, супроводжувати, а також постійно стежити за оновленнями. Проте такі програми мають ряд переваг перед програмами, які використовують веб-сервіс, а саме:

• стабільність роботи і гнучка система настройок під визначений, а іноді й особливий бізнес-процес;
• немає залежності від провайдерів, працездатності Інтернету та інших комутаційних мереж;
• рівень захисту, безпеки та конфіденційності системи кожен користувач визначає для себе сам.

Таким чином, при виборі програмного продукту слід звернути увагу на ряд критеріїв, а саме:

• які можливості програми та які сервіси або модулі доведеться докупити або доустановити, якщо контрагент має відмінну від вашої програму;
• з якими ключами АЦСК працює програма;
• де знаходиться база даних програми (на робочому комп'ютері чи на віддаленому сервері);
• яка якість сервісу технічної підтримки.

ВИСНОВОК

• ПН та РК повинні складатися в електронній формі починаючи з 1 січня 2015 року.
• РК, які збільшують суму компенсації вартості товарів/послуг, а також РК, які не видаються покупцеві, складаються і реєструються в ЄРПН постачальником. РК, які зменшують суму компенсації вартості товарів/послуг, складаються постачальником, але реєструються в ЄРПН покупцем.
• Отримати ПН та РК покупець може безпосередньо з ЄРПН або від контрагента.