Податковий розрахунок з ПДФО та ЄСВ: нумеруйте правильно!

У чому проблема? Як нам стало відомо з питань, які ви ставите на консультаційній лінії, у процесі заповнення Податкового розрахунку (об’єднаної звітності) з ПДФО та ЄСВ (далі – Розрахунок) деякі бухгалтери припускаються помилок у нумерації як самого Розрахунку, так і додатків до нього. А це чревато тим, що Розрахунок не буде прийнятий.

Про що стаття? Ми на прикладах пояснимо, як нумерувати Розрахунок і додатки до нього в різних ситуаціях.

Нумерація Розрахунку

У квітні та травні 2021 року підприємство двічі подавало до органу ДПС Розрахунки з типом «Звітний» як «Довідковий». Один раз – у зв’язку з виходом працівника на пенсію, другий раз – для отримання коштів від ФСС, щоб оплатити працівникові лікарняний. Зараз підприємство здає Податковий розрахунок за II квартал 2021 року з типом «Звітний». Який порядковий номер має бути у цього Розрахунку?

Нагадаємо, що порядковий номер Розрахунку треба проставити в рядку 02 Розрахунку і рядку 02 додатка 4 до нього.

У п. 1 розд. III Порядку № 4 сказано, що номер Розрахунку зазначається у хронологічному порядку незалежно від типу Розрахунку, що подається за звітний період (п. 1 розд. III Порядку № 4).

ДПС це формулювання роз’яснило так (лист ДПС від 20.05.21 р. № 498/2/99-00-04-02-01-02, далі – Лист № 498; ЗІР, категорія 103.25): нумерувати Розрахунки слід у межах одного звітного кварталу і не продовжувати в наступних. При цьому шапка Розрахунків з типом «Звітний» і «Звітний» як «Довідковий» заповнюється аналогічно (Лист № 498).

Тобто звідси випливає, що у звітному кварталі всі Розрахунки, уключаючи і «Довідковий», нумеруються підряд у хронологічному порядку.

Наприклад, якщо ваше підприємство в II кварталі двічі подавало Розрахунок з типом «Довідковий», їх порядкові номери мають бути «1» та «2». Тепер, при заповненні розрахунку за II квартал з типом «Звітний», номер Розрахунку має бути «3». Якщо після цього буде, наприклад, заповнюватися Розрахунок за відокремлений підрозділ, то його номер буде «4» тощо. Припустимо, усього в II кварталі підприємством буде подано п’ять розрахунків різних типів. Вони повинні мати номери від 1 до 5. У новому кварталі нумерація Розрахунків почнеться з одиниці. Тобто перший розрахунок, поданий у III кварталі 2021 року, матиме номер «1». І перший розрахунок, поданий у IV кварталі, теж матиме номер «1».

А якби в II кварталі ваше підприємство не подавало Розрахунків з типом «Довідковий» (або з іншим типом), тоді Розрахунок з типом «Звітний» за ІІ квартал мав би номер «1».

А що робити, коли підприємство нумерувало Розрахунки з типом «Довідковий» у ІІ кварталі інакше, наприклад продовжило хронологічну нумерацію, розпочату в I кварталі (припустимо, зазначило номери 3 та 4)?

Виправляти нумерацію в раніше поданих Розрахунках не потрібно. Розрахунок з типом «Звітний» за ІІ квартал нумеруйте наступним порядковим номером, тобто ставте номер «5».

Також наступний порядковий номер (№ 6) матиме і розрахунок з типом «Звітний новий», якщо підприємство раптом виявить помилки в раніше поданому Розрахунку з типом «Звітний».

А правильну нумерацію почніть уже в ІІІ кварталі (№ 1 тощо).

Нумерація додатків до Розрахунку

Підприємство заповнює Розрахунок з типом «Звітний» за II квартал. У всіх трьох місяцях кварталу працівникам був нарахований дохід. Додаток 1 до Розрахунку пронумерували від 1 до 3. А як нумерувати додаток 4ДФ? Продовжувати нумерацію (4, 5, 6) чи ні?

Ні, продовжувати нумерацію не потрібно. Кожний додаток (Д1, 4ДФ, Д5 тощо) до Розрахунку має окрему порядкову нумерацію (ЗІР, категорія 103.25). Розглянемо нумерацію додатків на прикладах.

Приклад 1

Підприємству потрібно сформувати Розрахунок з типом «Звітний» за ІІ квартал 2021 року. Розрахунків з типом «Довідковий» за місяці ІІ кварталу не було. Відповідно, номер розрахунку – «1». Порядок нумерації додатків покажемо в табл. 1.

Таблиця 1

Приклад 2

У ІІ кварталі 2021 року підприємство подавало три розрахунки з типом «Довідковий», а зараз заповнює розрахунок з типом «Звітний» за ІІ квартал. Як нумерувати додатки до Розрахунку?

Оскільки в ІІ кварталі було подано три розрахунки з типом «Довідковий», номер наступного розрахунку з типом «Звітний» буде «4». Як нумерувати додатки, покажемо в табл. 2.

Таблиця 2

Нумерація місяців у графі 10 додатка 1 до Розрахунку

Як нумерувати місяці звітного періоду у графі 10 «Місяць і рік, за які проведено нарахування» – 1, 2, 3 чи інакше?

За принципом 1, 2, 3, як ми вже пояснювали, нумеруються додатки до Розрахунку. Така нумерація закінчується в межах одного звітного кварталу і не продовжується в інших.

А в графі 10 «Місяць і рік, за які проведено нарахування» додатка 1 до Розрахунку зазначають місяці звітного календарного року. Тому тут іде звичайна нумерація від 1 до 12.

Наприклад, якщо дохід працівникові був нарахований у квітні, то в рядку 10 зазначимо «042021», а якщо у червні – тоді «062021».