В чем проблема? Как нам стало известно из вопросов, которые вы задаете на консультационной линии, в процессе заполнения Налогового расчета (объединенной отчетности) по НДФЛ и ЕСВ (далее – Расчет) некоторые бухгалтеры допускают ошибки в нумерации как самого Расчета, так и приложений к нему. А это чревато тем, что Расчет не будет принят.

О чем статья? Мы на примерах объясним, как нумеровать Расчет и приложения к нему в разных ситуациях.

Нумерация Расчета

В апреле и мае 2021 года предприятие дважды подавало в орган ГНС Расчеты с типом «Звітний» как «Довідковий». Один раз – в связи с выходом работника на пенсию, второй раз – для получения средств от ФСС, чтобы оплатить работнику больничный. Сейчас предприятие сдает Налоговый расчет за II квартал 2021 года с типом «Звітний». Какой порядковый номер должен быть у этого Расчета?

Напомним, что порядковый номер Расчета надо проставить в строке 02 Расчета и строке 02 приложения 4 к нему.

В п. 1 разд. III Порядка № 4 сказано, что номер Расчета указывается в хронологическом порядке независимо от типа Расчета, подаваемого за отчетный (налоговый) период (п. 1 разд. III Порядка № 4).

ГНС эту формулировку разъяснило так (письмо ГНС от 20.05.21 г. № 498/2/99-00-04-02-01-02, далее – Письмо № 498; ОИР, категория 103.25): нумеровать Расчеты следует в пределах одного отчетного квартала и не продолжать в следующих. При этом шапка Расчетов с типом «Звітний» и «Звітний» как «Довідковий» заполняется аналогично (Письмо № 498).

То есть отсюда следует, что в отчетном квартале все Расчеты, включая и «Довідковий», нумеруются подряд в хронологическом порядке.

Например, если ваше предприятие во II квартале дважды подавало Расчет с типом «Довідковий», их порядковые номера должны быть «1» и «2». Теперь, при заполнении расчета за II квартал с типом «Звітний», номер Расчета должен быть «3». Если после этого будет, например, заполняться Расчет за обособленное подразделение, то его номер будет «4» и т. д. Допустим, всего во II квартале предприятием будет подано пять расчетов разных типов. Они должны иметь номера от 1 до 5). В новом квартале нумерация Расчетов начнется с единицы. То есть первый расчет, поданный в III квартале 2021 года, будет иметь номер «1». И первый расчет, поданный в IV квартале, тоже будет иметь номер «1».

А если бы во II квартале ваше предприятие не подавало Расчетов с типом «Довідковий» (или с другим типом), тогда Расчет с типом «Звітний» за ІІ квартал имел бы номер «1».

А что делать, если предприятие нумеровало Расчеты с типом «Довідковий» во ІІ квартале иначе, например продолжило хронологическую нумерацию, начатую в I квартале (допустим, указало номера 3 и 4)?

Исправлять нумерацию в ранее поданных Расчетах не нужно. Расчет с типом «Звітний» за ІІ квартал нумеруйте следующим порядковым номером, то есть ставьте номер «5».

Также следующий порядковый номер (№ 6) будет иметь и расчет с типом «Звітний новий», если предприятие вдруг обнаружит ошибки в ранее поданном Расчете с типом «Звітний».

А правильную нумерацию начните уже в ІІІ квартале (№ 1 и т. д.).

Нумерация приложений к Расчету

Предприятие заполняет Расчет с типом «Звітний» за II квартал. Во всех трех месяцах квартала работникам был начислен доход. Приложение 1 к Расчету пронумеровали от 1 до 3. А как нумеровать приложение 4ДФ? Продолжать нумерацию (4, 5, 6) или нет?

Нет, продолжать нумерацию не нужно. Каждое приложение (Д1, 4ДФ, Д5 и др.) к Расчету имеет отдельную порядковую нумерацию (ОИР, категория 103.25). Рассмотрим нумерацию приложений на примерах.

Пример 1

Предприятию нужно сформировать Расчет с типом «Звітний» за ІІ квартал 2021 года. Расчетов с типом «Довідковий» за месяцы ІІ квартала не было. Соответственно, номер расчета – «1». Порядок нумерации приложений покажем в табл. 1.

Таблица 1

Пример 2

Во ІІ квартале 2021 года предприятие подавало три расчета с типом «Довідковий», а сейчас заполняет расчет с типом «Звітний» за ІІ квартал. Как нумеровать приложения к Расчету?

Поскольку во ІІ квартале было подано три расчета с типом «Довідковий», номер следующего расчета с типом «Звітний» будет «4». Как нумеровать приложения, покажем в табл. 2.

Таблица 2

Нумерация месяцев в графе 10 приложения 1 к Расчету

Как нумеровать месяцы отчетного периода в графе 10 «Месяц и год, за которые проведено начисление» – 1, 2, 3 или по другому?

По принципу 1, 2, 3, как мы уже объясняли, нумеруются приложения к Расчету. Такая нумерация заканчивается в пределах одного отчетного квартала и не продолжается в других.

А в графе 10 «Месяц и год, за которые проведено начисление» приложения 1 к Расчету указывают месяцы отчетного календарного года. Поэтому здесь идет обычная нумерация от 1 до 12.

Например, если доход работнику был начислен в апреле, то в строке 10 укажем «042021», а если в июне – тогда «062021».