Податкові накладні: реквізити, строки реєстрації, штрафи

25.01.2018 21037 2 3

Ця консультація допоможе всім платникам ПДВ заповнити податкові накладні (далі – ПН), а також роз'яснить, у яких випадках застосовуються штрафні санкції за їх несвоєчасну реєстрацію.

Порядок заповнення ПН

ПН оформляє лише платник ПДВ. Він може делегувати право складання ПН своєму структурному підрозділу або філії, які не є платниками ПДВ. Для цього головне підприємство повинне присвоїти підрозділу цифровий номер і повідомити про це орган ДФС за місцем своєї реєстрації, подавши разом із декларацією за звітний період повідомлення за формою додатка 2 до Порядку № 1307. Філії, якій делеговане таке право, присвоюється код (номер, шифр), який він указує в ПН у графі «Номер філії». Зазначимо, що для номера філії формою ПН передбачено чотири знаки, тому не варто присвоювати філії код із великою кількістю знаків.

Також при складанні ПН слід пам'ятати, що:

вона заповнюється лише українською мовою (п. 4 Порядку № 1307). Але якщо при перекладі з іноземної мови на українську неможливо правильно ідентифікувати назву торговельної марки або найменування товару, то допускається їх написання іноземною мовою (Узагальнююча консультація № 127; ЗІР, категорія 101.18);
для операцій, які обкладаються ПДВ (за ставками 0 %, 7 %, 20 %) і звільнені від обкладення ПДВ, виписуються окремі ПН (п. 17 Порядку № 1307). При здійсненні операцій, що не є об'єктом обкладення ПДВ, ПН не оформляється;

ПН складається на кожне повне або часткове постачання товарів (послуг), а також на суму коштів, що надійшли на поточний рахунок як передоплата (п. 201.7 ПК, п. 18 Порядку № 1307).

Також згідно з абзацом третім п. 201.10 ПК ПН, зареєстрована в ЄРПН, є для покупця достатньою підставою для її відображення і не вимагає якогось додаткового підтвердження. Проте після внесення змін до ПК Законом № 2245, яким передбачається тимчасове зупинення блокування ПН, дана норма ПК діяти не буде. Варто зазначити, що на практиці вона і так не діяла, оскільки помилки в ПН, що не дозволяють ідентифікувати операцію, на думку ДФС (Індивідуальна податкова консультація ДФС від 11.07.17 р. № 1095/ІПК/10/04-36-12-01-16, далі - ІПК № 1095), не дають покупцю права на податковий кредит навіть за умови реєстрації ПН в ЄРПН.

Покажемо в табл. 1, як заповнити окремі реквізити ПН.

Таблиця 1

№ з / п	Реквізит ПН	Пояснення	Норма законодавства
1	2	3	4
Заголовна частина ПН
1	Дата складання. Обов'язковий реквізит	У загальному випадку це дата першої події згідно з п. 187.1 ПК. Виняток: особливі правила визначення дати, установлені п. 187.2–187.10 ПК, а також випадки складання зведеної ПН. Виписування ПН на дату другої події (наприклад, перша подія – передоплата, друга – постачання) є порушенням і не дає права покупцю на податковий кредит навіть за умови реєстрації ПН в ЄРПН. Як виправити помилку: згідно з п. 21 Порядку № 1307 помилку в даті не можна виправити шляхом унесення змін. Тобто платнику ПДВ слід анулювати цю ПН (шляхом оформлення до неї РК) і виписати нову з правильною датою	П. 201.1, 201.10 ПК
2	Порядковий номер. Обов'язковий реквізит	ПН нумеруються довільно, наприклад, кожного місяця нумерація може починатися з одиниці, а може бути наскрізною протягом року. Заборонено: 1) складати ПН з однаковими номерами на одну і ту саму дату; 2) починати номер з 0. Порядковий номер складається із двох частин, розділених знаком дробу: – у першій (до знака дробу) наводять власне порядковий номер ПН; – у другій (після знака дробу) платники, які провадять особливі види діяльності, проставляють код виду діяльності: а) «2» – сільгосптоваровиробники – отримувачі бюджетних дотацій у ПН на постачання товарів, отриманих за результатами видів діяльності, визначених ст. 16¹Закону № 1877. При цьому сам вид діяльності кодується в гр. 11 розділу Б таких ПН; б) «5» – при складанні ПН оператором для інвестора за багатосторонньою угодою про розділ продукції. Зверніть увагу: за вказаними видами діяльності оформляються окремі ПН. Помилка в даті ПН не допускається, але якщо вже так сталося, виправляти її не потрібно, оскільки обмежень у порядку нумерації немає	П. 201.1, 337.4, п. 51 підрозд. 2 розд. ХХ ПК; п. 6 Порядку № 1307
3	Назва постачальника та покупця. Обов'язковий реквізит	Указуються: – для юросіб – повна або скорочена назва згідно зі статутними документами. Тобто правильними будуть обидва варіанти: Товариство з обмеженою відповідальністю «Призма» і ТОВ «Призма»; – для фізосіб – П. І. Б. повністю. У деяких випадках діють спеціальні правила: – при оформленні ПН інвестору в рамках виконання договору про поділ продукції наводиться спочатку найменування оператора договору, а через кому – найменування інвестора, який фактично є стороною договору; – при складанні ПН філією – найменування головного підприємства – продавця або через кому найменування філії; – при виписуванні ПН отримувачем послуг від нерезидента на МТУ – назва (П. І. Б.) постачальника послуг, а через кому країна нерезидента. Причому назву нерезидента можна дати іноземною мовою (якщо неможливий автентичний переклад на українську мову); – при оформленні ПН платником ПДВ у періоді перереєстрації внаслідок зміни найменування (П. І. Б.) указується старе найменування, а через кому нове. Як виправити помилку: згідно з роз'ясненнями ДФС основною ідентифікацією платника ПДВ є його ІПН. Тому, якщо ІПН вказано правильно, незначні помилки в найменуванні допускаються. Якщо все-таки платник хоче виправити помилку, зробити це можна за допомогою РК, у шапці якого треба правильно вказати найменування	П. 201.1 ПК; ІПК № 1095; п. 4.3 розд. IV Положення № 1130; п. 1, 9, 12 Порядку № 1307
4	ІПН. Обов'язковий реквізит	Наводяться ІПН постачальника і покупця – платників ПДВ. Якщо ІПН менше 12 знаків (наприклад, у фізосіб – 10 знаків), пусті клітинки не заповнюються. В окремих ситуаціях у ПН вказуються умовні ІПН покупця. Оскільки ІПН служить для ідентифікації сторін господарської операції, помилки в його заповненні не допускаються. Як виправити помилку: ПН із неправильним ІПН потрібно анулювати шляхом оформлення РК і виписати нову (на дату першої події) із правильним ІПН	П. 201.1 ПК; п. 10–12 Порядку № 1307
5	Номер філії	Реквізит заповнюється, якщо ПН складається філією або для філії. Якщо ПН оформляє головне підприємство, номер філії не вказується	П. 7 Порядку № 1307
Розділ Б
6	Номенклатура товарів (послуг). Обов'язковий реквізит	У гр. 2 порядково наводять повний перелік товарів (послуг), що поставляються, українською мовою (допускається використання іноземної мови, якщо неможливо перекласти з іноземної мови найменування товару або торговельної марки). Кількість найменувань поставлених товарів (послуг) в одній ПН не може перевищувати 9 999 позицій. Якщо таких позицій більше, оформляється ПН з новим номером. При заповненні гр. 2 слід використовувати дані первинних документів (специфікацій до договорів, актів виконаних робіт (наданих послуг), рахунків, інших документів, у яких перераховуються найменування товарів (послуг), що поставляються. Якщо ПН оформляється на передоплату, у гр. 2 указується номенклатура товарів (послуг), за які отримано цю передоплату. Для деяких операцій діють свої правила заповнення цієї графи. Так, при складанні: – ПН із типом причини «15», окрім номенклатури товарів (послуг) треба вказати: «перевищення бази оподаткування, визначеної згідно зі ст. 188, 189 ПК, над фактичною ціною постачання»; – зведених ПН згідно з п. 198.5, 199.1 ПК наводяться дати оформлення та номери ПН, на підставі яких був відображений податковий кредит при придбанні товарів (послуг). Помилка в номенклатурі не допускається, оскільки цей реквізит служить для ідентифікації постачання. Як виправити помилку: слід оформити РК для коригування номенклатури	П. 201.1 ПК; Узагальнююча консультація № 127; ІПК № 1095; п. 16 Порядку № 1307
7	Код товару згідно з УКТЗЕД. Обов'язковий реквізит	У гр. 3.1 наводиться код товарів згідно з УКТЗЕД. Причому при продажу продукції власного виробництва також слід указати цей код. Для товарів, яких немає в переліку УКТЗЕД, ДФС передбачила умовні коди, які розміщені на офіційному сайті служби. Код УКТЗЕД наводиться суцільним порядком без будь-яких розділових знаків (пропусків, крапок і т. д.). При постачаннях імпортних і підакцизних товарів код відображається повністю (10 знаків), а при постачаннях українських товарів може бути вказаний на рівні перших чотирьох знаків. Також при постачаннях імпортного товару в гр. 3.2 робиться позначка «Х» на всіх етапах постачання. Помилка в цьому коді не дозволяє ідентифікувати операцію постачання, тому ПН з такою помилкою не дає покупцю права на податковий кредит. Як виправити помилку: слід оформити РК, яким відкоригувати код згідно з УКТЗЕД	П. 201.1 ПК; Закон № 584; ІПК № 1095; п. 16 Порядку № 1307
8	Код послуг згідно з ДКПП. Обов'язковий реквізит	У гр. 3.3 указується код послуг згідно із Класифікатором ДК 016:2010. Код можна наводити не повністю, але не менше перших чотирьох знаків. Помилка в цьому коді не дозволяє ідентифікувати операцію постачання, тому ПН з такою помилкою не дає покупцю права на податковий кредит. Як виправити помилку: слід оформити РК, яким відкоригувати код згідно з ДКПП	П. 201.1 ПК; п. 16 Порядку № 1307
9	Одиниця виміру товарів (послуг)	У гр. 4 наводиться умовне позначення (українське) одиниці виміру товарів (послуг), у гр. 5 – відповідний код. Якщо для товару (послуги) умовами договору встановлена одиниця виміру, якої немає в Класифікаторі, тоді в ПН указується одиниця виміру, визначена договором, а гр. 5 не заповнюється. Важливо! Цей реквізит не є обов'язковим	П. 16 Порядку № 1307
10	Кількість (обсяг)	У гр. 6 указується числове значення, яке відображає кількість (обсяг) товарів (послуг), що поставляються, і може бути як цілим, так і у вигляді десяткового дробу, причому кількість знаків після коми Порядком № 1307 не обмежена	П. 16 Порядку № 1307
11	Ціна одиниці товару. Обов'язковий реквізит	У гр. 7 відображається ціна постачання одиниці товарів (послуг) у гривнях із копійками, тобто із двома знаками після коми (якщо інше не передбачене діючим законодавством, наприклад, якщо ціна товару підлягає держрегулюванню). Водночас програма M.E.Doc допускає при заповненні ПН більшу кількість знаків після коми. Згідно з роз'ясненнями ДФС кількість знаків після коми в гр. 7, яка більше двох, не може бути єдиною помилкою, яка позбавляє покупця податкового кредиту. Правда, за умови, що правильно визначений об'єкт оподаткування і сума ПДВ	П. 201.1 ПК; ІПК № 1095; п. 16 Порядку № 1307
12	Код ставки. Обов'язковий реквізит	У гр. 8 указується код ставки ПДВ, за якою здійснюється постачання товарів (послуг): – 20 – при постачаннях, що обкладаються ПДВ за ставкою 20 %; – 7 – при постачаннях, що обкладаються ПДВ за ставкою 7 %; – 901 – при експорті товарів (ставка 0 %); – 902 – при постачаннях товарів (послуг) на території України, що обкладаються за ставкою 0 %; – 903 – при постачаннях, звільнених від обкладення ПДВ	П. 201.1 ПК; п. 16 Порядку № 1307
13	Код пільги	У гр. 9 відображається код пільги при постачаннях товарів (послуг), звільнених від обкладення ПДВ. Код міститься в Довіднику пільг, який щокварталу затверджується листом ДФС. Якщо в Довіднику потрібна пільга відсутня (наприклад, при встановленні нової пільги), у гр. 9 проставляється умовний код «99999999	П. 16 Порядку № 1307
14	Обсяги постачання (база оподаткування) без урахування ПДВ	Визначаються як добуток графи 6 і 7 ПН. Причому допускається похибка при розрахунку цього показника, яка не приводить до збільшення на одиницю при його округленні до двох знаків після коми	ІПК № 1095; п. 16 Порядку № 1307

Строк реєстрації ПН

Строки реєстрації ПН установлені 201.10 ПК. Причому період, у якому ПН може бути відображена покупцем у декларації у складі податкового кредиту, залежить від своєчасності реєстрації ПН в ЄРПН (п. 198.6 ПК). Зверніть увагу: постачальник відображає податкові зобов'язання в декларації в періоді їх виникнення незалежно від того, зареєстрована ПН чи ні.

Розглянемо в табл. 2 строки реєстрації ПН і період відображення її даних у декларації покупця.

Таблиця 2

Дата оформлення ПН	Період своєчасної реєстрації	Граничний строк реєстрації	Період відображення в декларації покупця	Норма ПК
1	2	3	4	5
З 1-го по 15-й календарний день (далі – к. д.) включно календарного місяця*	До останнього дня (включно) календарного місяця, у якому оформлено ПН*	Платник ПДВ може зареєструвати в ЄРПН ПН, складені починаючи з 01.07.15 р. (за наявності ліміту реєстрації відповідно до п. 200¹.3 ПК)*	Якщо ПН зареєстрована в ЄРПН: – своєчасно (тобто в строки, указані в гр. 2), вона відображається в декларації в періоді її оформлення або протягом 1 095 к. д. із дати складання; – несвоєчасно (тобто з порушенням строку, указаного в гр. 2), вона відображається в декларації в періоді її реєстрації або протягом 1 095 к. д. із дати складання	П. 198.6, 201.10
З 16-го по останній к. д. (включно) календарного місяця*	До 15-го к. д. (включно) календарного місяця, що настає за тим, у якому оформлено ПН*			П. 198.6, 201.10
* Ці норми поширюються і на порядок реєстрації РК. Нагадаємо, згідно з пп. 192.1.1, 192.1.2 ПК РК, складений: – на зменшення суми компенсації вартості товару (послуги), відображається в декларації покупцем у періоді його оформлення і незалежно від реєстрації, а постачальник може зменшити податкові зобов'язання лише в періоді реєстрації РК; – збільшення суми компенсації вартості товару (послуги) відображається в декларації покупця в періоді реєстрації РК, а постачальник збільшує податкові зобов'язання в періоді оформлення РК, незалежно від його реєстрації. Зверніть увагу: з 01.01.18 р. для РК, якими передбачається зменшення суми компенсації вартості товарів (послуг) термін реєстрації в ЄРПН складає 15 к. д. з дня отримання такого РК покупцем.

Штраф за несвоєчасну реєстрацію ПН

Порушення строків реєстрації ПН в ЄРПН чревате штрафами. Сума штрафу розраховується в процентному відношенні до суми податкових зобов'язань, указаних у ПН, залежно від строку затримання реєстрації.

Нагадаємо, штраф за несвоєчасну реєстрацію в ЄРПН поширюється на платника ПДВ, який відповідає за реєстрацію ПН (тобто постачальника, а також отримувача послуг нерезидента з місцем їх постачання на території України).

Штраф застосовується до всіх ПН, за винятком ПН, оформлених на неплатника ПДВ за операціями (п. 120¹.1 ПК):

звільненими від обкладення ПДВ;
які обкладаються ПДВ за ставкою 0 %.

Зазначимо, що і в разі оформлення ПН на вказані операції платника ПДВ не оштрафують, оскільки база для нарахування штрафних санкцій у таких ПН відсутня (немає суми податкових зобов'язань).

При зупиненні реєстрації ПН в ЄРПН штрафи не застосовуються на період такого зупинення до прийняття рішення про відновлення реєстрації.

Також тимчасово до 01.07.18 р. не застосовуються штрафні санкції за несвоєчасну реєстрацію ПН/РК до виробників електричної енергії, що здійснюють постачання електричної енергії держпідприємству «Енергоринок» (п. 62 підрозд. 2 розд. ХХ ПК).

Покажемо в табл. 3, які штрафні санкції передбачені п. 120¹.1 ПК.

Таблиця 3

№ з / п	Затримання реєстрації ПН в ЄРПН*	Розмір штрафу*
1	2	3
1	До 15 к. д.	10 % суми податкових зобов'язань, указаних у ПН
2	Від 16 до 30 к. д.	20 %
3	Від 31 до 60 к. д.	30 %
4	Від 61 до 365 к. д.	40 %
5	Від 366 к. д. і більше	50 %
* Цей штраф застосовується і до РК. Нагадаємо, РК на збільшення суми компенсації вартості товарів (послуг), а також у разі, коли сума компенсації не змінюється (нульовий РК), реєструється постачальником, який і несе відповідальність за його несвоєчасну реєстрацію. А РК, яким зменшується сума компенсації вартості товарів (послуг), реєструється покупцем, тому він відповідає за його несвоєчасну реєстрацію.

реквізити податкової накладної штраф відповідальність реєстрація реквізити порушення строку податкова накладна несвоєчасна реєстрація строк реєстрації податкової накладної строк реєстрації порядок заповнення алгоритм дій