Налоговые накладные: реквизиты, сроки регистрации, штрафы

25.01.2018 21006 2 3

Эта консультация поможет всем плательщикам НДС заполнить налоговые накладные (далее – НН), а также разъяснит, в каких случаях применяются штрафные санкции за их несвоевременную регистрацию.

Порядок заполнения НН

НН оформляет только плательщик НДС. Он может делегировать право составления НН своему структурному подразделению или филиалу, которые не являются плательщиками НДС. Для этого головное предприятие должно присвоить подразделению цифровой номер и уведомить об этом орган ГФС по месту своей регистрации, подав вместе с декларацией за отчетный период уведомление по форме приложения 2 к Порядку № 1307. Филиалу, которому делегировано такое право, присваивается код (номер, шифр), который он указывает в НН в графе «Номер филиала». Отметим, что для номера филиала формой НН предусмотрено четыре знака, поэтому не стоит присваивать филиалу код с большим количеством знаков.

Также при составлении НН следует помнить, что:

она заполняется только на украинском языке (п. 4 Порядка № 1307). Но если при переводе с иностранного языка на украинский невозможно правильно идентифицировать название торговой марки или наименование товара, то допускается их написание на иностранном языке (Обобщающая консультация № 127; ОИР, категория 101.18);
для операций, которые облагаются НДС (по ставкам 0 %, 7 %, 20 %) и освобождены от обложения НДС, выписываются отдельные НН (п. 17 Порядка № 1307). При осуществлении операций, не являющихся объектом обложения НДС, НН не оформляется;
НН составляется на каждую полную или частичную поставку товаров (услуг), а также на сумму средств, поступивших на текущий счет как предоплата (п. 201.7 НК, п. 18 Порядка № 1307).

Также согласно абзацу третьему п. 201.10 НК НН, зарегистрированная в ЕРНН, является для покупателя достаточным основанием для ее отражения и не требует какого-либо дополнительного подтверждения. Однако после внесения изменений в НК Законом № 2245, которым предусматривается временная остановка блокировки НН, данная норма НК действовать не будет. Стоит отметить, что на практике она и так не действовала, поскольку ошибки в НН, не позволяющие идентифицировать операцию, по мнению ГФС (Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 11.07.17 г. № 1095/ІПК/10/04-36-12-01-16, далее - ИНК № 1095), не дают покупателю права на налоговый кредит даже при условии регистрации НН в ЕРНН.

Покажем в табл. 1, как заполнить отдельные реквизиты НН.

Таблица 1

№ п / п	Реквизит НН	Пояснения	Норма законодательства
1	2	3	4
Заголовочная часть НН
1	Дата составления. Обязательный реквизит	В общем случае это дата первого события согласно п. 187.1 НК. Исключение: особые правила определения даты, установленные п. 187.2–187.10 НК, а также случаи составления сводной НН. Выписка НН на дату второго события (например, первое событие – предоплата, второе – поставка) является нарушением и не дает права покупателю на налоговый кредит даже при условии регистрации НН в ЕРНН. Как исправить ошибку: согласно п. 21 Порядка № 1307 ошибку в дате нельзя исправить путем внесения изменений. То есть плательщику НДС следует аннулировать эту НН (путем оформления к ней РК) и выписать новую с правильной датой	П. 201.1, 201.10 НК
2	Порядковый номер. Обязательный реквизит	НН нумеруются произвольно, например каждый месяц нумерация может начинаться с единицы, а может быть сквозной в течение года. Запрещено: 1) составлять НН с одинаковыми номерами на одну и ту же дату; 2) начинать номер с 0. Порядковый номер состоит из двух частей, разделенных знаком дроби: – в первой (до знака дроби) приводят собственно порядковый номер НН; – во второй (после знака дроби) плательщики, осуществляющие особые виды деятельности, проставляют код вида деятельности: а) «2» – сельхозтоваропроизводители – получатели бюджетных дотаций в НН на поставки товаров, полученных по результатам видов деятельности, определенных ст. 16¹ Закона № 1877. При этом сам вид деятельности кодируется в гр. 11 раздела Б таких НН; б) «5» – при составлении НН оператором для инвестора по многостороннему соглашению о разделе продукции. Обратите внимание: по указанным видам деятельности оформляются отдельные НН. Ошибка в дате НН не допускается, но если уж так случилось, исправлять ее не нужно, поскольку ограничений в порядке нумерации нет	П. 201.1, 337.4, п. 51 подразд. 2 разд. ХХ НК; п. 6 Порядка № 1307
3	Названия поставщика и покупателя. Обязательный реквизит	Указываются: – для юрлиц – полное или сокращенное название согласно уставным документам. То есть правильными будут оба варианта: Общество с ограниченной ответственностью «Призма» и ООО «Призма»; – для физлиц – Ф. И. О. полностью. В некоторых случаях действуют специальные правила: – при оформлении НН инвестору в рамках выполнения договора о разделе продукции приводится сначала наименование оператора договора, а через запятую – наименование инвестора, который фактически является стороной договора; – при составлении НН филиалом – наименование головного предприятия – продавца или через запятую наименование филиала; – при выписке НН получателем услуг от нерезидента на ТТУ – название (Ф. И. О.) поставщика услуг, а через запятую страна нерезидента. Причем название нерезидента можно дать на иностранном языке (если невозможен аутентичный перевод на украинский язык); – при оформлении НН плательщиком НДС в периоде перерегистрации по причине изменения наименования (Ф. И. О.) указывается старое наименование, а через запятую новое. Как исправить ошибку: согласно разъяснениям ГФС основной идентификацией плательщика НДС является его ИНН. Поэтому, если ИНН указан правильно, незначительные ошибки в наименовании допускаются. Если все же плательщик хочет исправить ошибку, сделать это можно с помощью РК, в шапке которого надо правильно указать наименование	П. 201.1 НК; ИНК № 1095; п. 4.3 разд. IV Положения № 1130; п. 1, 9, 12 Порядка № 1307
4	ИНН. Обязательный реквизит	Приводятся ИНН поставщика и покупателя – плательщиков НДС. Если ИНН меньше 12 знаков (например, у физлиц – 10 знаков), пустые ячейки не заполняются. В отдельных ситуациях в НН указываются условные ИНН покупателя. Поскольку ИНН служит для идентификации сторон хозяйственной операции, ошибки в его заполнении не допускаются. Как исправить ошибку: НН с неправильным ИНН нужно аннулировать путем оформления РК и выписать новую (на дату первого события) с правильным ИНН	П. 201.1 НК; п. 10–12 Порядка № 1307
5	Номер филиала	Реквизит заполняется, если НН составляется филиалом или для филиала. Если НН оформляет головное предприятие, номер филиала не указывается	П. 7 Порядка № 1307
Раздел Б
6	Номенклатура товаров (услуг). Обязательный реквизит	В гр. 2 построчно приводят полный перечень поставляемых товаров (услуг) на украинском языке (допускается использование иностранного языка, если невозможно перевести с иностранного языка наименование товара или торговой марки). Количество наименований поставленных товаров (услуг) в одной НН не может превышать 9 999 позиций. Если таких позиций больше, оформляется НН с новым номером. При заполнении гр. 2 следует использовать данные первичных документов (спецификаций к договорам, актов выполненных работ (оказанных услуг), счетов, других документов, в которых перечисляются наименования поставляемых товаров (услуг). Если НН оформляется на предоплату, в гр. 2 указывается номенклатура товаров (услуг), за которые получена эта предоплата. Для некоторых операций действуют свои правила заполнения этой графы. Так, при составлении: – НН с типом причины «15», помимо номенклатуры товаров (услуг) надо указать: «превышение базы налогообложения, определенной согласно ст. 188, 189 НК, над фактической ценой поставки»; – сводных НН согласно п. 198.5, 199.1 НК приводятся даты оформления и номера НН, на основании которых был отражен налоговый кредит при приобретении товаров (услуг). Ошибка в номенклатуре не допускается, поскольку этот реквизит служит для идентификации поставки. Как исправить ошибку: следует оформить РК для корректировки номенклатуры	П. 201.1 НК; Обобщающая консультация № 127; ИНК № 1095; п. 16 Порядка № 1307
7	Код товара согласно УКТВЭД. Обязательный реквизит	В гр. 3.1 приводится код товаров согласно УКТВЭД. Причем при продаже продукции собственного производства также следует указать этот код. Для товаров, которых нет в перечне УКТВЭД, ГФС предусмотрела условные коды, которые размещены на официальном сайте службы. Код УКТВЭД приводится сплошным порядком без каких-либо разделительных знаков (пробелов, точек и т. д.). При поставках импортных и подакцизных товаров код отражается полностью (10 знаков), а при поставках украинских товаров может быть указан на уровне первых четырех знаков. Также при поставках импортного товара в гр. 3.2 делается отметка «Х» на всех этапах поставки. Ошибка в этом коде не позволяет идентифицировать операцию поставки, поэтому НН с такой ошибкой не дает покупателю права на налоговый кредит. Как исправить ошибку: следует оформить РК, которым откорректировать код согласно УКТВЭД	П. 201.1 НК; Закон № 584; ИНК № 1095; п. 16 Порядка № 1307
8	Код услуг согласно ДКПП. Обязательный реквизит	В гр. 3.3 указывается код услуг согласно Классификатору ДК 016:2010. Код можно приводить не полностью, но не меньше первых четырех знаков. Ошибка в этом коде не позволяет идентифицировать операцию поставки, поэтому НН с такой ошибкой не дает покупателю права на налоговый кредит. Как исправить ошибку: следует оформить РК, которым откорректировать код согласно ДКПП	П. 201.1 НК; п. 16 Порядка № 1307
9	Единица измерения товаров (услуг)	В гр. 4 приводится условное обозначение (украинское) единицы измерения товаров (услуг), в гр. 5 – соответствующий код. Если для товара (услуги) условиями договора установлена единица измерения, которой нет в Классификаторе, тогда в НН указывается единица измерения, определенная договором, а гр. 5 не заполняется. Важно! Этот реквизит не является обязательным	П. 16 Порядка № 1307
10	Количество (объем)	В гр. 6 указывается числовое значение, которое отражает количество (объем) поставляемых товаров (услуг) и может быть как целым, так и в виде десятичной дроби, причем количество знаков после запятой Порядком № 1307 не ограничено	П. 16 Порядка № 1307
11	Цена единицы товара. Обязательный реквизит	В гр. 7 отражается цена поставки единицы товаров (услуг) в гривнях с копейками, то есть с двумя знаками после запятой (если иное не предусмотрено действующим законодательством, например, если цена товара подлежит госрегулированию). Вместе с тем программа M.E.Doc допускает при заполнении НН большее количество знаков после запятой. Согласно разъяснениям ГФС количество знаков после запятой в гр. 7, которое больше двух, не может быть единственной ошибкой, которая лишает покупателя налогового кредита. Правда, при условии, что правильно определен объект налогообложения и сумма НДС	П. 201.1 НК; ИНК № 1095; п. 16 Порядка № 1307
12	Код ставки. Обязательный реквизит	В гр. 8 указывается код ставки НДС, по которой осуществляется поставка товаров (услуг): – 20 – при поставках, облагаемых НДС по ставке 20 %; – 7 – при поставках, облагаемых НДС по ставке 7 %; – 901 – при экспорте товаров (ставка 0 %); – 902 – при поставках товаров (услуг) на территории Украины, облагаемых по ставке 0 %; – 903 – при поставках, освобожденных от обложения НДС	П. 201.1 НК; п. 16 Порядка № 1307
13	Код льготы	В гр. 9 отражается код льготы при поставках товаров (услуг), освобожденных от обложения НДС. Код содержится в Справочнике льгот, который ежеквартально утверждается письмом ГФС. Если в Справочнике нужная льгота отсутствует (например, при установлении новой льготы), в гр. 9 проставляется условный код «99999999»	П. 16 Порядка № 1307
14	Объемы поставки (база налогообложения) без учета НДС	Определяются как произведение графы 6 и 7 НН. Причем допускается погрешность при расчете этого показателя, которая не приводит к увеличению на единицу при его округлении до двух знаков после запятой	ИНК № 1095; п. 16 Порядка № 1307

Срок регистрации НН

Сроки регистрации НН установлены 201.10 НК. Причем период, в котором НН может быть отражена покупателем в декларации в составе налогового кредита, зависит от своевременности регистрации НН в ЕРНН (п. 198.6 НК). Обратите внимание: поставщик отражает налоговые обязательства в декларации в периоде их возникновения независимо от того, зарегистрирована НН или нет.

Рассмотрим в табл. 2 сроки регистрации НН и период отражения ее данных в декларации покупателя.

Таблица 2

Дата оформления НН	Период своевременной регистрации	Предельный срок регистрации	Период отражения в декларации покупателя	Норма НК
1	2	3	4	5
С 1-го по 15-й календарный день (далее – к. д.) включительно календарного месяца*	До последнего дня (включительно) календарного месяца, в котором оформлены НН*	Плательщик НДС может зарегистрировать в ЕРНН НН, составленные начиная с 01.07.15 г. (при наличии лимита регистрации в соответствии с п. 200¹.3 НК)*	Если НН зарегистрирована в ЕРНН: – своевременно (т. е. в сроки, указанные в гр. 2), она отражается в декларации в периоде ее оформления или в течение 1 095 к. д. с даты составления; – несвоевременно (т. е. с нарушением срока, указанного в гр. 2), она отражается в декларации в периоде ее регистрации или в течение 1 095 к. д. с даты составления	П. 198.6, 201.10
С 16-го по последний к. д. (включительно) календарного месяца*	До 15-го к. д. (включительно) календарного месяца, следующего за тем, в котором оформлена НН*			П. 198.6, 201.10
* Эти нормы распространяются и на порядок регистрации РК. Напомним, согласно пп. 192.1.1, 192.1.2 НК РК, составленный: – на уменьшение суммы компенсации стоимости товара (услуги), отражается в декларации покупателем в периоде его оформления и независимо от регистрации, а поставщик может уменьшить налоговые обязательства только в периоде регистрации РК; – увеличение суммы компенсации стоимости товара (услуги) отражается в декларации покупателя в периоде регистрации РК, а поставщик увеличивает налоговые обязательства в периоде оформления РК, независимо от его регистрации. Обратите внимание: с 01.01.18 г. для РК, которыми предусматривается уменьшение суммы компенсации стоимости товаров (услуг) срок регистрации в ЕРНН составляет 15 к. д. со дня получения такого РК покупателем.

Штраф за несвоевременную регистрацию НН

Нарушение сроков регистрации НН в ЕРНН чревато штрафами. Сумма штрафа рассчитывается в процентном отношении к сумме налоговых обязательств, указанных в НН, в зависимости от срока задержки регистрации.

Напомним, штраф за несвоевременную регистрацию в ЕРНН распространяется на плательщика НДС, ответственного за регистрацию НН (т. е. поставщика, а также получателя услуг нерезидента с местом их поставки на территории Украины).

Штраф применяется ко всем НН, за исключением НН, оформленных на неплательщика НДС по операциям (п. 120¹.1 НК):

освобожденным от обложения НДС;
облагаемым НДС по ставке 0 %.

Отметим, что и в случае оформления НН на указанные операции плательщика НДС не оштрафуют, поскольку база для начисления штрафных санкций в таких НН отсутствует (нет суммы налоговых обязательств).

При остановке регистрации НН в ЕРНН штрафы не применяются на период такой остановки до принятия решения о возобновлении регистрации.

Также временно до 01.07.18 г. не применяются штрафы за несвоевременную регистрацию НН/РК к производителям электроэнергии, которые осуществляют ее поставку госпредприятию «Энергорынок» (п. 62 подразд. 2 разд. ХХ НК).

Покажем в табл. 3, какие штрафные санкции предусмотрены п. 120¹.1 ПК.

Таблица 3

№ п / п	Задержка регистрации НН в ЕРНН*	Размер штрафа*
1	2	3
1	До 15 к. д.	10 % суммы налоговых обязательств, указанных в НН
2	От 16 до 30 к. д.	20 %
3	От 31 до 60 к. д.	30 %
4	От 61 до 365 к. д.	40 %
5	От 366 к. д. и более	50 %
* Этот штраф применяется и к РК. Напомним, РК на увеличение суммы компенсации стоимости товаров (услуг), а также в случае, когда сумма компенсации не изменяется (нулевой РК), регистрируется поставщиком, который и несет ответственность за его несвоевременную регистрацию. А РК, которым уменьшается сумма компенсации стоимости товаров (услуг), регистрируется покупателем, поэтому он отвечает за его несвоевременную регистрацию.

реквизиты налоговой накладной штраф ответственность регистрация реквизиты нарушение срока налоговая накладная несвоевременная регистрация срок регистрации налоговой накладной срок регистрации порядок заполнения алгоритм действий