Як підприємцю підтвердити придбання товару

Чим цінна ця стаття: ви дізнаєтеся, якими документами підприємець, що закуповує товар у юросіб, інших підприємців та громадян, повинен підтвердити факт придбання й оплати товару, чи слід зберігати такі документи, а також коли товар уважається безоплатно отриманим і коли кредиторська заборгованість може потрапити до доходів підприємця.

Від чого допоможе захиститися: від донарахування ПДФО та єдиного податку за відсутність або неналежне оформлення первинних документів.

Ситуація

Підприємець-єдинник, який займається ресторанним бізнесом, придбаває товар у юросіб, інших підприємців і просто громадян. Його цікавить, чи обов’язково йому мати документи, що підтверджуть придбання товарів (і навіщо). Відповімо на це запитання якомога докладніше.

Документи на товар – джерело інформації

Якщо ви купили товар, вам необхідно мати документи, які підтверджують таку покупку. Пояснимо, навіщо.

Облік

Платники єдиного податку третьої та п’ятої груп, які є платниками ПДВ, ведуть Книгу обліку доходів і витрат (далі – Книга). Форми Книги та Порядок її ведення затверджені наказом Мінфіну від 15.12.11 р. № 1637 (далі – Порядок № 1637).

Книга складається з двох розділів: І «Доходи» і ІІ «Витрати». Причому ведення саме такої Книги, для обліку як доходів, так і витрат, передбачено пп. 296.1.2 Податкового кодексу (далі – ПК).

До розд. ІІ «Витрати» (графи 2 і 3) заносять інформацію про витрати на придбання товарів (робіт, послуг). Звідки беруть таку інформацію?

Нагадаємо, що дані Книги використовуються для заповнення податкової декларації платника єдиного податку, форма якої затверджена наказом Мінфіну від 21.12.11 р. № 1688 (п. 7 Порядку № 1637).

А згідно з п. 44.1 ПК для цілей оподаткування платники зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Забороняється формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.

Як бачимо, записи в Книзі слід робити на підставі первинних документів (те саме див. у листі Мінфіну від 29.02.12 р. № 31-08160-10-21/5129).

Єдинники першої або другої групи чи єдинники третьої, п’ятої груп – не платники ПДВ ведуть тільки Книгу обліку доходів, форма якої також затверджена Порядком № 1637. Інформація про витрати до цієї Книги не заноситься. Тобто для заповнення цієї Книги первинні документи на придбаний товар зазначеним єдинникам не потрібні. Але є інші причини, з яких такі документи слід мати і їм також – про це читайте далі.

Безоплатно отримані товари

Вартість безоплатно отриманих платником єдиного податку товарів (робіт, послуг) включається до його доходу (п. 292.3 ПК). Таким чином, якщо платник використовує у власній діяльності товари, на які немає документів, що підтверджують їх придбання, є підстави вважати такі товари безоплатно отриманими. Отже, працівники органу Міндоходів при перевірці можуть виявити такі товари і включити їх вартість до складу податкових доходів підприємця-єдинника. Щоправда, тут виникає питання: а чи мають вони на це право?

Уявіть собі, так. Відповідно до пп. 20.1.6 і 20.1.8 ПК працівники податкових органів мають право вимагати у єдинника інформацію про джерела походження товару. Адже така інформація впливає на правильність визначення доходу, тобто є податковою інформацією. У свою чергу платники податків зобов’язані надавати податківцям у тому числі документи з обліку доходів (пп. 16.1.5 ПК).

Хоча тут є цікавий нюанс. Зі змісту п. 292.3, 292.6 ПК, які регламентують податковий облік безоплатно отриманого майна, випливає, що безоплатне отримання повинне підтверджуватися письмовим договором та актом на отримання. Із цього можна зробити висновок, що якщо письмового договору й акта немає, то начебто немає підстав уважати майно отриманим безоплатно.

Із погляду автора, якщо справа дійде до суду, є велика вірогідність, що суд визнає безоплатне отримання, навіть якщо відсутні письмові договори. Адже суд виходить із фактичних обставин справи, а не з формальних підстав. А фактично у нас є товари, але відсутній доказ їх придбання за компенсацію.

Отже, щоб не мати проблем з безоплатним отриманням, слід мати документи на придбаний товар. Такий собі каламбур.

Прострочена кредиторська заборгованість

До суми доходу за звітний період платника єдиного податку третьої та п’ятої груп, який є платником ПДВ, також включається сума кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності (п. 292.3 ПК).

Але на підставі яких документів можна встановити, що кредиторська заборгованість за товари (роботи, послуги) є простроченою? Тільки на підставі первинних документів на отримання товарів, робіт або послуг (накладних, актів) і на підставі письмового договору з постачальником чи рахунка-фактури, у якому зазначено строк оплати.

Утримання ПДФО з виплат фізособам

Придбаваєте товари (роботи, послуги) у фізосіб? Тоді за загальним правилом потрібно утримати з виплаченого їм доходу ПДФО за ставкою 15 % (17 %). Плюс до цього утримати та нарахувати ЄСВ, якщо придбавалися роботи чи послуги.

Проте ПДФО не утримується, якщо фізособа-продавець є підприємцем і надасть вам копію виписки, витягу з ЄДР чи Свідоцтва про держреєстрацію, щоб підтвердити свій статус. При цьому ЄСВ не утримується, якщо в копії витягу з ЄДР зазначено саме ті види робіт, послуг, за які виплачується дохід.

Таким чином, з метою дотримання норм законодавства з ПДФО і ЄСВ покупцю слід мати первинні документи на придбані товари (роботи, послуги) та копії документів, що підтверджують підприємницький статус продавців.

Якщо зазначених документів не буде, контролюючий орган при перевірці може на вартість придбаних товарв (робіт, послуг) нарахувати ПДФО, який доведеться сплатити покупцю, тобто вам. Хоча це не зовсім правомірно: адже у підприємця-покупця, скоріше за все, не буде взагалі жодних даних про конкретних фізичних осіб, у яких придбавалися товари (роботи, послуги). Ну тоді у перевіряючих будуть підстави включити вартість таких товарів (робіт, послуг) до податкових доходів як безоплатно отриманих. У будь-якому разі клопоту не уникнути. Тож документи краще мати.

Які саме первинні документи повинні бути по кожній групі продавців

Одразу зазначимо, що законодавчо встановленого переліку документів, що підтверджують придбання товарів підприємцем-єдинником, немає. Це такі самі документи, які зазвичай використовують будь-які суб’єкти господарювання.

Документи на отримання товару однакові для кожної групи продавців. Передача товару оформляється накладною, товарно-транспортною накладною (ТТН) чи іншим подібним документом.

А щодо оплати, тут є нюанси, які розглянемо нижче.

Якщо товар придбано у юридичних осіб

Операція перерахування коштів із рахунку підприємця на рахунок юрособи підтверджується випискою банку. Якщо підприємець передає готівку в касу банку для зарахування на рахунок юрособи, йому видадуть квитанцію, яка підтверджує отримання від нього готівки.

У випадку готівкової оплати підтвердним документом буде, наприклад, чек РРО чи квитанція до Прибуткового касового ордера типової форми № КО-1, наведеної в додатку 2 до Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637), які юрособа повинна видати підприємцю.

Якщо товар придбано у фізосіб-підприємців

Тут те саме, що й у випадку з продавцями-юрособами. Окрім готівкової оплати, якщо продавець не використовує РРО. Підприємці не ведуть касову книгу (п. 4.2 Положення № 637), прибуткові касові ордери також не застосовують (п. 3.3 Положення № 637). Тому підприємець-продавець не може видати вам квитанцію до прибуткового касового ордера. Інших обов’язкових форм документів, які повинні підтверджувати отримання підприємцем готівкового платежу, законодавством не встановлено. Отже, сторони самостійно вирішують, яким документом вони це оформлять. Приміром, продавець може за власним бажанням застосовувати форми прибуткового касового ордера. Тоді покупець отримає квитанцію. Це може бути товарний чек у довільній формі тощо.

Якщо товар придбано у фізосіб, які не є підприємцями

При безготівковій оплаті документом буде виписка банку. При готівковій може бути закупівельний акт за формою, наведеною в додатку 5 до п. 2.1 Методичних рекомендацій, затверджених наказом Мінекономіки від 17.06.03 р. № 157, чи інший аналогічний документ.

Чи потрібно зберігати первинні документи

У п. 44.3 ПК ясно сказано – первинні документи слід зберігати не менш як 1 095 днів із дня подання податкової звітності, для складання якої використовувалися зазначені документи, а в разі її неподання – із останнього дня строку, передбаченого ПК для подання такої звітності. Інші аспекти зберігання документів установлено п. 44.4–44.7 ПК.

У яких випадках органи Міндоходів можуть затребувати первинні документи

Випадків, коли доведеться надати первинні документи на вимогу податківцев, декілька.

Запит податкової

Органи Міндоходів мають право надсилати платникам письмовий запит про подання відповідної податкової інформації та її документальне підтвердження (пп. 20.1.3, 20.1.6, 72.1.1.3, 72.1.6 ПК). Підстави та процедуру направлення запиту регламентовано ст. 73 ПК. А платник, у свою чергу, зобов’язаний відповісти на такий запит і надати копії документів, якщо вони запитувалися (пп. 16.1.5, 16.1.7 ПК).

Податкова перевірка

Органи Міндоходів мають право вивчати первинні документи під час проведення перевірок (див. пп. 20.1.6 ПК). А платники зобов’язані надавати такі документи для вивчення (п. 85.2 ПК). Під час перевірок органи Міндоходів навіть мають право отримувати належним чином завірені копії документів (п. 85.4 ПК). Причому вилучати оригінали забороняється, за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством (п. 85.5 ПК).

Зустрічна звірка

Органи Міндоходів мають право перевіряти первинні документи під час зустрічної звірки (п. 73.5 ПК). Такі звірки не є перевірками.

1. Підприємець-єдинник (незалежно від групи), який придбаває товари для використання у власній підприємницькій діяльності, зобов’язаний мати первинні документи, що підтверджують оприбуткування та оплату товарів.

2. Первинні документи можуть бути складені на бланках типової або довільної форми, але в будь-якому разі повинні мати обов’язкові реквізити, передбачені п. 2 ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV і п. 2.4 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

За матеріалами «Балансу», 2013, № 83, с. 46